Тема: Документи щодо особового складу
Методичні рекомендації для студентів щодо підготовки до практичного заняття № 11
Тема: Документи щодо особового складу
Актуальність теми: Документування й організація роботи з документами є складовою писемного мовлення фахівця, тому для високого рівня професійної підготовленості безперечним є володіння теоретичними знаннями й практичними навичками роботи з документами. Документи щодо особового складу супроводжують особистість протягом всієї трудової діяльності, отже, вміння їх складати та працювати з ними є необхідним для будь-якого фахівця.
Навчальні цілі:
Знати: особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів
Вміти: грамотно писати й оформляти автобіографію, характеристику, резюме, заяву, накази щодо особового складу
Рекомендована література:
Основна:
1. Медвідь А.М. практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с. 38-39, 100
2. Матеріали для самопідготовки
Додаткова:
1. Зубков М. Сучасна ділова мова за професійним спрямуванням: підр. – Х., 2005, с. 118-127, 69,71-74
Перелік контрольних питань
1. Документи щодо особового складу. Вимоги щодо їх оформлення
1.1 Автобіографія
1.2 Характеристика
1.3 Резюме
1.4 Заява
1.5 Наказ щодо особового складу
Матеріали для самопідготовки
Автобіографія – Д, в якому особа власноручно в хронологічній послідовності подає стислі відомості про свою життєдіяльність.
Незважаючи на довільний виклада тексту, обов’язково зазначаються від імені І-ї особи такі відомості:
1. назва документа (посередині рядка трохи нижче верхнього поля)
2. текст, в якому зазначається:
2.1 П.І.Б. (повністю) у Н.в. однини
2.2 Дата народження (у словесно-цифровий спосіб)
2.3 Місце народження (повністю, так , як вини зазначені у свідоцтві про народження)
2.4 Відомості про навчання (назви всіх навчальних закладаів, в яких довелося вчитися (як вони називалися в момент навчання в них), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом, сертифікатом)
2.5 Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.
2.6 Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад)
2.7 Нагороди, стягнення, заохочення
2.8 Відомості про громадську роботу
2.9 Відомості про склад сім’ї (без займенників):
Якщо неодружені:
- батько, мати (ПІБ, рік народження, посада й місце роботи)
- брати, сестри, якщо вони не мають власної родини (ПІБ, рік народження, місце навчання чи роботи, посада)
якщо одружені:
- дружина, чоловік (ПІБ, рік народження, місце навчання чи роботи, посада)
- діти (ПІБ, рік народження, місце навчання чи роботи, посада)
2.10 повна домашня адреса, номер телефону
3. дата
4. підпис
Характеристика – документ, в якому надається оцінка ділових та моральних якостей працівника як члену колективу за період, який він працював на даному підприємстві.
Характеристику укладають у двох примірниках, один з яких отримує працівник, другий підшивають до його особової справи.
Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. За типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових й адміністративно-господарчих органів та інших установ.
За призначенням характеристики поділяють на:
- виробничі
- атестаційні
- рекомендаційні
- нейтральні
Характеристика містить такі реквізити: назва, текст, дата, підписи, печатка
Текст має 4 умовні частини:
- анкетні дані (ПІБ у Р.в, статус, посада, ступінь, місце роботи (навчання), рік народження (якщо треба - домашня адреса, освіта, національність)
- дані про трудову діяльність (навчання): з якого часу працює (навчається), просування по службі, ставлення до службових обов’язків, рівень професійної майстерності, найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання
- характеристика моральних якостей: риси характеру, ставлення до колег і колег, інших членів колективу
- висновки – призначення характеристики
Резюме - Д, де у стислій формі (не більше 1 стор.) викладаються відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особистості, яка його складає.
Найпоширенішим розташуванням реквізитів є:
1. Назва Д
2. ПІБ, дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті)
3. Домашня адреса та номер телефону
4. Мета складання резюме
5. Родинний стан
6. Відомості про здобуту освіту (вищу, середню спеціальну, професійно-технічну, курсову підготовку, спеціалізовану середню тощо), знання мов
7. Науковий ступінь
8. Досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат)
9. Довідкові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо)
10. Дата
11. Підпис
Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості. Основна вимога до такого Д – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:
1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо
2. Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти. Під час комп’ютерного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.
3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме
4. Намагайтеся не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них них на початку речення варто вживати активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з...
5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено
6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості
7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний)
Заява - Д, в якому міститься прохання або пропозиція посадовій особі; - письмове повідомлення громадян чи організацій з приводу здійснення своїх прав чи захисту інтересів
Заява може бути - службова, особиста; мотивована, немотивована
Реквізити:
1. Адресат (праворуч на останній третині рядка трохи нижче верхнього поля - посада, прізвище та ініціали адресата у Д.в.)
2. Адресант (нижче колонкою – посада, професія, ПІБ, адреса адресанта)
3. Назва (нижче посередині рядка з великої літери без крапки)
4. Текст (через 1 інтервал з абзацу)
5. Дата (ліворуч під текстом)
6. Підпис (праворуч під текстом)
Відомості про особу, що звертається з проханням, пишеться у формі Р.в. без прийменника. Але у випадку збігу однозвучних чи близько звучних прізвищ адресата та адресанта прийменник вживається.
Наприклад:
Іваненко Р.Т.
від Іваненко Тетяни Петрівни
Ковалю B.I.
від Конваль Марини Василівни
Заява може вміщувати перелік документів, які до неї додаються.
Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо лише назвати місце роботи та посаду.
Наказ щодо особового складу - розпорядчий документ, в якому оформлюють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди, стягнення, догани працівників.
Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Залежно від змісту вони укладаються за певними правилами:
1. у наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:
- на яку посаду
- до якого структурного підрозділу (відділу)
- вид прийняття (переведенням, за контрактом, на постійну, тимчасову роботу або за сумісництвом)
- особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо)
- умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу)
2. у наказах про переведення зазначають:
- з якої посади на яку
- вид, термін (постійно, тимчасово)
- мотивування (скорочення, реорганізація тощо)
3. у наказах про надання відпустки вказують:
- вид відпустки (основна, тарифна, додаткова, академічна, за власний рахунок тощо)
- загальна кількість робочих днів
- дата, з якої починається відпустка, та до якої триває (включно)
- період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової)
4. у наказах про звільнення зазначають:
- дату звільнення
- мотивування із зазначенням відповідної статті кзпп чи інших законів, статутів.
Реквізити наказів щодо особового складу: найменування міністерства чи відомства; назва організації (установи, підприємства), назва документа; номер документа; дата укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка