Організація контролю за виконанням документів

 

ЗАВДАННЯ І ПОРЯДОК КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Завданням контролю за виконанням документів є забезпе­чення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники струк­турних підрозділів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канце­лярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання докумен­та несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випад­ках, коли документ виконується кількома виконавцями, відпо­відальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або заз­начений поміткою "скликання". Він організовує здійснення до­ручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівницт­ву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відпові­дальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.

Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій одна­ковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими до­кументами, що надходять від вищих державні органів, запита­ми та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які на­дійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, ок­ремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозді­лам.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотри­манням строків виконання документів здійснює діловод або осо­ба, спеціально призначена для цього.

Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає ке­рівнику організації.

Загальний контроль за дотриманням строків виконання до­кументів і доручень структурними підрозділами та узагальнен­ня даних в апараті покладається на загальний відділ.

 

СТРОКИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи та доручення вищих державних органів викону­ються згідно із зазначеними в них строками.

Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем´єр-міністра України та Уряду України, за якими строки ви­конання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термі­нові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.

Для інших документів, терміни виконання по яких не вка­зані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконан­ня, зазначеними в додатку 9.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді ко­респонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівни­ка або зазначається у тексті документа.

Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи доку­ментів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.

Строки виконання документів вираховуються у календар­них днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних доку­ментів та віддати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:

1) типові строки — прийняттям нового акта, яким їх вста­новлено;

2) індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлю­вали.

Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі ви­конання з´ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.

Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім´я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк (до­даток 11).

ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа (доручення) на контроль, форму­вання картотеки контрольованих документів;

2) перевірку своєчасного доведення документа до виконав­ця;

3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

4) облік і узагальнення результатів контролю виконання до­кументів (доручень);

5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;

7) зняття документів з контролю;

8) формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з вико­ристанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові при­мірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спе­ціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довід­кової картотеки за строками виконання документів, за виконав­цями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом теле­фонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попе­редні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перене­сення строків та інформація про завершення виконання виво­диться на екран дисплея і роздруковується на папері за встанов­леною або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з конт­ролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.

Закриття карток здійснюється в порядку, зазначеному в до­датку 10.

Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконан­ня робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в конт­рольній картці посадовою особою, яка давала доручення.

Дані про результати виконання взятих на контроль доку­ментів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодич­но аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Керівники структурних підрозділів зобов´язані:

- особисто розглядати кореспонденцію в день її надходжен­ня, визначати за кожним документом, який потребує виконан­ня, конкретних виконавців і строки;

- систематично контролювати виконання документів;

- забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дору­ченням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан вико­навської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.

Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне вико­нання документів, несуть відповідальність в установленому по­рядку.

ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА РОЗГЛЯДОМ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Звернення громадян — це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Листи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотан­нями) та скаргами (надалі — звернення) громадян реєструються канцелярією за встановленою формою і після реєстрації направ­ляються на розгляд керівництву згідно з розподілом обов´язків.

Забороняється направляти листи зі скаргами на розгляд тій посадовій особі, дії якої оскаржуються.

Начальники структурних підрозділів, яким направлені звер­нення громадян на розгляд згідно з резолюцією керівництва, зо­бов´язані особисто розглянути і вжити необхідних заходів для вчасного вирішення поставлених питань.

Розгляд звернення вважається завершеним лише після по­відомлення автора про прийняте рішення.

Відповіді на звернення громадян, які надійшли до органі­зацій разом із дорученням від вищих органів, подаються на підпис керівництву після візи начальника структурного підроз­ділу, що здійснював розгляд.

Звернення громадян, які підлягають розгляду іншими організаціями, відомствами, направляються виконавцем протя­гом п´яти днів у ці установи із супровідним листом, про що по­відомляється автору листа.

Контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійсню­ють спеціалісти та діловоди відповідних структурних підрозділів.

Загальний контроль за вчасним розглядом звернень грома­дян здійснює канцелярія.

