Подготовка основного документа.
Основной документ содержит текст, отформатированный соответствующим образом и поля слияния.
Поля слияния, введенные в основной документ слияния, выделяются парными кавычками и указывают место размещения данных из источника данных. Например, поле слияния «адрес» указывает, куда будет введено название города из поля данных «адрес» (Рис.87).
Рис. 87.
Вид основного документа с изображенными или скрытыми кодами полей не влияет на объединение его с данными источника.
Выполняется слияние по шагам в интерактивном режиме с помощью Мастера слияния (Сервис/Письма и рассылки/Слияние).
На первом шаге формируется или редактируется основной документ; на втором шаге определяется или создается источник данных, на третьем шаге выполняется процедура слияния.
Опытные пользователи могут выполнить эти шаги, используя инструменты панели инструментов Слияние(Рис. 88).
Рис. 88.Панель инструментов Слияние.
В результате выполнения процедуры слияния формируется новый документ по следующим правилам:
В новый Составной документ копируется Основной документ столько раз и каждый раз с новой страницы, сколько строк в Источнике данных(удовлетворяющих условию выборки).
В первой копии Основного документа Поля слияния заменяются значениями этих полей из первой строки Источника данных, удовлетворяющей условию выборки
Во второй копии Основного документа Поля слияния заменяются значениями этих полей из второй строки Источника данных, удовлетворяющей условию выборки и т. д. до последней строки Источника данных, удовлетворяющей условию выборки
Полученный в результате операции слияния новый документ (Рис. 89) можно отредактировать обычным способом, сохранить или распечатать.
Рис. 89.Составной документ – результат слияния.
Подготовка документа к печати.
Предварительный просмотр.
Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность увидеть разбиение текста на страницы и обнаружить проблемы разметки.
Режим предварительного просмотра не предназначен для редактирования, поэтому для исправления проблем форматирования и ошибок нужно нажать кнопку Закрыть, что приведет к выходу из режима.
Панель инструментов позволяет просмотреть документ в различных масштабах и перейти непосредственно к печати текста. Кнопка подгонки страниц позволяет сократить документ на одну страницу, если последняя страница содержит лишь небольшой фрагмент (Рис.90).
Рис. 90. Документ в режиме предварительного просмотра