Функціональні кнопки на робочій панелі ЄДЕБО

⇐ Назад

Для роботи з програмою необхідні базові навички користувача Windows(наприклад, володіння програмними засобами Microsoft Word та Microsoft Excel).

У Розділі 10 описано призначення відповідних функціональних кнопок на робочих панелях у вкладках. Пропонуємо ретельно ознайомитись з функціями за кожною кнопкою, тому що посилання на них включено до більшості розділів.

Для зручності користування Інструкцією пропонуємо в Microsoft Word вибрати на робочій панелі «Вид» – «Область навігації»(або, в залежності від версії Microsoft Word, – Схема документа). Ви отримаєте можливість на панелі «Навігація» (зліва у вікні) швидко знаходити необхідний пункт та переходити до нього після натискання.

Для уникнення окремих проблем після проведення технічних робіт в ЄДЕБО (оновлення бази) необхідно повторно увійти до сторінки навчального закладу, натиснути F5.

2. Робота з ЄДЕБО-Клієнт відповідальної особи навчального закладу

2.1. Документи навчального закладу для укладання договору та реєстрації
в Єдиній державній електронній базі з питань освіти

Для успішної реєстрації навчального закладу в ЄДЕБО потрібно надіслати визначені документи для укладання договору про надання технічних послуг:

– у паперовій формі за адресою: 03057, м. Київ, вул. Довженка, 3, ДП “Інфоресурс”.

Крім того, необхідно надіслати заяву про організацію доступу до ЄДЕБО (з додатками):

– у сканованому вигляді (у форматі *.jpg) за електронною адресою: reg@inforesurs.gov.ua.

ПЕРЕЛІК ОБОВ’ЯЗКОВИХ ДОКУМЕНТІВ,

необхідних для укладання договорів про надання технічних послуг у 2013 році

(організація та підтримання доступу до ЄДЕБО):

1. Проектдоговору (два екземпляри) з підписом та печаткою навчального закладу.

Дату та номер договору навчальний заклад не зазначає !!!

2. Копія ліцензіїна надання освітніх послуг (з додатком), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

3. Копія сертифіката про акредитацію, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

4. Копія статуту (положення, у разі підписання договору з структурним підрозділом навчального закладу), завірений підписом та печаткою навчального закладу.

5. Копія довідки з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), завірена підписом та печаткою навчального закладу.

6. Копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, завірена підписом та печаткою навчального закладу.

7. Копія свідоцтва платника ПДВ (або документа, що звільняє навчальний заклад від сплати ПДВ), завірена підписом та печаткою навчального закладу (згідно пункту 8.7 проекту Договору).

8. Копія форми № 2-3нк «Звіт вищого навчального закладу на початок навчального року» (аркуші з розділом Х за всіма формами навчання) станом на 01 жовтня 2012 р., завірена підписом та печаткою навчального закладу.

9. Заява про організацію доступу до ЄДЕБО (за формою згідно додатку № 1 до договору) з підписом та печаткою навчального закладу з наступними додатками:

- дані користувачів (за формою згідно додатку до заяви), окремо на кожного відповідального працівника по роботі в ЄДЕБО, з підписомта печаткою навчального закладу. На звороті обов’язково має бути надрукована та підписана користувачем ЄДЕБО згода на обробку персональних даних;

- копія наказу навчального закладу про призначення відповідального(них) по роботі в ЄДЕБО (адміністратор, оператор(и), завірена підписом та печаткою навчального закладу).

10. Копія довіреності, завірена підписом та печаткою навчального закладу (у разі підписання договору керівником структурного підрозділу навчального закладу).

11. Супровідний лист з переліком документів, що прикладаються.

На електронну адресу, вказану в даних на реєстрацію адміністратора навчального закладу, Вам прийде електронний лист з офіційної електронної пошти ЄДЕБО – reg@inforesurs.gov.ua – з наданими логіном та паролем (не менш 6 символів) і з посиланням http://edbo.gov.ua, за яким треба перейти на особисту сторінку навчального закладу.

ВАЖЛИВО! Навчальний заклад має можливість замовити Довідку щодо його включення до ЄДЕБО, яку буде автоматично сформовано в базі та видано навчальному закладу (за письмовим запитом – надіслано поштою).

2.2. Авторизація навчального закладу

Перейшовши за посиланням http://edbo.gov.ua, перед Вами відкриється вікно:

Необхідно зазначити логін та пароль, які вказані в листі, надісланому з електронної пошти reg@edbo.gov.ua.

У разі правильного введення даних з`явиться повідомлення з пропозицією щодо зміни паролю, який було зазначено у листі, на зручний для Вашого використання пароль. Після успішної зміни надалі використовується Вашновий пароль.

ВАЖЛИВО!

В разі помилкового вводу паролю більше ніж 5 спроб користувача з даним логіном автоматично буде заблоковано!

Для розблокування Вам потрібно звернутись до технічної підтримки ЄДЕБО.

ПОПЕРЕДЖЕННЯ!

