Учет денежных средств в кассе
ТЕМА 8. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕБЕТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Учет денежных средств в кассе
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие имеет кассу. Ведение кассовых операций регулируется Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером и кассиром. При этом кассиром выдается квитанция, также подписанная кассиром, главным бухгалтером и ставится печать предприятия. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или платежным ведомостям (форма № П-53), а так же по заменяемым их документам. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя предприятия, то тогда его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера имеют следующие реквизиты, которые заполняются шариковой ручкой или печатающим устройством: наименование предприятия; его идентификационный код; номер кассового ордера; дата составления; корреспондирующий счет; код аналитического учета; сумма цифрами и прописью; код целевого назначения; от кого принято или кому выдано (фамилия, имя и отчество); ссылка на основание и перечень приложений к данному кассовому ордеру. Выписываются кассовые ордера бухгалтером и до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3, № КО-3а) с присвоением им порядковых номеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи. Подчистки и исправления в кассовых ордерах не допускаются.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При завершении операций кассир обязан подписать кассовые ордера и погасить штампом или надписью: приходные «получено», расходные «оплачено» с указанием числа, месяца, года, а также погасить приложенные к ним документы. После обработки кассовых документов кассир вносит записи в кассовую книгу (форма № КО-4). Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной или мастичной печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись количества пронумерованных страниц и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу кассиром сразу после получения или выдачи денег. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления допускаются только корректурным способом, которые заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
Предприятие может вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.
Записи в кассовой книге осуществляются путем введения необходимой информации из первичных кассовых документов. Они должны делаться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.
В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года – их общее количество за год.
Таким образом, предприятие может вести кассовую книгу в электронном виде при условии соблюдения вышеуказанных требований.
Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличности. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещается.
Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, который устанавливается самим предприятием по согласованию с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, стипендий, пособий. Срок такого хранения не превышает трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с инструкцией о порядке ведения кассовых операций. К тому же с кассиром заключается договор о его полной материальной ответственности. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам или передавать ключи от кассы, столов и др.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия применяется синтетический счет (счет первого порядка) 30 – «Касса», который имеет следующие субсчета: 301 – «Касса в национальной валюте» и 302 – «Касса в иностранной валюте». По дебету этого счета отражаются поступления наличных денежных средств, а по кредиту – суммы, выданные наличными. Дебетовое сальдо показывает остаток денег в кассе. Кассовые операции по выплате денежных средств записываются по кредиту счета 30 и отражаются в Журнале 1 (раздел 1). Обороты по дебету этого счета записываются в разные журналы и, кроме того, контролируются Ведомостью 1.1.
В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К ценным бумагам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины. Ценные бумаги учитываются на счете 33 – «Прочие денежные средства» с применением субсчетов 331 – «Денежные документы в национальной валюте», 332 – «Денежные документы в иностранной валюте» и отражаются в Журнале 1 (раздел 5) и Ведомости 1.3. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг.
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки, бланки доверенностей, векселя и другие) учитываются на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций отражены в табл. 8.1.
Таблица 8.1