Інформація щодо прав доступу в ЄДЕБО в залежності від групи користувачів. 4 страница
– ПІБ – прізвище, ім’я та по-батькові вступника;
– Т(тип) – показник вступників, що зараховуються за співбесідою (позначка «С») або учасники міжнародних олімпіад(позначка «М») (у Списку рекомендованих виводяться перед рейтинговим списком осіб, що вступають за конкурсом (згідно Умов прийому - 2013).
– ОС – номер особової справи вступника;
– Бал –кількість балів вступника;
– ПК, ПЧ –показники щодо наявності підстав для позаконкурсного або першочергового вступу;
– Статус– поточний статус заяви;
– Б, К –показник вступу набюджетний (контрактний) тип навчання (для статусів «Рекомендовано» та «До наказу»);
– Ц –наявність у вступника цільового направлення;
– Д –наявність у навчальному закладі оригіналів документів вступника;
– № заяви– загальний (унікальний) номер заяви в ЄДЕБО.
Заяви абітурієнтів-іноземців, яким обрано тип вступу «На загальних підставах» відображаються в списках рекомендованих разом із заявами громадян України.
У вікні «Вибір заяв» заяви розташовані у трьох вкладках (за типами прийому):
– Цільове зарахування;
– Зарахування поза конкурсом;
– Зарахування за конкурсом.
Строки таблиці мають кольорову підказку:
– в межах обсягу прийому на бюджет (за держзамовленням) – зеленого кольору;
– в межах обсягу прийому на контракт (решта місць ліцензованого обсягу) – жовтого кольору.
Згідно Умов прийому з числа осіб з особливими умовами вступу мають право брати участь у конкурсі на загальних засадах, відповідно до конкурсного балу:
– особи, які не зараховані на цільові місця за окремим конкурсом;
– особи, які за результатами співбесіди не рекомендовані до зарахування на навчання і які подали сертифікати ЗНО з конкурсних предметів з результатами, не нижчими передбачених правилами прийому;
– особи, які відносяться до пільгових категорій, зазначених в Умовах прийому, які не рекомендовані до зарахування на навчання і які подали сертифікати ЗНО з конкурсних предметів з результатами не нижчими передбачених правилами прийому.
Таких осіб в Єдиній базі переносять до вкладки «Зарахування за конкурсом».
Для вступників за цільовим направленням список рекомендованих може бути створений як загальний, так і окремо за кожним типом (в тому числі за областями). При виборі рейтингового списку вступників за цільовими направленнями кількість місць для зарахування встановлюється відповідно до вказаних у пропозиції.
Встановлені квоти цільового прийому та кількість місць для вступу за кожним типом у вкладці «Пропозиції»:
Відображення рейтингових списків абітурієнтів, що мають цільові направлення:
Для вибору окремих строк поставте позначки у першому стовбці. Для вибору всіх строк на сторінці поставте позначку у верхній строчці (з назвами стовпців) першого стовпця.
На робочій панелі розташовані наступні функціональні кнопки:
– РЕКОМЕНДУВАТИ – встановлення статусу за типом навчання (статус буде змінено на «Рекомендовано» з позначками в стовбцях «Б» або «К»);
– ВІДХИЛИТИ – вилучення вступника з переліку (з зазначенням причин);
ВАЖЛИВО!
У разі помилкового надання статусу «Відхилено», адміністратору навчального закладу надано можливість повторно встановлювати заяві статус «Допущено». Після оновлення дані вступника знов з’являться в «Етапі».
– ДО НАКАЗУ– встановлення статусу у разі подання вступником оригіналів документів та прийняття рішення про його включення до наказу про зарахування. При встановленні статусу «До наказу» особа у наступному «Етапі» не з’являється (але буде включена до наказу);
– АНУЛЮВАТИ– відміна статусу щодо рекомендування до зарахування у разі невиконання визначених умов (повторно встановлюється статус «Допущено»). Вступники, у яких було анульовано рекомендацію для зарахування на місця державного замовлення, можуть бути рекомендовані до зарахування на навчання за кошти юридичних та фізичних осіб. Разом з тим, ця особа знов з’явиться у наступному «Етапі». Для більшої зручності подальшої роботи можливе встановлення статусу «Відхилено»із зазначенням причини «Не подано оригінали документів» (у разі необхідності адміністратор навчального закладу може повторно встановити заяві статус «Допущено».
– ПЕРЕНЕСТИ– перенесення заяви до іншої вкладки.
Наприклад:
1) окремі вступники не увійшли за балами до кількості осіб, що визначені для зарахування поза конкурсом. Вони мають право приймати участь у конкурсі на загальних підставах;
2) не всі вступники, що були визначені для зарахування поза конкурсом, принесли оригінали документів у визначений термін. Вступники, перенесені у п.1 для участі у конкурсі на загальних підставах можуть бути повернуті до списку для зарахування поза конкурсом;
– Параметри етапу– зміна внесених раніше даних щодо «етапу»;
– Оновити –оновлення інформації у таблиці;
– Друк – друк списку рекомендованих (за алфавітом). Для зручності друку пропонуємо зберегти список у файл (наприклад, формату *.pdf , для редагування – в *.xls).
– Xls – збереження даних таблиці у форматі *.xls для подальшого редагування;
– Зняти позначки – зняття позначок у виділених строках.
3) Додаткові дії
У вкладці«Списки рекомендованих»навчальному закладу надано можливість управління відображенням статусів заяв абітурієнтів на сайті vstup.info (Інформаційна система «КОНКУРС»).Під час попереднього створення та підготовки списків рекомендованихнавчальному закладу доцільно встановити для обраного етапу значення «Не відображати статус на vstup.info».Функція працює наступним чином:
1. Якщо формування етапу ще не завершено та дані не повинні бути відображені на сайті vstup.info, оберіть запис щодо одного або декількох етапів (встановіть позначку 
) та натисніть кнопку «Додаткові дії»/«Не відображати статус на vstup.info (для всіх вибраних)».
2. Для відображення інформації щодо створеного етапу (статусів, які встановлені заявам абітурієнтів) на сайті vstup.info встановіть позначку та натисніть кнопку «Додаткові дії»/«Відображати статус на vstup.info (для всіх вибраних)».
Такі ж значення для одного запису (етапу) також можна встановити у вікні«Етапи»:
Зверніть увагу! За замовчуванням всім етапам встановлено статус «Відображати статус на vstup.info».
4) Оновити
5) Друк
6.6. Накази
У цій вкладці навчальний заклад створює накази про зарахування до нього, а потім завантажує інформацію на верифікацію.
6.6.1. Створення наказів
Наказ про зарахування та додатки до нього формуються виключно в ЄДЕБО (згідно вимог наказу МОНмолодьспорту від 30.07.2012 № 863) в автоматичному режимі на підставі даних, внесених до зазначеної бази вищими навчальними закладами.
Інструкцію щодо формування наказу про зарахування абітурієнтів до вищого навчального закладу та додатку до наказу (згідно до вимог наказу МОНмолодьспорту від 30.07.2012 № 863) розміщено на сайті inforesurs.gov.ua в розділі ЗАВАНТАЖЕННЯ / ІНСТРУКЦІЇ.
Зарахування вступників здійснюється на основі базової та повної загальної середньої освіти на денну форму навчання:
– за державним замовленням – не пізніше 11 серпня;
– за кошти фізичних та юридичних осіб – після зарахування на місця державного замовлення відповідного напряму (спеціальності), але не пізніше 25 серпня.
Строки зарахування вступників, які вступають на навчання за освітньо-кваліфікаційними рівнями спеціаліста, магістра (на основі базової або повної ВИЩОЇ освіти), а також зі скороченими термінами навчання, зазначаються у правилах прийому до вищого навчального закладу.
Накази про зарахування на навчання видаються керівником вищого навчального закладу на підставі рішення приймальної комісії та оприлюднюються на інформаційному стенді приймальної комісії і веб-сайті вищого навчального закладу у вигляді списку зарахованих.
Післяпідписання наказу на зарахуваннястатус заяви на вступ «До наказу» є кінцевим та залишається незмінним. Особа переходить з категорії абітурієнт до категорії студент.
Якщо наказ на зарахуванняпідписано, але отримано письмову заяву вступника щодо його небажання навчатися у навчальному закладі, видається наказ про відрахуваннявказаного студента (додається до наказів на зарахування у паперовому вигляді, що надсилаються до МОНмолодьспорту). При цьому статус його заяви на вступ не змінюється.
Переведення студентів між напрямами (спеціальностями) в межах навчального закладу оформлюється аналогічним чином.
Порядок внесення до ЄДЕБО інформації щодо відрахування студентів, їх переведення в межах навчального закладу описано створюється у розділі «Учбовий процес» (вкладки «Студенти» та «Накази по студентам»).
Зарахування інших абітурієнтів на місця, що звільнились, здійснюється за окремими наказами.
Особи, які без поважних причин не приступили до занять протягом 10 днів від дня їх початку, відраховуються з вищого навчального закладу. На звільнені при цьому місця може проводитися додаткове зарахування за конкурсом осіб, які подали сертифікати ЗНО (успішно склали вступні випробування, що проводить вищий навчальний заклад) до цього чи іншого вищого навчального закладу і не пройшли за конкурсом на навчання.