Порядок розгляду звернень громадян здійснюється згідно із Законом України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року № 393/9"6-ВР та Інструкцією з діловодства за звернення­ми громадян в органах державної влади і місцевого самовряду­вання, об´єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом Міністрів України.

СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ

Номенклатура справ — це систематизований перелік най­менувань справ, які створюються в діловодстві структурних підрозділів зокрема та організацій в цілому із зазначенням строків зберігання справ, оформлений у відповідному порядку.

Номенклатура справ є обов´язковим документом, який скла­дається для встановлення єдиної системи формування справ, за­безпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та різновидом, здійснення відбору документів на збері­гання у процесі діловодства.

Номенклатура справ розробляється на основі вивчення й аналізу діяльності організації в цілому і кожного структурного підрозділу зокрема (додаток 13).

При цьому використовуються положення про структурні підрозділи: штатний розклад; типові чи приблизні номенклату­ри та описи справ за минулі роки; класифікатори.

При впровадженні нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

- доцільність впровадження технічних засобів;

- можливість придбання технічних засобів у певні строки;

- наявність придатних приміщень;

- можливість підготовки чи залучення спеціалістів для об­слуговування техніки та її ремонту.

Керівник організації несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології робо­ти з документами, здійснює перевірку знання працівниками тех­нічних інструкцій по роботі з відповідною технікою.

Додатки до 5 глави

 

Додаток 1

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник

(назва підрозділу)

_Ініціали, прізвище

" "_____" 200_р.

АКТ

про передачу справ і документів
(найменування структурного підрозділу)
Здавач:

(посада, прізвище, ім´я, по батькові)
Приймальник:

(посада, прізвище, ім´я по батькові)
П ідстава:

 

Роки Індекси справ постійного зберігання Індекси справ тимчасового зберігання Примітка

 

Всього передано__ справ, з них:

постійного зберігання справ

тимчасового зберігання__ справ

Одночасно передаються:_____________________

 

Здав справи:

Прийняв справи: Дата

 

ПЕРЕЛІК РЕКВІЗИТІВ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

1. Державний герб України.

2. Емблема організації або підприємства.

3. Зображення нагород.

4. Код підприємства, установи або організації за Українсь­ким класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства або відомства.

7. Найменування установи, організації або підприємства.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв´язку, поштова і телеграфна адре­си, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телегра­фу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20.Позначка про контроль.

21.Текст.

22.Позначка про наявність додатків.

23.Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Позначка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31 .Позначка про надходження.

Додаток 3

ПРИБЛИЗНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

1. Акт (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівельних об´єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств тощо).

2. Завдання (на проектування об´єктів, технічних споруд, ка­пітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, про­ектно-конструкторських і технологічних робіт тощо).

3. Звіт (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси (витрат на утримання апарату управління, бу­динків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і створення виробництва нових ви­робів; на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електро­енергії; технологічного проектування, чисельності працівників тощо).

6. Перелік (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, що утворюються під час діяльності міністерств, відомств, установ із зазначенням строків зберіган­ня матеріалів тощо).

7. Плани (виробничі, науково-дослідних робіт; впроваджен­ня нової техніки; роботи колегій, наукової ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об´єднань).

11. Структура і штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи та зміни до них.

Додаток 4

ПРИБЛИЗНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

1. Акти (прийому закінчених будівельних об´єктів, обладнан­ня, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).

2. Аркуші погодження нормативних актів.

3. Виконавчі листи.

4. Висновки і відгуки організацій на дисертації й авторефе­рати, що направляються до Вищої атестаційної комісії.

5. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використан­ня бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належ­ну зарплату та ін.)

6. Доручення: бюджетні; банківські; пенсійні; платіжні; на одержання товарно-матеріальних цінностей; ведення справ у суді тощо.

7.Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

8. Завдання (на проектування об´єктів, технічних споруд, ка­пітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які ма­ють право на здійснення фінансово-господарських операцій.

12. Посвідчення про відрядження.

13. Кошторис витрат (на утримання апарату управління, приміщень і споруд; на підготовку і освоєння виробництва но­вих виробів; на калькуляцію за договором на капітальне будів­ництво тощо).

14. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Норми витрат на коштовні матеріали.

16.Положення про міністерства (відомства), структурні підрозділи; преміювання.

17.Подання і клопотання (про нагородження орденами і ме­далями; преміювання).

18. Протоколи (погодження планів поставок).

19. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

20. Специфікації (виробів, продукції тощо).

21. Статути державних підприємств (об´єднань).

22.Судові позови і заяви.

23.Штатні розписи і зміни до них.

24.Тарифні ставки.

На документи, підписані керівниками структурних підрозділів, гербова печатка ставиться як виняток з дозволу керів­ника організації.

Додаток 5

КНИГА

обліку роботи друкарок

Графи книги:

1. Дата.

2. Індекс структурного підрозділу.

3. Виконавець, № телефону.

4. Найменування роботи.

5. Кількість сторінок оригіналу.

6. Кількість примірників.

7. Прізвище друкарки.

8. Дата видачі надрукованого матеріалу.

9. Надруковано сторінок.

10. Кількість сторінок: виправлено; передруковано.

11. Кількість сторінок, виправлених з вини управління.

12. Підпис про одержання матеріалу.

13. Кількість облікованих сторінок.

14. Підпис завідувача друкарським бюро.

Додаток 6

 

ПОРЯДОК

здійснення попереднього розгляду кореспонденції

1. Кореспонденція для попереднього розгляду передається працівником канцелярії, відповідальним за облік та доставку до­кументації після її первинної обробки.

2. Працівник загального відділу відповідальний за попе­редній розгляд:

2.1. Перевіряє, чи немає помилок в оформленні документа, які б заважали його виконанню (відсутність підпису, грифу за­твердження, печатки тощо).

2.2. Здійснює відбір документів для розгляду керівництву.

2.3. Визначає напрямок відповідного керівника згідно з розподілом обов´язків, або в який структурний підрозділ чи службу слід направити той чи інший документ.

При визначенні напрямку керується розподілом обов´язків між членами правління, номенклатурою справ, положенням про структурні підрозділи.

2.4.Здійснює відбір документів, що не підлягають реєстрації, згідно з переліком.

2.5.Записує в реєстраційному штампі індекс кореспондента й індекс визначеного напрямку.

2.6.Прикріплює на кожний документ відповідний бланк для резолюцій, на якому проставляється індекс і дата реєстрації до­кумента кореспондентом, а також індекс і дата його реєстрації в організації.

2.7.Передає попередньо розглянуті документи для реєстрації та запису в книги реєстрації.

2.8.Зареєстровані документи передаються канцелярією у відповідні групи спеціалістів та діловодам структурних підрозділів під розпис у розносній книзі протягом робочого дня, але не пізніше 17.00, крім термінових.

Термінові документи обробляються і передаються на розгляд негайно.

 

 

Додаток 7

Індекси, що закріплюються за посадовими особами і структурними підрозділами організації

Керівництво:

1. Голова правління

2. Перший заступник Голови правління

3. Заступник Голови

4. Заступник Голови та ін. найменування кожного структурного підрозділу

 

Додаток 8

 

ПЕРЕЛІК

реквізитів для заповнення машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Реквізити Пояснення до заповнення
1 графа   Автор (кореспонденції) Дата документа Індекс документа Дата надходження Індекс надходження Заголовок документа або короткий зміст сформульований При реєстрації листів не заповнюється При реєстрації документа, що надійшов записується назва установи (особи) — автора документа. При реєстрації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) - корес­пондента (кому відправляється). Допускається застосування скороченої назви організації. Дата, надана документу установою-автором, на РКК переноситься число, місяць, рік -трьома парами арабських цифр. Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампу трьома парами арабських цифр. Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампу. Після виконання документ доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами. Переноситься заголовок документа. При відсутності заголовка на документі, він формулюється згідно з правилами.
Резолюція   Відповідальний виконавець   Термін виконання     Позначка про виконання   Проходження документа   Кількість аркушів документа і додатка   Розпис виконавця в одержанні документа   Контрольні відмітки   Справа №, том №, аркуш №     Переноситься на РКК з документа Основний зміст доручення, автор і дата резолюції. Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе позначення номеру телефону. Проставляється число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується дата відповіді, що очікується. Короткий запис вирішення питання по суті або індекс і дата документа-відповіді. Зазначається дата, індекс посадової особи або структурного підрозділу - отримувача документа, розпис особи, яка отримала. Зазначається при реєстрації документа: окремо для документа і окремо для додатка Дата, прізвище, підпис за отримання документа безпосереднім виконавцем. Дата і розпис у поверненні при передачі документа від виконавця до виконавця через канцелярію. Заповнюється виконавцем при наданні інформації канцелярії про стан виконання. Заповнюється виконавцем структурного підрозділу після виконання доручення при підготовці справи для передачі до архіву.

 

Додаток 9

ПЕРЕЛІК документів із зазначенням типових строків виконання

1. Закони України, постанови, інші рішення Верховної Ради України; Укази Президента України; постанови і розпоряджен­ня Кабінету Міністрів України; запити і звернення народних де­путатів України, накази керівників установ — згідно з встанов­леними строками.

2. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України

— до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлений інший строк.

3. Запит народного депутата України на сесії Верховної Ради України не більше ніжу 15-денний строк, або інший встановле­ний Верховною Радою України термін.

4. Звернення народного депутата України — в 10-денний строк, а ті, що не потребують вивчення і перевірки — невідклад­но.

5. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі—до 1 мі­сяця.

6. Скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 5-денного строку з дня надходжен­ня.

7. Звернення (пропозиції, заяви, клопотання і скарги) гро­мадян — у строк до одного місяця з дня надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення і перевірок — не пізніше 15 днів.

Для звернень, які потребують додаткового вивчення, загаль­ний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

8. Листи-доручення і листи-запити вищих державних органів — до вказаного в них строку або протягом 30 днів.

9. Протокол розбіжностей: складання і направлення — в 10-денний строк; розгляд — у 20-денний строк.

10.Заявка покупця — не пізніше трьох днів після її одержан­ня.

11.Листи підприємств (об´єднань), установ і організації—30 днів.

12.Договір на поставку товарів: підписання і повернення — не пізніше 10 днів (для довгострокових — 20 днів) після одер­жання проекту договору; відповідь на пропозицію про укладан­ня договору — в 10-денний строк після одержання пропозицій.

13.Наряд на поставку продукції: протягом 15 днів після одер­жання повідомлення про розподіл фондів.

14.Опитувальний лист на продукцію представлення — у 20-денний строк з моменту одержання наряду.

15. Доручення платіжне: виписування і здача до установи банку не пізніше наступного дня після одержання товарів.

16. Акт прийняття: підписання не пізніше 45 днів з моменту відправлення (передання) проектної продукції, а про наявність недоліків: складання не пізніше 10 днів після одержання про­дукції.

17. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк дня одержання.

18. Стандарт: погодження проекту в строк, що не перевищує один місяць з дня надходження.

19. Відгук: на проект стандарту — складення і направлення не пізніше ніж за місяць з дня одержання проекту стандарту.

20.Угода додаткова: підписання — не пізніше 3 днів з мо­менту одержання.

21.Телеграми, що потребують термінового вирішення, — до двох днів; решта — протягом 30 днів.

 

Додаток 10

Порядок роботи з контрольними картками про виконання доручень

1. Картка на доручення (документ) виписується канцелярією і передається на виконання разом з документом.

2. Про отримання доручення (документа) у картці робиться запис: дата отримання, індекс посадової особи (підрозділу), підпис особи, що отримала.

3. Керівні особи розписуються в картці за отримання дору­чення (документа) в картці безпосередньо або через діловода структурного підрозділу і визначають виконавця, який буде ви­конувати доручення або його частину згідно з компетенцією підрозділу, про що робиться запис в картці.

4. Передача документа в ході виконання доручення від однієї посадової особи (підрозділу) до іншої здійснюється тільки че­рез канцелярію з відповідним записом у картці.