Особам, працюючим з ЄДЕБО слід розуміти, що всі введені дані є відомостями, які підлягають спеціальному зберіганню відповідно доЗакону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 р. Їх спотворення та несанкціоноване розповсюдження тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством України. Допуск осіб, працюючих з ЄДЕБО (операторів), повинен бути суворо регламентованим адміністративними заходами навчального закладу. Паролі операторів повинні бути строго персоніфіковані (ОДИН ОПЕРАТОР – ОДИН ПАРОЛЬ). Розголошення паролів іншим особам є неприпустимим. Паролі повинні періодично змінюватись.

Якщо Ви забули свій пароль, виконайте необхідні дії по його відновленню, після чого на Ваш e-mail прийде повідомлення з новим паролем.

3. Дані

3.1. Основні дані

Для входу до облікового запису, створеного для навчального закладу в Єдиній базі, введіть логін і пароль, встановлений Вами, та натисніть «Вхід».Відкриється сторінка, яка має наступний інтерфейс:

Таке повідомлення є попередженням, оскільки дані ще не верифіковано, тобто не звірено в Єдиній базі офіційні документи, що підтверджують можливість навчального закладу здійснювати освітню діяльність. Натисніть «Продовжити» для переходу на сторінку основних даних навчального закладу.

Головна робоча панель розділу має наступний вигляд:

Дані, необхідні для роботи навчального закладу в ЄДЕБО, вводяться у вкладці «Навчальний заклад». Звертаємо увагу, що доступ до внесення та редагування ОСНОВНИХ ДАНИХ навчальних закладів надано лише визначеним спеціалістам Адміністратора ЄДЕБО.

Спочатку вносяться (редагуються) «Основні дані».Панель має наступний вигляд (приклад):

Для перегляду «Додаткової інформації» та «Даних для верифікації» необхідно натиснути на відповідну вкладку.

3.1.1. Додання рівня акредитації (До відома)

Необхідно зазначити дату початку та закінчення дії сертифікату про акредитацію навчального закладу.

Потрібно клікнути на кнопку «Акредитація» та у вікні, що з'явиться, спочатку видалити попередні (недіючі) дані (іноді це є «–»), потім додати необхідні дані. Зміни вносяться адміністратором ЄДЕБО.

3.1.2. Перенести в історію (До відома)

Для внесення змін до «Основних даних» навчальний заклад направляє до ДП «Інфоресурс» лист (у паперовому вигляді), де вказується, які саме дані треба змінити, та прикладає до листа копії документів, що є підставою для внесення змін. Зміни вносяться адміністратором ЄДЕБО.

3.1.3. Перегляд історії змін

Навчальний заклад може переглянути зміни, внесені до «Основних даних»(інформацію у попередньому стані). Поля, які змінювались, виділені кольором. За необхідності, редагування або відновлення (до попереднього стану) здійснюється адміністратором ЄДЕБО.

3.1.4. Підпорядкування

Головний навчальний заклад може переглянути перелік підпорядкованихйомунавчальних закладів та, за наявності доступу, перейти на їх сторінки в ЄДЕБО (або через ).

3.1.5. Верифікація документів, що підтверджують надання освітніх послуг навчальним закладом

Верифікація документів -перевірка (підтвердження) даних щодо легітимності надання освітніх послуг навчальним закладом.

Верифікація проводиться у вигляді завантаження сканованих копій документів, що підтверджують легітимність надання освітніх послуг навчальним закладом, повноваження його керівництва та відповідальних осіб. Документи повинні бути оформлені належним чином, згідно вимог діловодства (окремі з них – на бланку навчального закладу, з підписом керівника та гербовою печаткою).

УВАГА!

Наявність неверифікованих документів в «Основних даних» після встановленого терміну може призвести до блокування адміністратором ЄДЕБО роботи навчального закладу в Єдиній базі.

Перелік документів навчального закладу відображується у таблиці «Дані для верифікації»:

1) Договір на підключення до ЄДЕБО

2) Додаткова угода (договір) на 2013 рік

3) Договірна 2014 рік

4) Довідка про занесення до ЄДРПОУ

5) Зразок підпису керівника НЗ

6) Зразок відбитка печатки НЗ

7) Копія наказу про призначення керівника

8) Ліцензія на надання освітніх послуг (з додатками до неї)

9) Сертифікат про акредитацію (для ВНЗ)

10) Свідоцтво про атестацію (для ПТНЗ)

11) Статут (1, 2 сторінки) (для юридичних осіб)

12) Положення про відокремлений підрозділ ВНЗ (1, 2 сторінки) (без права юридичної особи)

13) Структура навчального закладу в ЄДЕБО

14) Довіреність (для відокремленого підрозділу ВНЗ, за наявності)

15) Погодження на доступ до даних для головного ВНЗ (для відокремленого підрозділу ВНЗ, за наявності)

У залежності від правового статусу навчального закладу є особливості у переліку документів, що завантажуються на верифікацію:

– «Юридична особа» – на верифікацію завантажують копію статуту навчального закладу;

– «Без права юридичної особи» – на верифікацію завантажують копію положення про відокремлений підрозділ навчального закладу.

