Структура организации и работа пользователей в системе

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №5

Тема: Вхід в систему fossdoc.

Мета: ознайомитись з призначення та структурою системи електронного документообігу FossDoc.

Обладнання: IBM PC, Windows, FossDoc

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это жизненный цикл электронных документов в организации, начиная от их получения (ввод, электронная почта и т.п.), прохождения в подразделениях с изменением состояния (доведен до сведения, согласован, подписан, в работе, закрыт и т.п.) и заканчивая списанием в архив. Часто электронный документооборот обозначается термином workflow, который характеризует движение документов как поток работ, выполняемых в рамках того или иного бизнес-процесса. Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, главными задачами которого являются организация и поддержка жизненного цикла электронных документов.

Назначение

Система электронного документооборота FossDoc — решение на платформе FossLook, предназначенное для создания электронного архива документов, организации корпоративного документооборота (workflow) и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода деятельности. Программа позволяет решить большое количество задач, реализация которых возложена на соответствующие модули. Различные комбинации таких модулей организованы в продукты. Система может быть легко перенастроена с учетом специфики работы каждого конкретного предприятия.

Программное обеспечение построено на основании классической клиент-серверной архитектуры, в его состав входят:

· Сервер FossDoc — сервер приложений, который реализует бизнес-логику и осуществляет взаимодействие клиентских программ с сервером СУБД. Модули, определяющие функции системы, подключаются к серверу приложений. Таким образом, продукты различаются серверными частями, которые содержат разные наборы модулей.

· База данных — управляется с помощью сервера СУБД (Microsoft SQL Server или Oracle). Хранит документы, справочники, информацию о пользователях, настройках и т.д.

· FossDoc Client — клиентское приложение, автоматизированное рабочее (АРМ) пользователя. С помощью этой программы обычный пользователь подключается к серверу приложений (по локальной сети или интернету) и решает свои служебные задачи, как сотрудник предприятия (организации). Одновременно АРМ пользователя является почтовым клиентом и может принимать-отправлять письма с помощью внешних почтовых серверов.

· FossDoc Администратор— клиентское приложение, мастер администрирования (АРМ администратора). С помощью данного программного обеспечения производится администрирование сервера приложений (ввод пользователей, распределение прав доступа, подключение дополнительных функций, проектирование маршрутов, создание новых типов документов и т.д.).

Функции

Рассмотрим основные функции программы:

Автоматизация делопроизводства

Система автоматизирует все аспекты современного делопроизводства: создание регистрационно-контрольных карточек, РКК (карточек документа); отправку поручений (аналог "бегунка" в обычном документообороте); учет бумажных оригиналов с помощью специальных журналов; осуществление контроля над исполнением документов; подготовку резолюций; работу с электронно-цифровой подписью, генерацию отчетов.

Поддержка различных типов документов

Все многообразие документов, с которыми работают пользователи, разделяется на определенные категории – типы документов. В системе поддерживаются распространенные в отечественном делопроизводстве типы документов: входящие и исходящие письма, обращения граждан, служебные записки, приказы и т.д. Документы могут ссылаться на другие документы или быть дочерними по отношению к главным. Поля документов могут заполняться значениями из справочников.

Кастомизация, проектирование новых документов

У вас есть возможность кастомизировать (настроить под себя) ваш продукт с помощью функциональности библиотек документов: добавить или удалить поля и/или функции документов, настроить справочники. Вы можете спроектировать собственные типы документов, а также шаблоны печатных форм, которые будут соответствовать только вашему делопроизводству. Система позволяет создавать новые документы на базе существующих, используя механизм наследования.

Гибкая маршрутизация документов

СЭД позволяет гибко настроить маршруты движения документов между подразделениями вашего предприятия, указать их порядок исполнения, согласования, подписи, регистрации и т.д. Вы можете настроить регистрацию в нескольких канцеляриях вашей организации. Поддерживается эффективный механизм создания документа на основе его проекта с фиксацией каждой стадии согласования в отдельной версии проекта.