Вкладка «Створення наказів» має наступний вигляд:
Стовбці таблиці мають наступне значення:
– № – загальний номер створеного наказу в ЄДЕБО;
– В– стан верифікації документу: верифікований – 
, ні – 
;
– ПВ– наявність документів у статусі «Потребуєверифікації»: є – , ні – (перевіряється одночасно по наказу та додатку до нього);
– Номер, Дата – номер та дата, надані створеному наказу навчальним закладом;
– Коментар – довідкова інформація навчального закладу до наказу (за необхідності);
– Фінансування – за державним замовленнямабо за кошти фізичних та юридичних осіб;
– Форма –форма навчання;
– Кваліф. рівень – кваліфікаційний рівень навчання, зазначений у відповідній пропозиції;
– Структур. підрозділ – структурний підрозділ навчального закладу, до якого відноситься пропозиція;
– № протоколу, дата рішення– дані щодо рішення приймальної комісії;
– Тип– студент або курсант;
– Курс –курс, на який здійснюється зарахування;
– Рік – навчальний рік, в який зараховуються студенти;
– З – стан наказу в ЄДЕБО. При позначці 
наказ є закритим для редагування та видалення, особи в статусі «Абітурієнт», включені до нього, переводяться в статус «Студент».
1) Додати
Навчальний заклад має можливість створити новий наказ на зарахування до нього, обравши на робочій панелі 
. Після цього відкриється наступне вікно.
Внесіть всі необхідні дані, що пропонуються у «випадаючих» вікнах, та натисніть «Застосувати».
№ наказу – номер, встановлений у навчальному закладі.
Датутаномер наказу,за необхідності, можна внести до бази після його підписання керівником навчального закладу (але дані вносяться обов’язково).
Поля «Структурний підрозділ» та «Кваліфікаційний рівень» заповнюються навчальним закладом за необхідності. При їх незаповненні наказ буде створений за всіма структурними підрозділамита (або)кваліфікаційними рівнями (з однаковими іншими параметрами), за якими є списки рекомендованих у статусі «До наказу» та абітурієнти ще не були включені до попередніх наказів.
За кожною пропозицією, що відповідає параметрам створеного наказу, формується окремий додаток. Вступники у додатках розташовані за алфавітом.
ВАЖЛИВО!
Наказ на зарахування створюється без деталізації за напрямами (спеціальностями).
До нього включаються всі вступники, які за визначеними параметрами наказу мають статус
«До наказу».
До наступного наказу за тими ж визначеними параметрами вступники, що вже були включені до попередніх наказів, не включаються (тобто для однієї пропозиції, за необхідності, можливе формування декількох наказів(наприклад, по мірі надання оригіналів документів вступниками, за «хвилями» тощо).
Разом з тим, для того, щоб створити один наказ за визначеними параметрами
(без розподілу за структурними підрозділами), залишіть значення цього параметру пустим.
У абітурієнтів, які включені до наказів про зарахування, повинен залишатись статус
«До наказу» (у тому числі у випадку, коли особа забрала документи та відрахована з навчального закладу). Вказані зміни призведуть до викривлення звітності навчального закладу щодо вступної кампанії. У разі, якщо таке сталось та за умови, що наказ ще не затверджено, необхідно внести виправлення для відновлення статусу «До наказу» (при статусі «Відхилено» спочатку перевести в статус «Допущено»).
2) Редагувати
3) Знищити
4) Оновити
Для оновлення переліку наказів у вікні натисніть «Оновити».
5) Абітурієнти
Встановлено можливість перегляду переліку абітурієнтів, включених до наказу, його друку або експорту у форматі *.xls.
В наказі є можливість вказати групи, в яких навчатимуться студенти, щоб у вкладці «Студенти» повторно їх не розподіляти.
У разі помилки при виборі курсу зарахування у затверджених та верифікованих наказах є можливість змінити курс для визначених осіб. Для цього спочатку отримайте доступ для внесення змін, направивши звернення Адміністратору Єдиної бази.
Потім поставте позначки проти потрібних абітурієнтів та натисніть «Редагувати».У новому вікні оберіть правильний курс та натисніть «Застосувати»:
Значення курсу зміниться у вказаних студентів.
При цьому уважно перевірте історію навчання цих студентів, тому що подальші зміни автоматично не здійснюються. Також необхідно змінити групу навчання для студентів, що вже розподілені (після зміни курсу у вкладці «Студенти» створюється строчка з новим записом).
Також є можливість анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково
(з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований. Для цього необхідно створити наказ про скасування навчання у навчальному закладі(вкладка «Накази по студентам»), який завантажується на верифікацію встановленим порядком.
В полі «Коментар» обов’язково вказується причина анулювання запису.
За необхідності в подальшому створюється нова заява студента.