Діяльність керівників відокремлених структурних підрозділів здійснюється на основі довіреності згідно статті 95 Цивільного Кодексу України.

В Єдину базу завантажуєтьсядовіреність у випадку, якщо договір (додаткова угода) заключено безпосередньо між керівником цього структурного підрозділу та ДП «Інфоресурс».

Довіреність для керівників структурних підрозділів не завантажується до Єдиної бази у випадках:

1) Договір головного та підпорядкованого навчальних закладів спільний;

2) Договір заключено з підпорядкованим навчальним закладом, але підписаний керівником головного навчального закладу.

Для деяких документів визначені спеціальні вимоги оформлення та завантаження:

Зразок підпису керівника навчального закладу та Зразок відбитка печатки формуються на окремих аркушах бланку навчального закладу.

Зразок підпису керівника навчального закладу оформлюється на бланку навчального закладу. У документі вказується посада керівника та його ПІБ, документ завіряється підписом та печаткою відділу кадрів.

Зразок відбитка печатки оформлюється на бланку навчального закладу. У документі ОБОВ’ЯЗКОВО вказується дата введення в дію печатки у навчальному закладі.

Довіреність (для підпорядкованих НЗ) – документ, наданий керівником головного НЗ, на основі якого здійснює управління керівник відокремленого структурного підрозділу, правовий статус такої установи – без права юридичної особи.

Структура навчального закладу створюється відповідно до листа ДП «Інфоресурс» від 17.12.2012р. №1111 щодо упорядкування даних про навчальні заклади в Єдиній базі. Лист розміщено на сайті ДП «Інфоресурс» в розділі Новини (www.inforesurs.gov.ua/news).

Погодження щодо надання доступу до даних завантажують навчальні заклади (відокремлені структурні підрозділи), які входять до структури навчальних закладів.

1) Завантажити файл

Ви можете завантажити (дозавантажити) новий файл документа змінити чи існуючий (зі статусом «Новий»).

Для завантаження файлу на перевірку оберіть у таблиці (виділіть помаранчевим кольором) необхідний рядок з назвою документа та натисніть кнопку .

Після натискання відкриється вікно:

Натисніть (вибір файлу) та додайте файл з документом.

При потребі, якщо документ має більше однієї сканкопії, додайте необхідні файли.

Завантажуйте файли в форматі JPEG (*.jpg, розмір не більше 1Мб).

Для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім «Змінити».

Повідомлення про те, що документ завантажено, можна переглянути в стовбці «Чи є файл».

2) Верифікувати

Перевірка завантаженого документу відбувається після надання йому статусу «Потребує верифікації».

Після завантаження документів їх необхідно направити на верифікацію (встановити документу статус «Потребує верифікації») одним з двох способів:

– впевнившись у завантаженні всіх документів, оберіть (виділіть помаранчевим кольором) відповідний рядок з таблиці, в який завантажено файл, та натисніть кнопку ;

– рекомендованим шляхом, натиснувши в стовбці «Тип» на потрібний документ.

На екрані з’явиться зображення завантаженої сканкопії документу.

Перегляньте, чи відповідає даний документ запропонованому до завантаження, та зверніть увагу на чіткість відображення даного документу.

Впевнившись у відсутності помилок, натисніть «Потребує»(знаходиться у верхньому лівому куті вікна). Це означає, що документ направлено на верифікацію (тобто на перевірку достовірності) оператору ЄДЕБО.

У разі, якщо документ вже має статус «Потребує верифікації», але його потрібно замінити, необхідно спочатку знов надати документу статус «Новий»(знаходиться у верхньому лівому куті вікна зі сканкопією документу).Тільки після цього буде доступною можливість повторного завантаження документу.

Документи, відправлені на верифікацію, перевіряє на достовірність адміністратор ЄДЕБО. Якщо документи відповідають встановленим вимогам, їм надається статус «Верифіковано».

Якщо виникне помилка, документ отримає статус «Не верифікований». У разі відхилення документу адміністратором ЄДЕБО, з Єдиної бази надійде повідомлення із зазначенням причини, з якої верифікацію не пройдено. Для повторного завантаження визначеним вище порядком надайте йому статус «Новий».Після усунення недоліків знов направте новий (виправлений, змінений) файл на верифікацію.

Кожну операцію щодо стану верифікації документу можна побачити на сторінці перегляду документа. У закладці «Історія верифікації»відображеновсі статуси, які встановлювались документу (останній є активним, він виділений зеленим кольором):

ВАЖЛИВО!

1) Завантажені сканкопії документів повинні відповідати їх паперовому варіанту, направленому поштою.

2) Після верифікації документу внести зміни буде неможливим, тому перед відправленням на верифікацію необхідно ретельно перевірити правильність внесених даних. У разі виникнення необхідності щодо внесення змін – зверніться листом із запитом до служби підтримки для зняття верифікації.

