В структурном подразделении информация хранится частично в бумажном и частично электронном виде.
Процесс передачи
Информация передаётся в форме сообщений от некоторого источника информации к её приёмнику посредством канала связи между ними.
Источник посылает передаваемое сообщение, которое кодируется в передаваемый сигнал. Этот сигнал посылается по каналу связи. В результате в приёмнике появляется принимаемый сигнал, который декодируется и становится принимаемым сообщением.
Источник информации – это тот элемент окружающего мира (объект, процесс, явление, событие), сведения о котором являются объектом преобразования.
Потребителем (приёмником) информации является элемент окружающего мира, который использует информацию (для выработки поведения, для принятия решения, для управления или для обучения).
Сообщение от источника к приёмнику передаётся в материально-энергетической форме (электрический, световой, звуковой сигнал и т. д.) по каналу информации.
Человек воспринимает сообщение посредством органов чувств.
Приёмники информации в технике воспринимают сообщения с помощью различной измерительной и регистрирующей аппаратуры.
В обоих случаях с приёмом информации связано изменение во времени значений какой-либо величины, характеризующей состояние приёмника.
В этом смысле информационное сообщение может быть представлено в виде функции X(t), характеризующей изменение во времени материально-энергетических параметров физической среды, в которой осуществляются информационные процессы.
Чаще всего функция 
может принимать любые вещественные значения в диапазоне изменения аргумента 
. Например, температура в интервале времени измерения может непрерывно изменяться от некоторого начального значения до некоторого конечного. При этом функция передаёт характер изменения температуры во времени. В таком случае мы встречаемся с непрерывной, или аналоговой, информацией, источником которой обычно являются различные природные объекты, объекты технологических процессов и др.
Информационные сообщения, используемые человеком, чаще носят характер дискретных сообщений.
Таковыми являются, например, сигналы тревоги, передаваемые посредством световых и звуковых сообщений. Дискретными являются также языковые сообщения, передаваемые в письменном виде или с помощью звуковых сигналов; сообщения, передаваемые с помощью жестов, и др.
Из-за ограниченной точности чувственного восприятия и используемых измерительных приборов человек воспринимает непрерывную информацию чаще всего в дискретной форме.
Примером этого является определение по термометру цифрового значения температуры с определённой точностью.
Объектом передачи и преобразования в ЭВМ является дискретная информация.
Для её представления применяется так называемый алфавитный способ.