ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В ПРЕФЕКТУРЕ РАЙОНА
7.1. Основными документами, регламентирующими организацию контроля за исполнением документов, являются:
- перечень документов, подлежащих обязательному контролю;
- информационные материалы по предупредительному контролю;
- информационные материалы по исполнению контрольных документов;
- статистический отчет по количеству и качеству исполнения;
7.2. Контроль исполнения документов включает:
- ведение предупредительного контроля;
- контроль за сроком исполнения;
- учет, анализ и обобщение информации о ходе и результатах
исполнения;
- оперативное воздействие на полноту и качество исполнения
решаемых вопросов.
7.3. Ответственность за общее состояние работы по организации контроля за исполнением документов в префектуре района несет префект района и 1-й заместитель префекта.
7.4. Методическое руководство работой по организации контроля в префектуре района и проверку его состояния осуществляет руководитель отдела делопроизводства и организационной работы.
7.5. Право контроля за выполнением распоряжений префекта района, за исключением распоряжений, контроль за исполнением которых префект района оставляет за собой, делегируется префектом района соответствующему заместителю префекта района или куратору вопроса.
Исполнение распоряжений префекта района, контроль за выполнением которых префект района оставляет за собой, контролируется помощником префекта района. Подобные распоряжения снимаются с контроля (либо срок их выполнения продлевается) отделом делопроизводства и организационной работы по письму соответствующего заместителя префекта района на имя префекта района при наличии положительной визы префекта района.
Кураторы несут ответственность за организацию контроля в управлениях, комитетах, отделах префектуры района.
7.6. Ответственными исполнителями контролируемых документов являются заместители префекта, начальники отделов, а также другие должностные лица.
7.7. Документы, подлежащие контролю:
7.7.1. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации;
7.7.2. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
7.7.3. Письма и телеграммы центральных органов Российской Федерации;
7.7.4. Указы, распоряжения Президента ЧР, постановления и распоряжения Правительства ЧР и иные нормативно-правовые акты;
7.7.5. Письма и телеграммы аппарата Президента и Правительства ЧР;
7.7.6. Распоряжения мэра города;
7.7.7. Сроки подготовки проектов распоряжений префекта района;
7.7.8. Квартальный план работы префектуры района;
7.7.9. Критические материалы в СМИ.
7.8. Контролироваться могут и другие документы, целесообразность постановки, на контроль которых определяют префект района и заместители префекта.
7.9. На контроль ставятся все указанные в п.п. 7.7.1. – 7.7.12 документы, если:
- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;
- в документах установлены конкретные задания, сроки исполнения и предоставления информации об исполнении;
- предусмотрено предоставление сообщений в государственные органы власти и управления о ходе выполнения;
7.10. Документ с резолюцией префекта района, либо подписанное им распоряжение через отдел делопроизводства и организационной работы доводится до сведения кураторов и исполнителей. Каждый куратор (заместитель префекта), указанный в резолюции получает свой экземпляр.
7.11. Кураторы определяют ответственных исполнителей сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления итоговой информации, в обязательном порядке передают документы помощнику (лицу, ответственному за контроль) для организации исполнения документа и контроля за его исполнением.
7.12. Помощники (лица, ответственные за контроль) на исполняемый документ оформляют контрольное дело, которое включает в себя:
- план организационных мероприятий по исполнению документа (мероприятия, сроки исполнения или промежуточного контроля, сроки предоставления итоговой информации и т.д.);
- записки, справки, информацию о ходе исполнения документа;
- итоговую записку об исполнении документа.
В контрольное дело могут включаться и другие необходимые документы.
7.13. По результатам исполнения документа помощники (лица, ответственные за контроль) готовят итоговую информацию об исполнении
документа для куратора. Куратор определяет фактическое исполнение документа и определяет необходимость дальнейшей работы по реализации данного документа или снимает его с контроля.
Отдел делопроизводства и организационной работы проводит анализ представленной информации и периодическую проверку фактического исполнения документов, о чем информирует префекта.
Отдел делопроизводства и организационной работы информирует префекта о неисполнении или неоднократном продлении сроков реализации документа.
7.14. Если в резолюции указано более одного исполнителя (куратора) и ответ требует обобщения материала об исполнении, то это обобщение делает исполнитель (куратор), фамилия которого указана первой в резолюции.
7.15. Информация об исполнении документа направляется в государственные органы власти и управления за подписью префекта района или другого лица по его поручению.
7.16. По документам, в которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и которые рассчитаны на длительное действие, сроки промежуточного и итогового контроля определяются отделом делопроизводства и организационной работы и куратором вопроса, информация о ходе исполнения в вышестоящий орган предоставляется по запросу этого органа.
7.17. Изменение сроков исполнения документа производит по представлению куратора только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.
Снятие с контроля распоряжений главы администрации осуществляет куратор или начальник общего отдела на основании информации исполнителей о выполнении всех пунктов документа.
7.18. Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия. После исполнения документа контрольное дело хранится у помощника (лица, ответственного за контроль) и сдается в архив в установленном порядке.
7.19. Особо важные документы по личному указанию префекта района контролируются его заместителями.
7.20. Поручения префекта района в письменной форме контролируются отдел делопроизводства и организационной работы.
7.21. Функциональные обязанности по контролю:
7.21.1. Отделы, курируемые заместителями префекта:
- осуществляют организацию контроля за исполняемыми документами. Напоминают исполнителям о приближении контрольных сроков, запрашивают и получают от исполнителей информацию, справки, отчеты в соответствии с установленными заданиями;
- информируют куратора о ходе исполнения документа;
- ведут контрольные дела;
- осуществляют связь с отделом делопроизводства и организационной работы по вопросам контроля и исполнения документов;
7.21.2. Руководители подразделений определяют из числа ответственных работников исполнителя (лицо, ответственное за контроль), который обеспечивает контроль, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе и результатах исполнения документа, а также снятие его с контроля;
7.21.3. Отдел делопроизводства и организационной работы:
- на основании резолюции префекта района, ставит на контроль документы;
- следит за своевременным и правильным оформлением документов на контроле;
- контролирует прохождение документов, состояние исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю, ведет предупредительный контроль;
- готовит информацию о состоянии контроля и исполнения документов;
- осуществляет выборочный контроль фактического исполнения контролируемых документов;
- проводит проверки организации контроля и исполнения документов;
- обобщает результаты работы по контролю и исполнению документов и представляет предложения по осуществлению мер, обеспечивающих безусловное и качественное исполнение руководящих документов;
- осуществляет методическое руководство по организации контроля за исполнением документов в префектуре района, её отделах и службах.