3) Оновити

На панелі управління знаходиться функціональна кнопка

Натисніть її для оновлення поточної сторінки, після чого будуть відображені всі здійснені зміни.

3.2. Анкетування

Вкладку«Анкетування»призначено для проведення опитування навчальних закладів з метою надання оцінки роботи Єдиної бази та пропозицій для її покращення.

3.3. Ліцензії

Вкладка«Ліцензії»складається з трьох таблиць:

- ліцензії навчального закладу;

- дані ліцензії;

- дані верифікації ліцензії.

3.3.1. Ліцензії навчального закладу

ВАЖЛИВО!

Якщо ліцензія однакова для головного та підпорядкованих навчальних закладів, вона вноситься кожним навчальним закладом з відповідними додатками (обмеження, що були встановлені раніше, зняті).

1) Додати

Для заповнення даних оберіть на робочій панелі

Занесіть визначену інформацію з ліцензії та натисніть «Додати»,щоб дані збереглись в системі.

Після заповнення даних, визначених у таблиці, в її нижній частині буде відображено інформацію по даному документу – «Параметри ліцензії».

2) Редагувати

3) Знищити

4) Оновити

5) Активувати

Застосовується Адміністратором ЄДЕБО для активації оновленої ліцензії навчального закладу (за запитом щодо внесених змін).

6) Копіювати

Обравши на робочій панелі «Копіювати»,відповідальна особа навчального закладу має можливість копіювати ліцензію, що вже була занесена до системи. Це необхідно у випадку, коли навчальний заклад отримав таку ж ліцензію, але з незначними змінами. Копіювання дає можливість не заносити всі дані заново, а лише внести корективи.

3.3.2. Дані ліцензії

В таблиці «Ліцензії навчального закладу» виберіть ліцензію, дані щодо якої будуть вноситись.

До таблиці «Дані ліцензії»вноситьсяінформація з додатків до ліцензії (з урахуванням підрозділу, який відповідає за напрям (о.к.р. бакалавр) таспеціальність(о.к.р. молодший спеціаліст, спеціаліст, магістр).

Попередження!

На даний час до ЄДЕБО не вносити інформацію щодо інших освітньо-кваліфікаційних рівнів, крім зазначених.

1) Додати

Обравши на робочій панелі ,

Ви отримаєте анкету для додавання даних ліцензії.

Функціональними кнопками «-» та «+»,за необхідності, Ви можете додати або видалити підрозділ, у якому здійснюється підготовка за вибраним напрямом (спеціальністю) (для цього попередньо необхідно занести інформацію до вкладки «Структура»). Дані будуть використовуватись при доданні інформації у вкладці «Пропозиції».

Вкажіть код напряму або спеціальності (у сусідньому віконці) та натисніть «Пошук»для відображення вказаних даних. Наприклад, напрям «Дошкільна освіта».

ВАЖЛИВО!

У Довідниках інформацію щодо кодів напрямівтаспеціальностей внесено згідно діючих керівних документів, а саме:

Переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста і магістра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 787 (останні зміни – ПКМУ № 227 від 21.03.2012); / http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/787-2010-%D0%BF /

Переліку напрямів, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційним рівнем бакалавра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2006 р. № 1719 (останні зміни – ПКМУ № 576 від 01.06.2011); / http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1719-2006-%D0%BF/print1343207203966705 /

Переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 червня 2007 р. № 839 (останні зміни – ПКМУ № 365 від 26.05.2010); / http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/839-2007-%D0%BF /

наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 9 листопада 2010 року № 1067 «Про введення в дію переліку спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста і магістра, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 787» / http://document.ua/pro-vvedennja-v-diyu-pereliku-specialnostei-za-jakimi-zdiisn-doc38057.html /, у якому затверджено:

таблицю відповідності спеціальностей переліку 2010 напрямам підготовки переліку 2006 (згідно з додатком 1);

таблицю зіставлення спеціальностей освітньо-кваліфікаційних рівнів спеціаліста і магістра за переліком 1997 і переліком 2010 (згідно з додатком 2);

данихДодатків № 1 та 2 до Умов прийому до вищих навчальних закладів України в 2012 році, затверджених наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 12 жовтня 2011 р. №1179. / http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1221-11 /

керівних документів інших міністерств та відомств.

Постанови Кабінету Міністрів України та накази Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України також розміщено на сайті ДП «Інфоресурс» в розділі «Правове поле» (inforesurs.gov.ua/prav_pol.html).

Звертаємо Вашу увагу на те, що:

код напряму (о.к.р. бакалавр)повинен містити6 цифр після крапки (наприклад, 6.010101);

код спеціальності (о.к.р. молодший спеціаліст, спеціаліст, магістр) повинен містити8 цифр після крапки (наприклад, 5.01010101).

У тому випадку, коли коди напрямівтаспеціальностей, вказані в додатках до ліцензії, не включені до Довідників в ЄДЕБО, дані в базу необхідно внести з урахуванням вимог вищезгаданого наказу МОНМСУ від 9 листопада 2010 року № 1067 (згідно таблиць відповідності та зіставленняспеціальностей).

