Основные принципы организации офиса
Итак, прежде всего, надо найти помещение, определить его размеры, архитектуру, а главное – местонахождение. Учитывая, что скупой платит дважды, лучше не экономить на вещах, требующих серьезных решений и поэтому лучше довериться профессионалам. Поиск подходящего офиса лучше всего поручить хорошей риэлторской конторе. При этом четко объяснить, что требуется фирме.
Открывая фирму, надо помнить, что туристские путевки это такой же товар, как хлеб, мебель, платье, поэтому, как не может магазин находиться, скажем, на пятом или шестом этаже, так и туристский офис должен быть на виду. Привлекательностью для клиента может быть яркая витрина, доступность и, конечно, респектабельность. Все это приглашает людей зайти в офис.
Идеалу может соответствовать офис, обладающий следующими качествами:
а) офис должен быть расположен в центре, на оживленной улице или в оживленном месте, причем неважно, это центр города или центр микрорайона. Важно, чтобы там всегда было много народу, чтобы офис был всегда на виду.
б) помещение должно быть на первом этаже, иметь витрину или большие современные окна (без рам).
В этом случае экономится некоторая сумма на рекламу. Расположенная в витрине информация, привлекает внимание потенциальных клиентов (яркие плакаты расскажут о неземных красотах вполне земных мест) и предоставляет возможность ознакомиться с предложениями фирмы.
в) выбирая помещение, не стоит забывать, что автомобиль – не роскошь, а средство передвижения. Значит рядом должно быть место для парковки, либо автостоянка.
г) дом, в котором будет находиться офис, не должен быть чересчур «историческим» (на такой дом и вывеску не повесишь, и могут быть проблемы с коммуникациями, особенно телефонными линиями).
д) с площадью и количеством комнат надо определиться заранее. Две комнаты – это минимальная площадь. В этом случае большая комната используется как зал продаж, а поменьше – станет кабинетом для руководителя, где часть помещения может быть выделена бухгалтеру (кассиру). По размеру площадь в 50 кв.м. является оптимальной. На ней можно разместить необходимое количество мебели, рекламные материалы, создать несколько психологических зон для работы с клиентами.
е) при нынешнем уровне конкуренции начинать работу офиса продаж нужно только тогда, когда есть возможность полностью обеспечить его необходимой техникой. В офисе должно быть минимум три телефонных номера. Для сотрудников телефон – самое главное «орудие производства». К сожалению, мы еще не доросли до того уровня, когда у всех и повсеместно есть возможность получить информацию или забронировать тур с помощью компьютера. В Европе это уже норма – у нас по-прежнему, в основном – все по телефону. Итак, один номер занят под звонки для получения информации, второй – под факс, а третий работает в режиме ожидания, для клиентов.
В идеальном варианте компьютер и отдельный телефон должен быть у каждого без исключения менеджера по продажам. Кроме того, туристской фирме в работе необходим факс, без которого нельзя успешно общаться с иногородними клиентами. Кстати факс пригодится и для оперативной связи тем, у кого пока нет выделенной линии для пользования Интернет. И все же при прочих равных условиях в лучшем положении окажется тот, кто располагает выделенным каналом связи для работы с заявками в режиме он-лайн: он сможет в присутствии клиента узнать о наличии мест и сразу забронировать путевку.
Нужен и ксерокс – это не только обязательный элемент офиса, но и дополнительная услуга для клиента. Можно, конечно, отправлять клиента ксерокопировать документы для оформления через дорогу, на почту или на телеграф, но, во-первых, это не лучшим образом сказывается на имидже фирмы, и, во-вторых, тогда и самим придется делать при необходимости то же самое. Кроме того, клиента может также заинтересовать информация, которая есть в офисе в единичном экземпляре. Почему бы ее не скопировать, если есть ксерокс?
Видеодвойка окажет неоценимую помощь на презентациях, конференциях, выставках. Да и в офисе для большей наглядности демонстрируемого турпродукта она необходима.
ж) помещение должно быть отремонтировано, чистым, максимально безопасным. Внешний вид офиса, его оформление и оборудование говорят о многом.
Важно помнить, что не должно быть разномастной мебели, много ярких пятен, а стиль должен быть общий. Остальное дело фантазии и вкуса.
з) пристальное внимание надо уделить договору об аренде помещения. Идеальный вариант, если срок аренды не менее 3-х лет, оплата по безналичному расчету, договор зарегистрирован в комитете по имуществу. Конечно, это удается не всегда, но стремиться к этому надо, т.к. бизнесу во – всех делах нужна стабильность. А о какой стабильности можно говорить, если без договора через полгода попросят покинуть помещение, или повысят арендную плату. Придется искать новое помещение. А это потерянное время, выброшенные на ветер деньги за рекламу, подмоченная деловая репутация – кто же будет доверять турфирме, постоянно меняющей свой адрес?