Порядок получения и рассмотрения документов
259. Поступившая корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителям Министра[58], а также МВД России без указания конкретного подразделения Министерства, регистрируется в ДДО МВД России.
Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения Министерства, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.
260. Срочная корреспонденция, поступающая руководству Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в пакетно-контрольном журнале.
О содержании документов дежурный по Приемной Министра докладывает руководству ДДО МВД России и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку на документе.
261. Документы, полученные непосредственно сотрудниками структурных подразделений Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю (начальнику), должны быть переданы для регистрации в ДДО МВД России или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Министерства.
262. Пакеты, имеющие специальный «Литер «М» или «МВ», вскрываются и докладываются руководству Министерства. После подготовки указаний по исполнению и ознакомления руководства Министерства такие документы направляются адресату или в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.
263. Поступившая в ДДО МВД России и структурные подразделения Министерства корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Управление организации международного протокола ДПД МВД России для перевода или аннотации. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления организации международного протокола ДПД МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке. При необходимости доклада руководству Министерства указанные документы возвращаются в ДДО МВД России для регистрации и рассмотрения.
264. Руководство ДДО МВД России в день поступления документов докладывает их Министру или передает в аппараты заместителей Министра для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам).
265. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать руководству Министерства, он направляется руководством ДДО МВД России, УДО ДДО МВД России, Управления по работе с обращениями граждан и организаций ДДО МВД России[59] или руководителями аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение Министерства с кратким указанием по исполнению на бланке установленного образца.
266. Проекты указаний Министра по исполнению документов готовятся УДО и УРОГ ДДО МВД России, а заместителей Министра – сотрудниками их аппаратов.
На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания Министра могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается очередной номер исходящего документа («1/__»; «3/__»), а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной формы учета.
267. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями Министра, руководства ДДО МВД России, направляются головному исполнителю, а соисполнителям – копии, необходимое количество которых готовится ДДО МВД России. Копии документов, направляемых исполнителям в соответствии с указаниями заместителей Министра, готовятся в аппаратах соответствующих заместителей Министра.
Ознакомление с документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.
268. Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство ДДО МВД России обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.
269. Передача документов, зарегистрированных в ДДО МВД России, из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется через УДО либо УРОГ ДДО МВД России, в исключительных случаях – через их подразделения делопроизводства и режима, с обязательным уведомлением ДДО МВД России.
270. При возвращении документа из структурного подразделения Министерства в ДДО МВД России (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.
271. Документы, на которых проставлен штамп «Подлежит возврату в УДО ДДО МВД России», возвращаются в течение месяца, если не оговорен иной срок.