У вікно «Кількість місць» внесіть ліцензований обсяг за даним напрямом (спеціальністю). Якщо прийом студентів за одним напрямом (спеціальністю) здійснюється кількома підрозділами навчального закладу, включеними до його структури, навчальний заклад розподіляє ліцензований обсяг між цими підрозділами (розподіл, за необхідності, можна буде корегувати під час вступної кампанії).

2) Редагувати

3) Знищити

4) Оновити

3.3.3. Дані верифікації ліцензії

ВАЖЛИВО!

Після верифікації документу внести зміни буде неможливим, тому перед відправленням на верифікацію необхідно перевірити правильність внесених даних. У разі виникнення необхідності внесення змін зверніться з запитом до технічної підтримки.

Передбачається, що верифікацію ліцензій буде здійснювати установа, уповноважена МОНМСУ (на сьогодні верифікація ліцензій не проводиться).

Для верифікації ліцензії необхідно виділити відповідну ліцензію в таблиці «Ліцензії навчального закладу» та завантажити її скан-копії за допомогою робочої панелі, яка має наступний вигляд:

1) Додати сторінки

2) Верифікувати

3) Оновити

3.4. Рейтинги

У вкладці«Рейтинги» заповнюється інформація з метою виконання листа МОН від 13.12.13 р. за № 1/11-19624 «Про рейтингування вищих навальних закладів у 2014 році» (для ВНЗ ІІІ-ІV рівнів акредитації).

Вкладка «Рейтинг» складається з «Таблиці рейтингів» та «Даних для верифікації».

3.4.1. Таблиця рейтингів

Таблиця має наступну панель управління:

1) Навчальний рік

Оберіть навчальний рік, за який заповнюються дані.

2) Редагувати

Заповніть вказану таблицю документально підтвердженими даними. Зробіть подвійний клік маніпулятора (миші) на потрібному показнику або виділіть цей показник та натисніть .

У вікні, що з’явиться, внесіть значення показника та натисніть «Застосувати» для відображення даних у таблиці.

3) Розрахунок

Для розрахунку середнього значення результатів ЗНО та середнього значення бала документів про повну загальну середню освіту натисніть .

У вікні, що з’явиться, натисніть кнопку «Розрахувати». У формі з’являться дані середніх балів документів про освіту за обрану вступну кампанію для пунктів П35 та П36.

Отримані дані необхідно внести у відповідні пункти таблиці.

4) Оновити

5) Друк

Натисніть кнопку «Друк» та збережіть дані у необхідному форматі.

3.4.2. Дані для верифікації

1) Завантажити файл

2) Верифікувати

На верифікацію завантажується сканована копія документу, що був відправлений до МОН, у тому разі, коли не надійшло зворотнього повідомлення про виправлення помилок у документі.

3) Оновити

3.5. Структура

Дана вкладка необхідна для додання навчальним закладом всіх підпорядкованих йому елементів, для структурних підрозділів. Інформація щодо структури навчального закладу використовується під час занесення даних ліцензій, подання пропозицій на вступ до навчального закладу,внесеннята облікуконтингенту студентів (мають значення надані підрозділу права щодо прийому заяв абітурієнтів, обліку студентів та співробітників).

Вкладка має наступний вигляд:

Для додання нового елементу натисніть на панелі , після чого з’явиться вікно:

У «випадаючому» списку вкладки «Загальні дані» оберіть тип структурного підрозділу,

внесіть повну та скорочену назви даного підрозділу. Інформація щодо кафедр та нижче вноситься за необхідності.

При потребі внесіть додаткову інформацію (опис). Позначте початкову та кінцеву дати існування даного підрозділу (якщо кінцеву дату не визначено, залишіть встановлену за умовчанням).

Для визначення наданих підрозділу прав позначте «галочками» відповідні поля (приклад наведено нижче).

Для встановлення можливості подання вступниками заяв одночасно до головного вищого навчального закладу, так й, окремо, до його відокремленого структурного підрозділу (тобто більше трьох до головного навчального закладу з його відокремленими структурними підрозділами) зробіть відповідну позначку в полі «Рахувати структурний підрозділ окремим УЗ при підрахунку 5/3» (відповідність інформації перевіряється!).

Інші можливості (щодо співробітників) будуть реалізовані пізніше.

Також на даний час не є обов’язковим заповнення вкладки «Спеціальності»,яку передбачено для кафедр.

У вкладці «Спеціальності» введіть код напряму, за яким кафедра веде підготовку, та натисніть , після чого отримаєте (приклад):

Позначте «галочками» необхідні напрями та натисніть , після чого отримаєте (приклад):

Повторіть цей алгоритм для всіх необхідних напрямів.

Для видалення помилково введених даних натисніть .

Після занесення всієї інформації для збереження даних натисніть «Застосувати», після чого інформація щодо підрозділу в таблиці прийме вид:

До розділу необхідно додати всі структурні підрозділи, що є у підпорядкуванні навчального закладу.

