Распределение полномочий и ответственности в организационной структуре
Первичным звеном организационной структуры, за которым закрепляются конкретные функции и задачи, является должность. Совокупность должностей торговой организации подразделяется на три основные группы:
– административно-управленческий персонал, специалисты и служащие;
– торгово-оперативный персонал;
– вспомогательный персонал.
Перечень должностей приводится в штатной структуре организации. За каждой из них закрепляется определенный объем полномочий и ответственности. Должностные полномочия представляют собой право совершать определенные действия, принимать решения по конкретному кругу вопросов, отдавать распоряжения. Работник, занявший должность, приобретает статус должностного лица. Руководящие должностные лица наделяются властными полномочиями, выражающимися в праве подписи соответствующих документов или дачи устных распоряжений. Властные полномочия представляют собой ограниченное право распоряжаться частью ресурсов организации и направлять усилия работников на решение определенных задач.Властные должностные полномочия определяют объем формальной власти, предоставляемой работнику должностью. Их реализация должна подкрепляться другими формами власти, например авторитетом. Несоответствие должностных и реальных полномочий снижает эффективность управления и может привести к вынужденному сложению должностных полномочий.
Различают несколько видов должностных полномочий: распорядительные, рекомендательные, контрольно-счетные, координационные, согласительные. Распорядительные полномочия предоставляют право принимать решения, обязательные для исполнения. Они могут быть линейными и функциональными. Линейные полномочия дают право непосредственного воздействия на работника или ход операции. Функциональные полномочия реализуются через право принятия специализированных решений, обязательных для исполнения работниками, находящимися в непосредственном подчинении линейных руководителей. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисты (главный бухгалтер, главный экономист, главный технолог) и руководители служб (планового отдела, отдела маркетинга, отдела сбыта). Рекомендательные полномочия предусматривают право консультирования руководителей и исполнителей. Ими наделяются специалисты, референты, консультанты. Контрольно-счетные полномочия предоставляют право осуществлять проверку деятельности отдельных руководителей, исполнителей или определенных видов деятельности. Координационные полномочия наделяют правом согласовывать деятельность отдельных звеньев организационной структуры. Согласительные полномочия дают право выражать отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных и функциональных полномочий. Различают предостерегающие и блокирующие согласительные полномочия. Предостерегающие полномочия имеют форму визирования решений, принимаемых линейными или функциональными руководителями. Блокирующие согласительные полномочия позволяют блокировать исполнение принятого решения. Объем властных полномочий определяется сложностью, важностью и разнообразием реализуемых функций.
Объему полномочий соответствует конкретный объем ответственности. Ответственность представляет собой обязательство работника осуществлять на определенном уровне решение задач, выполнять функции и действия, предусмотренные данной должностью. Различают административную (должностную) и функциональную (исполнительскую) ответственность. Административная ответственность представляет собой обязательство обеспечивать условия для осуществления определенного вида деятельности. Функциональная ответственность является обязательством выполнения конкретной работы с учетом установленных требований. Она может делегироваться на нижестоящий уровень при сохранении за менеджером административной ответственности.
Выделяют несколько уровней ответственности. Низкий уровень ответственности устанавливается только для исполнителей работы, не связанной с возможностью возникновения ущерба: аварий, брака, простоев, недостачи товароматериальных ценностей. Средний уровень ответственности предусматривает возможность нанесения ущерба в результате неправильных действий (ответственность за денежные средства, материальные ценности, безопасность подчиненных, документы). Ею наделяются как руководители, так и исполнители. Высший уровень ответственности предполагает полную ответственность руководителя за работу организации или подразделения.
В соответствии с уровнем концентрации большей части властных полномочий в организационной структуре различают централизованные и децентрализованные структуры. Централизация рассматривается как сосредоточение большей части полномочий и ответственности на высших уровнях управления в едином центре. В децентрализованных структурах властные полномочия и ответственность рассредоточиваются на средние и нижние звенья управления (вертикальная децентрализация) и в пределах одного уровня иерархии (горизонтальная децентрализация).
К наиболее важным преимуществам вертикальной централизации относятся следующие:
1. Централизация позволяет улучшить качество реализации специализированных функций за счет принятия решений более квалифицированными и опытными специалистами.
2. Повышается эффективность контроля, и обеспечивается координация действий персонала в направлении принятой стратегии.
3. Централизация способствует оптимальному распределению товарных, трудовых и финансовых ресурсов организации.
4. Снижаются затраты на единицу стоимости товара в результате централизации функций, связанных с закупками товаров, информационным обеспечением, рекламной деятельностью и проч. Снижаются расходы на реализацию административно-управленческих функций за счет отсутствия их дублирования на нижних уровнях управления.
К недостаткам централизации относят:
1. Снижение адаптационных возможностей организации за счет исключения низового звена, обладающего оперативной информацией, из процесса принятия решений и отсутствия возможности непосредственно на местах реагировать на изменение рыночной ситуации.
2. Ограниченные условия для развития персонала низового звена, роста квалификации, реализации внутренних мотивов его трудового поведения.
На практике вопрос о целесообразности децентрализации тех или иных функций решается на основе анализа эффективности действующей структуры организации.
^