Составление номенклатуры дел
Построение справочного аппарата
В Общем отделе и структурных подразделениях МАИ справочным аппаратом являются журналы регистрации (Приложения №8, №9) и регистрационно-контрольные карточки (Приложение №10). Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов в подразделениях. Также ведется учет документов автоматизировано на персональных ЭВМ.
Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Организация работы с документами в делопроизводстве
Составление номенклатуры дел
7.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых в делопроизводстве МАИ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МАИ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности МАИ, их виды, состав и содержание.
7.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом и архивом МАИ по установленной форме (приложение № 18) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и представляется в Общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и предоставить ее в Общий отдел.
Сводная номенклатура дел МАИ подписывается руководителем Общего отдела, руководителем архива МАИ, согласовывается с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждается (не позднее конца текущего года) ректором МАИ.Согласовывается сводная номенклатура дел МАИ с Главархивом Москвы не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в структуре МАИ.
После утверждения сводной номенклатуры дел, подразделения МАИ получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянногосрока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Общего отдела. Второй экземпляр используется в Общем отделе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве МАИ. Четвертый - в Главархиве Москвы, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Названиями разделов номенклатуры дел МАИ являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МАИ. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в МАИ цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 012 - 05, где 012 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название института или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню дел с указанием сроков хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел (ПНД ВУЗа 1999г).
В графе 5 "Примечание” указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации.
7.1.5. Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Формирование дел
7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается включать в дела черновые, дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
7.2.2. .Дела в институте формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами ответственными за делопроизводство.
7.2.3. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляет Общий отдел и архив МАИ.
7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного учебного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, также документы по личному составу;
- подшивать в дела ксерокопии;
- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т. 2» и т.д.
7.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие- по датам отправления), по алфавиту фамилий авторов или корреспондентов.
7.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам, хронологии с относящимся к ним приложениям:
-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
7.2.7. В МАИ образуются однотипные документы постоянного хранения, отражающие его организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):
- устав МАИ;
- положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;
- распорядительные документы (приказы, распоряжения);
- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);
- протоколы совещаний, конференций;
- перспективные и годовые планы, программы;
- годовые отчеты по основной деятельности;
- годовые статистические отчеты;
- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;
- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных связях;
- штатные расписания;
- годовые сметы расходов и доходов;
- бухгалтерские отчеты (балансы);
- годовые отчеты по налогам, выплатам в фонды государственного страхования;
- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки);
- коллективный договор;
- переписка по основной деятельности МАИ;
- документы постоянно действующих комиссий и советов при МАИ;
- другие документы.
7.2.8. Также в МАИ образуется обязательный комплекс документов по личному составусо сроком хранения – 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки;
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договора (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или замещающие их расчетно-платежные ведомости;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);
- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).
7.2.9. В МАИ могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.), которые также включаются в опись дел по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке по фамилиям работников в пределах календарного года.
Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от другой переписки.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Оформление дел
7.3.1. Дела МАИ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года (календарного или учебного).
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива МАИ.
7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;
-составление листа-заверителя дела (Приложение № 19);
-составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 20);
-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации; индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; допускается дела хранить в скоросшивателях; не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не делать. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом .
7.3.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение № 21).
Обложка личного дела дана в Приложении № 22.
После наименования вышестоящего учреждения указывается наименование МАИ полностью в соответствии с Уставом, в именительном падеже..
Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Индекс дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел МАИ.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел МАИ.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указание на копийность делается словом – Копия.
Дата дела: арабскими цифрами указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
На обложке обязательно должно быть указано цифрами количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел МАИ. На делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно»,на делах других сроков хранения пишется срок хранения в годах «Хранить 75 лет», «Хранить 5 лет» и т.д.
Все надписи на обложке выполняются черными водостойкими чернилами.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности).