ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ

Приложение № 3

к Договору № ____ АИ-Р-2012 от ________2012 г.

о предоставлении индивидуального гранта

 

ИНСТРУКЦИЯ

О порядке оформления и предоставления отчетности (включая формы отчетности)

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Сдача отчетности о реализации молодежного проекта, получившего поддержку в рамках грантового конкурса программы «IT-START», является обязательным условием реализации проекта и подтверждает факт реализации перечисленных в календарном плане мероприятий.

1.2. Факт несдачи или несвоевременной сдачи отчетности, а также предоставления в ней сведений, не соответствующих действительности, является нарушением грантополучателем существенных условий Договора и влечет за собой ответственность, предусмотренную Законодательством Российской Федерации.

1.3. Отчетность о реализации проекта оформляется в соответствии с формами документов, представленных в Приложениях № 1 – 4 к настоящей Инструкции, и отправляется в электронном виде.

1.4. Отчетность о реализации проекта оформляетсяединымдокументом в соответствии с рекомендациями и формами документов в текстовом редакторе Word с использованием шрифта TimesNewRoman, кегль 12, интервал 1.

1.5. Электронная версия форм отчетности направляется на почтовый ящик itstart2012@yandex.ru

1.6. В теме письма необходимо указать «Отчетность Ф.И.О. по проекту «_______» (имя и отчество указываются сокращённо). Документы необходимо высылать в заархивированной папке. Наименование документов должно соответствовать следующим требованиям: «Наименование проекта – Наименование отчета – Дата составления».

1.7. Все предоставляемые в отчете документы, подтверждающие факт осуществления расходных операций, должны соответствовать требованиям законодательства РФ и рекомендациям настоящей Инструкции.

1.8. Отчетность о реализации проектов включает в себя следующие обязательные формы документов:

- отчет о реализации проекта (аналитическая часть);

- отчет о выполнении календарного плана;

- финансовый отчет;

- отчет о выходе материалов в СМИ.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ

2.1. Порядок оформления отчета о реализации проекта(Приложение № 1)

2.1.1. Отчет о реализации проекта (Приложение № 1 к настоящей Инструкции) состоит из титульного листа, в котором указывается название грантового конкурса, номер договора о предоставлении гранта, наименование проекта, размер (сумма) гранта, сроки реализации проекта, отчетный период, ФИО и контактная информация руководителя проекта (телефон, адрес электронной почты), а также аналитической части проекта.

2.1.2. Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:

- описание содержания проделанной работы;

- основные результаты за период;

- значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;

- обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;

- наличие и характер незапланированных результатов;

- оценка успешности проекта;

- недостатки, выявленные в ходе реализации проекта;

- общие выводы по проекту;

- прочая информация.

2.1.3. Аналитический отчет подписывает руководитель проекта, ставится дата подписания отчета.

2.2. Порядок оформления отчета о выполнении календарного плана(Приложение № 2)

2.2.1. Отчет о выполнении календарного плана проекта должен предоставляется в табличной форме, содержащей следующие разделы (графы):

- наименование мероприятия;

- срок реализации мероприятия согласно календарному плану;

- фактические сроки реализации мероприятии;

- полученные итоги.

2.2.2. В отчете отражается все мероприятия, которые были проведены и (или) должны были проводиться в рамках реализации социально значимого проекта. Если какое-либо мероприятие было запланировано, но не реализовано, оно в обязательном порядке указывается в отчете. В таком случае в графе фактические сроки реализации указывается прочерк или «не проведено». Для подобных мероприятий делается сноска внизу таблица с описанием причин, по которым мероприятие не состоялось.

2.3. Порядок оформления финансового отчета(Приложение № 3)

2.3.1. Финансовый отчет должен содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период, а итоговый отчет - копии всех финансовых документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например:

- при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, накладная или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;

- при оплате труда привлекаемых работников: расчетно-платежная ведомость и табель учета рабочего времени привлекаемых работников, контракт (договор);

- при оплате командировочных расходов: расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, билеты (документы об оплате транспортных расходов), счета об оплате гостиницы (командировочные расходы должны возмещаться строго в соответствии с российскими нормами возмещения командировочных расходов).

2.3.2. Финансовый отчет подается в табличной форме, состоящей из следующих столбцов:

- порядковый номер статьи расходов;

- наименование статьи расходов;

- запланированная стоимость в валюте РФ;

- фактическая стоимость в валюте РФ;

- наименование подтверждающего документа.