5. Після виконання доручення картка закривається.
Якщо доручення закривається підготовленим документом-відповіддю, то про це робиться запис у картці, де вказується ви­хідний номер документа і дата, яким закривається доручення. Підписує картку керівник структурного підрозділу — відпові­дальний виконавець.

При відправці документа-відповіді картка про виконання доручення закривається і знімається з контролю.

Для цього необхідно: зареєструвати у канцелярії документ-відповідь, зробити відмітку про виконання у контрольно-реєстраційній картці і за підписом керівника структурного підрозділу повернути перший примірник картки до канцелярії.

У разі відсутності документа-відповіді, коли доручення ви­конується іншим чином (по телефону, шляхом взяття участі у заході тощо), в картці робиться погоджений із співвиконавцями запис про виконання доручення і за підписом керівника підроз­ділу — відповідального виконавця подається на засвідчення по­садовій особі, яка дала доручення. Після засвідчення діловод підрозділу передає перший примірник картки до канцелярії, ро­бить відмітку про виконання на другому примірнику картки, який залишається в картотеці структурного підрозділу — відпо­відального виконавця.

6. Термін виконання доручення може бути продовжений по­садовою особою, яка його встановила, про що обов´язково ро­биться відмітка в канцелярії.

Відповідальність за своєчасне продовження термінів покла­дається на керівників структурних підрозділів — відповідальних виконавців.

 

Додаток 11

ПЕРЕЛІК

документів, невиконаних у встановлений строк

(назва структурного підрозділу)
станом на 200_р.

 

№ Звідки надійшло в документ №. Дата реєстрації Короткій зміст документа Строк виконання Прізвище і посада виконавця Причини невико­нання в срок Стан виконання Коли буде викона­но
п/п                
                 

Найменування посади (підпис) ініціали, прізвище

Дата

Примітка: графи 6-9 заповнюються у структурному підрозділі, який виконує.

 

Додаток 12

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю

станом на__________ 200_р.

№ п/п Структурний підрозділ Документів па контролі 3 них документів
    всього надійшло у попередньому МІСЯЦІ виконано па вико­нанні 3 продовженим строком виконання Простроче­них

Найменування посади (підпис) ініціали, прізвище

Дата

 

Додаток 13

Найменування організації Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

№ на рік

 

 

Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ, томів, частин Строк зберігання справи (тому, частини і статей за переліком) Примітка

(підпис)

Найменування посади керівника ініціали, прізвище структурного підрозділу

 

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

 

Протокол ЕК

структурного підрозділу №

 

 

Завідуючий архівом (особа, відповідальна за архів) Підпис ініціали,прізвище

Дата

Формат А4 (210x297)

№ п/п Заголовок справи або груповий заголовок справ Дата справи або останні дати справ Номери описів(номенклатури за рік (роки)) Індекси справи (тому, частини) за номенклатур- рою, рік або № справи за описом Кількість справ (томів, частин) Строки зберігання справи (томи частини) № статей за переліком Примітка
               

 

 

Додаток 14

ВАТ "Альфа"

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова правління

" " 200 р.

АКТ№

12.10.2000 р.

Про знищення

документів, що не підлягають

зберіганню

На підставі_________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів)

 

із зазначенням строків (зберігання) до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення, документи фонду №_____

(назва фонду)

 

Разом_____________справ за__ ________роки

Опис справ постійного зберігання_______________ роки за­тверджений, а особового складу погоджено з

ЦБК________________________

(найменування архівної установи)

(протокол від №____ )

Найменування посади особи, яка

проводила експертизу цінності

документів підпис ініціали, прізвище

Дата

СХВАЛЕНО

Протокол ЦБК (ЕК)

від____________

Документи у кількості_________________________ справ

(цифрами і літерами)

Вагою___________ кг здано в______________________

(найменування установи)

______________ на переробку, прийомно-здавальною

накладною від_____________________

Найменування посади працівника,

який здав документи

підпис ініціали, прізвище

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)