3.6. Звіти

До вказаної вкладки буде завантажуватись необхідна звітна та статистична інформація, доступна до скачування.

На даний час формуються наступні звіти:

1. Журнал реєстрації осіб, які вступають до навчального закладу(форма № Н-1.02), затверджений наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 29 березня 2012 р. № 384.

2. Оперативні дані за наступними формами, встановленими Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України, а саме:

Зведені дані про результати прийому (форма № 1);

Інформація про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями (форма № 2).

3. Моніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012, а саме:

Зараховано на перший курс денної форми навчання мешканців області, де розташований навчальний заклад (додаток № 1);

Зараховано на перший курс денної форми навчання за регіонами України (додаток № 2).

4. Зведені дані по контингенту студентів.

5. Студенти, у яких активно декілька освіт.Звіт призначено для виявлення та виправлення навчальним закладом помилок:

– студент паралельно здобуває освіту за кількома спеціальностями (напрямами) з порушенням нормативних актів. Наприклад, студент навчається за державним замовленням двічі за одним ОКР або паралельно навчається на денній формі;

– при внесенні даних студента до Єдиної бази допущено технічну помилку. Наприклад, студент двічі внесений на одну спеціальність (напрям).

1) Вивести

1.1) Виведення на друкЖурналу реєстрації осіб, які вступають до навчального закладу(форма № Н-1.02):

– виділіть строку «Журнал реєстрації осіб…» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Пропозиція»:

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строки «Дата початку»та«дату закінчення»(також можна виставити час, за який виводиться журнал);

– оберіть пропозицію, за якою необхідно вивести Журнал, та натисніть «Вибрати»:

– у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

Зверніть увагу! Журнал виводиться окремо для кожної пропозиції.

1.2) Виведення на друкЗведених даних про результати прийому(форма № 1):

– виділіть строку «Зведені дані про результати прийому»та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «ОКР Загальний»,оберіть потрібний ОКР та натисніть «Вибрати»;

– таким же чином оберіть форму навчання;

– у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

– повторіть дії для всіх необхідних варіантів «ОКР + Форма навчання»;

– для виведення загальних даних необхідно, щоб поля ОКРта Форма навчаннябулинезаповненими. Для їх очищення від попередньої інформації натисніть на робочій панелі «Оновити», а вже потім«Вивести».

До заочної форми навчання включено: заочна, вечірня, екстернат, дистанційна.

До ОКР включено всі його деталізації в пропозиціях на вступ.

У примітках до форми № 1 зазначено, що вона складається за ОКР молодший спеціаліст та бакалавр.

У пункті 3 «Сільська молодь» вказано кількість осіб, в адресі яких вказано село або селище (у форматі КОАТУУ).

Також відсутня в базі інформація по пункту 4щодо осіб, які будуть навчатись на умовах отримання довготривалих цільових кредитів.

1.3) Виведення на друкІнформації про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями:

– виділіть строку «Інформація про результати прийому…»та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ.

При цьому звертаємо увагу, що у дані у стовбцях «План» відповідатимуть даним у пропозиціях на вступ, у стовбцях «Факт» - даним у сформованих в ЄДЕБО наказах про зарахування.

1.4) Виведення на друкзвітуМоніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012 (додатки № 1 або № 2);

– виділіть строку «Моніторинг міграційних потоків …» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Вступна кампанія»:

– оберіть рік, за який необхідно вивести звіт, та натисніть «Вибрати»;

– у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

1.5) Виведення на друкЗведених даних по контингенту студентів:

– виділіть строку «Зведені дані …» та натисніть ;

– у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Структурний підрозділ»та оберіть підрозділ, за яким необхідно вивести зведені дані, та натисніть «Вибрати».Для виведення даних щодо всього навчального закладу залишіть поле незаповненим;

–

– таким же чином оберіть навчальний рік;

– у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

1.6) Виведення на друкзвітуСтуденти, у яких активно декілька освіт:

– виділіть строку «Студенти, у яких…»та натисніть ;

– у вікні, що відкриється натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx).

2) Оновити

3.7. Повідомлення

У вкладці показуються повідомлення, що надходять навчальному закладу з ЄДЕБО, для доведення до адміністраторів та користувачів навчального закладу обов’язкової та невідкладної інформації.

За наявності нових повідомлень при вході користувача в базу виводиться попередження, після натискання на яке здійснюється автоматичний перехід до цієї вкладки.

В дужках вказано типи та кількість повідомлень. Повідомлення можуть бути одноразовими, постійними або на встановлений термін.

Для ознайомлення з текстом повідомлення натисніть «Переглянути».

Повідомлення стає неактивним після його прочитання або виконання дій, передбачених в ньому.

3.8. Звернення

Вкладка «Звернення»створена для обробки запитів (звернень) навчальних закладів та вирішення проблемних питань в Єдиній базі, функціонує на заміну листів електронної пошти.

Зверніть увагу! Офіційні листи, завантажені до вкладки «ЗВЕРНЕННЯ», у паперовому вигляді до ДП «Інфоресурс» не надсилаються!

Відкривається таблиця:

На робочій панелі розташовані наступні кнопки:

– «Додати»: створення звернення;

– «Редагувати»: редагування вже створеного звернення, яке знаходиться лише в статусі «Новий»;

– «Видалити»;

– «Оновити»;

– «Xls» – експорт таблиці з переліком звернень;

– «Додати сторінки»:завантаження сканкопій документів;

– «Верифікувати»: направлення звернення на опрацювання (встановлення статусу «Потребує верифікації»).

Стовбці таблиці мають наступне значення:

– № –номер запиту;

– Тип –напрям проблемних питань у зверненні;

– Текст –супровідний текст (коментар до листа);

– Змінено –дата створення запиту;

– Додав –користувач ВНЗ, який створив запит в Єдиній базі;

– № вер. –номер документа на верифікацію;

– Стат.вериф. –поточний статусдокумента на верифікацію;

– Дата вст. стат. –дата встановлення поточного статусу;

– Виконавець –особа, якою встановлено останній статус (після обробки запиту – спеціаліст зі служби підтримки);

– Коментар – зазначається коментар виконавця чи помилку при відмові у вирішенні.

Для створення нового звернення необхідно натиснути кнопку «Додати», обрати тип звернення та коротко описати його зміст.

У полі «Модуль» необхідно зазначити модуль Єдиної бази в якому проводитимуться зміни, після чого натиснути «Застосувати». Наприклад, необхідно зняти з верифікації накази по студентах – модуль «Накази по студентах». Заповнення поля є необов’язковим, але дозволяє пришвидшити вирішення питання.

Зверніть увагу! Для типів звернень, які мають знак «*» обов’язково завантажується офіційний лист від навчального закладу.

Поля «Вих. № листа» та «Дата» (листа) заповнюються для типів звернень, які мають знак «*». В них зазначаються дані листа, який буде завантажено для обробки.

Типи звернень:

№№	Назва запиту	Розділ Єдиної бази
1.	* Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, та, за необхідності, надання доступу для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо)	Дані, Вступ, Навчальний процес
2.	Корегування даних у картці особи (ПІБ,дані документу, середній бал документу про освіту тощо)	Картка особи
3.	* Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток	Картка особи
4.	НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер)	Картка особи
5.	НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає датіїїнародження,вказаній при замовленні документу про освіту, у сертифікаті ЗНО тощо	Картка особи
6.	Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) та датою народження	Картка особи
7.	Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій)
8.	* Зміна дати встановлення статусу особи в наказіпро зарахування на навчання (наприклад, наказ про зарахування від 25.08, студентів зараховано з 01.09, а внесено дані як з 25.08)	Вступ
9.	* Зміна навчального року та курсу навчання особи в наказах про зарахування та по контингенту (наприклад, в наказі про зарахування на навчання помилково встановлено 2012/2013 навчальний рік замість 2012/2013)	Дані, Вступ, Навчальний процес
10.	* Зміна Основних даних НЗ: номери телефонів, адреса електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами)	Дані
11.	* Надання НЗ доступу до Тестової бази (тренування користувачів НЗ, для перевірки інтеграції власного програмного засобу)
12.	* Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення функцій ЄДЕБО
13.	Звернення НЗ щодо програмних методів,що застосовуються в ЄДЕБО
14.	Інші питання
15.	* Надання доступу до Вступної кампанії	Вступ
16.	Скарга

До звернення необхідно підкріпити скановані копії документів стосовно цього запиту (офіційний лист, паспорт, освітні документи тощо), натиснувши «Додати сторінки».

Для направлення звернення на опрацювання його необхідно перевести в статус «Потребує обробки» натиснувши «Верифікувати».

Звернення може мати статуси:

ü «Нове»: створено нове звернення;

ü «Потребує обробки»: звернення відправлено до розгляду службою підтримки;

ü «Оброблюється»: звернення опрацьовується оператором;

ü «Вирішено»: завершено роботу зі зверненням;

ü «Відмова»: звернення потребує уточнення або відмовлено в його обробці з повідомленням причини.

Для підвищення оперативності опрацювання ЗВЕРНЕНЬ навчальних закладів в Єдиній базі необхідно при їх завантаженні чітко обирати тип звернення та дотримуватись наступного порядку їх оформлення за обраним типом.

1. Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, та, за необхідності, надання доступу для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо)

– від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Для наказу вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, причина зняття з верифікації, за потреби відкриття доступу – причина цього;

– За потреби надаються копії документів;

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

Тип наказу	№ наказу в ЄДЕБО	№ наказу	Дата наказу	Причина зняття з верифікації	Причина відкриття доступу
Приклад:
Переведення		33-ю	18.10.2013	Помилково включений Стрюк В.П.	Не включений Палюк О.В.

Внесення до Єдиної бази даних по контингенту студентів за минулі роки здійснюється виключно за погодженням Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України.

Тобто закрито довнесення нових студентів у розділі «Студенти». Доступ до функції надається за наявності листа з погодженням Міністерства

1) В МОН України відправляється лист в якому описується проблема та зазначається про необхідність надання доступу для довнесення даних щодо студентів (вступників) до Єдиної бази.

