Выбор системы автоматизации кадрового учета
Управление персоналом является сложной и трудоемкой функцией управления любой организацией: 1) на крупных предприятиях с общей численностью персонала от 5 до 200 тыс. чел. число работников службы персонала составляет от 50 до 1000 человек; 2) на средних предприятиях с численностью персонала от 500 до 5 000 работников в службе персонала занято от 5 до 50 человек; 3) на малых предприятиях, организациях и учреждениях, где численность работников не превышает 500 чел., в службе персонала редко занято более 5 чел.
Норматив, когда на каждые 100–150 работников приходится один специалист по персоналу, пригоден для средних и крупных организаций. На предприятии малого бизнеса, где в штате работает от 3 до 25 человек можно поручить задачи по персоналу другому сотруднику (юрисконсульту, референту, бухгалтеру) или обратиться в консалтинговую организацию. А может автоматизировать учет персонала и расчет заработной платы с помощью программного комплекса.
Организации, разрабатывающие программное обеспечение для служб персонала, в последнее время отмечают растущую популярность своих продуктов. Основная причина заключается в том, что кадровый учет на предприятиях теперь подвергается проверкам не реже, чем бухгалтерия, и предприятия ощущают реальную необходимость повышать качество кадрового делопроизводства. Решение этой проблемы многие видят в покупке специализированных программ для службы персонала.
Одновременно наметилась и другая тенденция. Организации, автоматизировавшие кадровое делопроизводство несколько лет назад, приходят к выводу о необходимости расширения функциональности подобных систем. Для служб персонала теперь требуется большее: с помощью АСУП кадровики хотят проводить аттестацию персонала, отслеживать уровень профподготовки, планировать обучение сотрудников, а также автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала.
В идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать также нестандартную систему мотивации персонала. В приобретении такого «продвинутого» пакета заинтересованы, как правило, не только сотрудники кадровых служб, но и руководители предприятий, поскольку его внедрение поможет избежать дополнительных затрат на персонал, что в конечном счете положительно скажется на конкурентоспособности компании.
Сейчас на российском рынке можно найти разнообразные системыавтоматизации служб персонала. Одни за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными, или являться частью более мощной системы – бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.
Начинать автоматизацию службы персонала, безусловно, необходимо с кадрового учета. Большая часть рабочего времени специалистов-кадровиков приходится именно на него. К тому же при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов. Все это делает автоматизацию кадрового делопроизводства задачей первостепенной важности. И только на этойбазе, обеспечив полноту первичной информации, можно внедрять дополнительные функции по управлению трудовыми ресурсами.
Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций. Самым распространенным на сегодня является модуль системы 1С, обязанной своей популярностью высокому уровню распространения в качестве бухгалтерской программы. Конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0» – прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики компании и денежных расчетов с персоналом. Оно рассчитано на всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих, это и руководство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники. С целью ведения бухгалтерского учета конфигурация «Зарплата и управление персоналом» совместима с решением «1С: Бухгалтерия 8.0».
«Психодиагностика» – программный продукт компании «ВДГБ» – является дополнительным модулем к программам «1С: Управление персоналом 8.0» и «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Он дает возможность менеджеру по персоналу оценить фундаментальные характеристики человека, составить психологический профиль личности. Это поможет принять решение в пользу того или иного кандидата на должность – с учетом характера человека, его склонностей, мотиваций, т.е. тех моментов, которые невозможно выявить, основываясь на анкетах или собеседовании. Результаты тестов заносятся и хранятся в единой базе данных, обеспечивая взвешенность решений о приеме на работу, грамотное проведение аттестаций, целесообразность кадровых назначений и перемещений. «Психодиагностика» позволяет экономить на оплате труда профессионального психолога, а главное – экономит время руководителя кадровой службы.
Если число сотрудников организации достигает 200–300 чел. – «бюджетной» программой не обойтись, к тому же она не подходит и предприятиям, объединяющим несколько независимых или территориально разделенных подразделений, даже если численность персонала невелика. В этом случае необходимо приобретать продукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками. Кроме трех упомянутых выше организаций системы подобного класса предлагают «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офисные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур-Персонал»).
Стоит обратить внимание на то, насколько удобной окажется подключаемая программа, готова ли организация-разработчик изменять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку. Различия в самой функциональности, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Так, «ОАЗИС: Менеджер по персоналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить. В компании «АиТ Софт» одним из преимуществ своей системы считают возможность хранить любое количество информации о сотруднике. Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда записываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения. «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ. При расчете среднесписочной численности персонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возможные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале. «Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в любом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов». Она позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи. Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает иерархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Система Alfa позволяет анализировать затраты на персонал. При этом она объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), разным видам учета, в том числе консолидировано по всем юридическим лицам, филиалам и т.п. Для предприятия с территориально распределенной структурой наибольшую актуальность приобретают системы электронного документооборота и включение кадрового делопроизводства в общую систему предприятия, организация электронного визирования приказов, рассылка по электронной почте, настройка действий по приказу, автоматически изменяющих данные по сотруднику после прохождения визирования. Система «Контур-Персонал» поддерживает эволюционную модель хранения данных, т.е. она может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа автоматически изменяются все данные с учетом тех изменений, которые оговариваются в приказе. В организации «ЭОС» преимуществом своей программы считают именно то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитывают все нормативные требования. Многие кадровые системы, в частности у организаций «АиТ Софт» и «Контур», включают и модули расчета заработной платы. «Радость кадровика» от компании «Легпромсофт» можно интегрировать с фирменным модулем расчета заработной платы. Кадровая программа «ЭОС» и одна из функций Системы Alfa включают систему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компании «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных проходных.