2.3.3. По электронной почте в обязательном порядке высылаются отсканированные копии всех финансовых документов, подтверждающих расходы, совершенные в ходе реализации проекта. Если к финансовому отчету, направленному по электронной почте, не приложены финансовые документы, отчет считается не сданным.

2.3.4. Финансовый отчет подписывается руководителем проекта.

2.3.5. Вместе с предоставлением итогового финансового отчета грантополучатель обязан приложить к нему все подлинники финансовых документов (товарные и кассовые чеки, накладные, договоры, билеты и иные документы).

2.4. Порядок оформления отчета о выходе материалов в средствах массовой информации(Приложение № 4)

2.4.1. В отчете о выходе материалов о реализации проекта в печатных и электронных средствах массовой информации предоставляется в табличной форме, состоящей из следующих столбцов:

- порядковый номер;

- наименование средства массовой информации;

- характеристика СМИ;

- дата выхода материала;

- гиперссылка (для электронных СМИ) или ссылка на приложение (для печатных СМИ);

- информация об упоминании в материале поддержки в рамках программы IT-START.

2.4.2. В графе «Характеристика СМИ» указываются детальные характеристики СМИ. Например, «Газета «Ивановские новости», еженедельная, форма собственности – частная, тираж – 100 000 экземпляров, объем – 24 печатных полосы, тематика – общественно-политическая, форма распространения – розничная продажа и подписка».

2.4.3. К отчету прикладываются материалы и документы, подтверждающие факт выхода материала. Для печатных средств массовой информации подтверждающим документом является светокопия газетной (журнальной) полосы с материалом о проекте, на которой должны просматриваться выходные данные номера (наименование СМИ, номер выпуска, дата выхода, номер страницы). Кроме того, прикладывается ксерокопия страницы, содержащей сведения об издании (учредитель, издатель, редактор, тираж).

2.4.4. Для Интернет-сайтов подтверждением является скриншот (копия страницы) сайта и гиперактивная ссылка на материал. Для телевизионных репортажей – запись сюжета или гиперссылка на версию телевизионного материала в сети Интернет.

Приложения к настоящей Инструкции:

1) Приложение № 1 - Отчет о реализации проекта.

2) Приложение № 2 - Отчет о выполнении календарного плана.

3) Приложение № 3 - Финансовый отчет.

4) Приложение № 4 - Отчет о выходе материалов в СМИ.

 

 

От Грантодателя	От Грантополучателя
__________________________	__________________________
М.П.

Приложение № 1

к Инструкции о порядке

оформления и предоставления отчётности

 

ОТЧЕТ о реализации проекта

 

«		»
	(наименование проекта)

 

Титульный лист

- название грантового конкурса

- номер договора о предоставлении гранта

- наименование проекта

- размер (сумма) гранта

- сроки реализации проекта

- отчетный период

- ФИО и контактная информация руководителя проекта

 

Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:

- описание содержания проделанной работы;

- основные результаты за период;

- значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;

- обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;

- наличие и характер незапланированных результатов;

- оценка успешности проекта;

- недостатки, выявленные в ходе реализации проекта;

- общие выводы по проекту;

- прочая информация.

Аналитический отчет подписывает руководитель проекта, ставится дата подписания отчета.

 

Руководитель проекта
ФИО		Подпись
Дата

 

Приложение № 2

к Инструкции о порядке

оформления и предоставления отчётности

 

	ОТЧЕТ о выполнении календарного плана
«		»
	(наименование проекта)

 

№	Мероприятие	Сроки по календарному плану	Фактические сроки реализации	Достигнутые результаты

 

Руководитель проекта
ФИО		Подпись
Дата

Приложение № 3

к Инструкции о порядке

оформления и предоставления отчётности

 

ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

 

«		»
	(наименование проекта)

 

 

№	Статья расходов	Запланированная стоимость, руб.	Фактическая стоимость, руб.	Подтверждающий документ
		00 000,00	00 000,00
		00 000,00	00 000,00
		00 000,00	00 000,00
		00 000,00	00 000,00
		00 000,00	00 000,00

 

Руководитель проекта
ФИО		Подпись
Дата

 

 

Приложение № 4

к Инструкции о порядке

оформления и предоставления отчётности

 

ОТЧЕТ

О выходе материалов в СМИ

 

«		»
	(наименование проекта)

№	Наименование СМИ	Характеристика СМИ (форма, тираж, аудитория)	Дата выхода	Гиперссылка	Упоминание о поддержке Фонда (+/-)

 

Руководитель проекта
ФИО		Подпись
Дата