2) У разі погодження листа Міністерством освіти і науки України, лист передається до ДП «Інфоресурс».

3) Після реєстрації листа в ДП «Інфоресурс» спеціаліст служби підтримки телефонує адміністратору навчального закладу та повідомляє про відкриття доступу для внесення даних до Єдиної бази.

2. Корегування даних у картці особи (ПІБ,дані документу, середній бал документу про освіту тощо)

– Копії документів, що є підставою для внесення змін.

3. Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Надаються пояснення щодо виправлень та вказуються: ПІБ та дата народження особи, ідентифікаційні номери осіб, картку якої необхідно видалити та до картки якої переносяться дані.

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо.

4. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер)

– Сканована копія документу, який неможливо додати.

5. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає датіїїнародження,вказаній при замовленні документу про освіту

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо;

– Копія документа про освіту.

6. Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) та датою народження

– Вказуються дані (згідно повної форми додання особи): ПІБ, адреса проживання, дата видачі медичної довідки, номер телефону, іноземна мова, що вивчалась, ПІБ, номери телефонів батьків;

– Копія сторінок документа, що посвідчує особу, з необхідними даними;

– Копія документа про освіту (з додатком).

7. Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій)

– Скріншоти помилок з поясненнями;

– Копії необхідних документів.

8. Помилки у «Видачі документів»: невірна дата народження особи у документі, документ не знайдено в ЄДЕБО тощо (додається таблиця встановленої форми з переліком осіб та сканкопії підтверджуючих документів)

– Дані оформлюються в таблиці:

№ зп	№ запису у Видачі документа	Тип помилки	ПІБ особи	Серія та номер документа	Дата в ЄДЕБО	Дата в ПІТ
Приклад:
		Не співпадає дата народження	Стрюк Петро Семенович	КВ 121456	18.01.1992	25.02.1992
		Документ не знайдено	Тан Іван Дмитрович	КВ 423406

– Копія паспорта (1 сторінка) (якщо в документі не відповідає дата народження);

– Копія документа (якщо документ не знайдено).

9. Зміна дати встановлення статусу особи в наказіпро зарахування на навчання (наприклад, наказ про зарахування від 25.08, студентів зараховано з 01.09, а внесено дані як з 25.08)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, встановлена дата та дата, на яку необхідно змінити;

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

№ наказу	Дата наказу	№ наказу в ЄДЕБО	Встановлена дата	Дата, на яку необхідно змінити
Приклад:
33-ю	18.10.2013		15.09.2013	15.10.2013

10. Зміна навчального року та курсу навчання особи в наказах про зарахування та по контингенту (наприклад, в наказі про зарахування на навчання помилково встановлено 2012/2013 навчальний рік замість 2013/2014)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, тип наказу встановлений навчальний рік та навчальний рік, на який необхідно змінити (або встановлений курс та курс, на який необхідно змінити);

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

№ наказу	Дата наказу	№ наказу в ЄДЕБО	Тип наказу	Встановлений навчальний рік	Навчальний рік, на який необхідно змінити	Встанов-лений курс	Курс, на який необхідно змінити
	Приклад:
33-ю	18.10.2013		зарахування	2012/2013	2013/2014
34-бо	21.10.2013		переведення

Якщо запис не є останнім зміна даних не буде проведена.Зверніть увагу! Зміна відбувається лише в останньому записі історії навчання студента/учня. Якщо запис не є останнім, зміна даних не буде проведена. Для виконання зміни у картці особи (записі про навчання) видаліть усі наступні записи про навчання так, щоб останнім залишився запис для якого потрібно провести зміни.

11. Зміна Основних даних НЗ: номери телефонів, адреса електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з новими даними та поясненнями.

12. Надання НЗ доступу до Тестової бази (тренування користувачів НЗ, для перевірки інтеграції власного програмного засобу)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням створення тестового запису.

13. Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення функцій ЄДЕБО

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з пропозиціями та обґрунтуванням, а також, за необхідності, копіями документів.

14. Звернення НЗ щодо програмних методів,що застосовуються в ЄДЕБО

– Для пропозицій розвитку - офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням та обґрунтуванням;

– Для виправлення помилок – скріншот з поясненнями.

15. Інші питання

– Скріншоти помилок з поясненнями;

– Копії необхідних документів.

Скарга

Для обробки звернення в тексті (сканованій копії) вкажіть:

– час та дату дзвінка;

– ім’я спеціаліста служби підтримки;

– проблемне питання, що обговорювалось;

– відповідь, яку отримано під час звернення, та суть претензії (пропозицію щодо покращення роботи).

Скарга може бути поданою за підписом адміністратора навчального закладу.

Надання доступу до Вступної кампанії

- Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) із зазначенням періоду, на який відкриватиметься доступ до вступної кампанії.

- Сторінки правил прийому, в якій зазначені періоди проведення вступної кампанії.

⇐ Назад