Поддержка коллективной работы пользователей

C помощью справочника подразделений вы можете спроектировать виртуальную структуру вашего предприятия (организации) любой сложности. Ролевая модель поведения пользователей позволит вашим сотрудникам быстро освоить функции системы и эффективно заменять одного пользователя другим (исполнение обязанностей). Предоставляются мощные средства распределения доступа к общим ресурсам предприятия и коллективной работы над документами.

Структура организации и работа пользователей в системе

Базовыми понятиями системы являются подразделение и сотрудник (пользователь). Каждый сотрудник закреплен за одним подразделением. Для того чтобы начать работу с Системой, достаточно лишь одного подразделения (например, с названием Вашей организации). В демонстрационной базе уже создан набор подразделений:

Подразделения в FossDoc

При необходимости Вы можете создавать, удалять или переименовывать подразделения по своему желанию в любое время, а также создавать и удалять пользователей.

В подразделении существует набор папок для хранения документов разных типов (Входящих писем, Служебных записок и т.п.). Для разграничения доступа к папкам сотрудники условно разделены по ролям.

Сотрудники с ролью "Сотрудник канцелярии" имеют максимальные возможности для работы с документами. "Сотрудник руководитель" и "Сотрудник исполнитель" не могут сами регистрировать документы, однако руководитель имеет право подписи. Все сотрудники могут создавать проекты документов, которые позже согласуются и подписываются, а затем уже регистрируются сотрудниками канцелярии.

Практическое задание

1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями

2. Запустите программу Пуск/Программы/Foss/FossDoc Администратор

3. Используйте учетную запись "Admin" с паролем "123" для того чтобы подключиться к серверу в программе Администрирования.

4. В результате будет отображен следующий набор элементов:

Администрирование FossDoc

Работа с подразделениями

Справочник подразделений будет представлен в таком виде:

Справочник подразделений FossDoc

Вы можете выбрать сам справочник либо вкладку "Подразделения" и с помощью контекстного меню создать новое подразделение:

Создание подразделения в FossDoc

Заполните имя нового подразделения и, при необходимости, используйте закладку "Папки" для того, чтобы выбрать нужный шаблон подразделения. После того, как подразделение создано, Вы можете создавать в нем новых сотрудников.

Для удаления подразделения следует выбрать необходимое подразделение и воспользоваться командой "Удалить":

Удаление подразделения в FossDoc.

Работа с сотрудниками

Каждый пользователь-сотрудник создается в подразделении. Для простоты создания пользователя следует активировать закладку "Подразделение" в интересующем подразделении и воспользоваться командой "Создать пользователя".

Создание пользователя в FossDoc

При создании пользователя заполните поля на закладке "Пользователь" - "Логин", "Полное имя", "Пароль", далее на закладке "Роль" выберите шаблон пользователя.

Основные виды шаблонов:

· Сотрудник канцелярии - имеет максимум возможностей при работе с документами. Он работает с папками "Входящие", "Исходящие", "Служебные" и другими папками подразделения.

· Сотрудник руководитель - имеет право подписи документов

· Сотрудник исполнитель - может просто исполнять документы (минимум возможностей)

Выбор роли пользователя в FossDoc

Для простоты работы вы можете использовать одно подразделение для регистрации и хранения документов. В данном случае создайте в нем одного или нескольких сотрудников канцелярии. В остальных подразделениях можно иметь лишь исполнителей и руководителей, они могут получать документы на ознакомление или исполнение от канцелярии и далее перенаправлять их другим сотрудникам.

5. Дайте ответы на контрольные вопросы.

Лабораторна робота №5

Контрольні питання

1. Для чего предназначена система электронного документооборотаFossDoc?

2. Из каких частей состоит данное программное обоспечение? Для чего нужна каждая составляющая?

3. Перечислите основные функции программы.

4. Какие базовые понятия системы?

5. При создании пользователя какие шаблоны пользователя можно выбрать на закладке "Роль"? Какие возможности у каждой роли?

Відповіді на контрольні питання

__________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________