Организационно-распорядительная документация
Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.
Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер" использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п.
Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов" регулярно переиздаются.
Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.
Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" — "подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.
Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма.
Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.
Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:
нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);
решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость.
Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейсясослова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностноелицоможет быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.
Далее — "что сделать?" — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;
Далее — "до какого числа?" — указываются срокиисполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.
Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.
Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробитсяна пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственностьзаего исполнение.
По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю".
Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоятизклишированных фраз.
В констатирующей части:
Во исполнение постановления... № ...
В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г., на основании представленных документов...
В связи с возникшими финансовыми трудностями...
В связи с производственной необходимостью...
В связи с реорганизацией отдела инвестиций
В распорядительной части:
Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...
Срок исполнения до...
Образцы
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.
ПРИКАЗ
АООТ «Теплосан»
Во исполнение распоряжения Главы администрации города
от 11.12.97.
Приказываю:
1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последующим обслуживанием объекта.
2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта.
3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф.
| Директор АООТ «Теплосан» | Заикин Н.П. |
Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему.
Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.
ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
05.12.96 г. № 1668
О включении в состав муниципальной собственности
г. Самары объектов социально-культурного и
коммунально-бытового назначения
Акционерного общества "Юго-Запад
Транснефтепродукт"
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.93 г. "Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий", распоряжениями Государственного Комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом № 135-р от 27.01.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на объекты социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизированных предприятий" и № 217-р от 5.02.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на нежилые помещения", ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.
2. Комитету по управлению имуществом г. Самары (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Самарской области.
3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Самары Сидоренко А.В.
| Глава города | О.Н.Сысуев |
| Приложение к Постановлению Главы г. Самары № 1668 от 05.12.96 г. |
ПЕРЕЧЕНЬ
объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения
АО "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав
муниципальной собственности г. Самары
| Зам. Главы администрации г. Самары, руководитель аппарата | А.И.Симонов |
Распоряжение — это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.
Распорядительная часть начинается со слова "Предлагаю".
ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
11.12.97 г. № 1034р