6) Додаткові дії
6.1) Затвердити
Після перевірки даних, включених до наказу, та його підписання керівником можна зробити наказ закритимдля редагування та видалення в ЄДЕБО, для чого натисніть «Затвердити».
У вікні, що відкриється, встановіть потрібні параметри та натисніть «Застосувати».
Особи, включені до наказу про зарахування, знаходяться в статусі «Абітурієнт», після наказу переводяться в статус «Студент»:
У строчці затвердженого наказу про зарахування встановлюється позначка .
УВАГА!
Цей статус автоматично встановлюється після успішної верифікації наказу з додатком.
Затвердження з наказів про зарахування зняти неможливо.
6.2) Змінити дату
Для зміни у затверджених та верифікованих наказах дати зарахування абітурієнтів, що була внесена з помилкою, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми та зазначенням номеру наказу.
6.3) Змінити навчальний рік
Для зміни у затверджених та верифікованих наказах навчального року зарахування, що був встановлений помилково, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми та зазначенням номеру наказу.
6.4) Доступ
З метою отримання доступу для внесення змін до затверджених та верифікованих наказів у разі помилки при виборі курсу зарахування необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми, зверненням щодо відкриття тимчасового доступу до редагування зазначених наказів про зарахування на навчання та переліком осіб, при зарахуванні яких допущено помилку.
При позитивному рішенні адміністратору навчального закладу повідомляють про відкриття доступу на добу. При цьому внесення до бази інших даних студентів, включених до «відкритих» наказів, можливе тільки після закриття доступу (закінченні дій по зміні курсу). При достроковому завершенні внесення змін адміністратору навчального закладу необхідно звернутись до оператора ЄДЕБО для закриття доступу.
7) Друк
Кнопка містить в собі дві дії: «Друк наказу з «шапкою», «Друк наказу «без шапки» та «Друк додатку». Для друку документів спочатку збережіть їх у форматі *.pdf, потім відкрийте файл та роздрукуйте. У разі внесення змін до наказу (або додатку) інформація оновлюється після повторної підготовки документів до друку (натисніть «Друк наказу» («Друк додатку»). Винятком є додання осіб до списку абітурієнтів – наказ необхідно видалити та сформувати заново.
6.6.2. Верифікація наказів
Сформовані накази з додатками до них підлягають верифікації (перевірці на достовірність). Передача даних здійснюється шляхом завантаження документів до бази ЄДЕБО.
До сканкопій наказів на зарахуваннята додатків до них, які потребують верифікації, визначені наступні вимоги:
– документи мають відповідати чинному законодавству України;
– дані в документах повинні бути достовірні, актуальні, повні;
– дотримано стандартизовану форму документів (згідно наказу МОНмолодьспорту № 863 від 30.07.2012 та правил документообігу в автоматичному режимі);
– документи підписані керівником навчального закладу (або особою, яка його офіційно заміщує) згідно Правил прийому до навчального закладу та правил документообігу;
– у наказі обов’язкова наявність гербової печатки;
– документи завантажувати в горизонтальному розвороті (накази – в книжковій орієнтації, додатки – в альбомній орієнтації);
– файли мають бути у форматі *.jpg (один файл не більше 1 МБ);
– сканкопії документів мають бути якісними та чіткими.
1) Завантажити файл
Оберіть у таблиці на сторінці відповідний наказ, а потім завантажте скановані копії документів («Наказ про зарахування» та «Додаток до наказу про зарахування») кнопкою «Додати сторінки».
ВАЖЛИВО!
Завантажувати на верифікацію потрібно тільки ті документи, що відносяться саме до цього наказу.
Завантажте до ЄДЕБО для верифікаціївстановленим порядком(розділ 11 Інструкції «Функціональні кнопки на робочій панелі», п. 6) сканкопіюствореного та підписаного наказу (тобто необхідно завантажити документ (або декілька документів) та встановити йому статус «Потребує верифікації»).
Порядок дій наступний:
– натисніть 
(вибір файлу) та додайте файл з документом;
– якщо документ має більше однієї сторінки, додайте необхідні файли за допомогою «Додати». За потреби додати сторінки пізніше – повторіть операцію, сторінки будуть прикріплені до завантажених раніше (у кінці);
– для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім кнопку «Додати»;
– повідомлення про те, що документ завантажено, можна переглянути в стовбці
«Чи є файл».
Таким же чином завантажте додатки до відповідного наказу.
Повторіть дії для всіх створених наказів.
ВАЖЛИВО!
У завантажених на верифікацію документах зустрічаються наступні типові помилки (документу встановлюється статус «Не верифіковано»з необхідністю виправлення помилок та повторного завантаження документу):
– завантажено неякісну сканкопію документу;
– документ завантажений не в горизонтальному розвороті;
– дата та номер наказу не відповідає вказаним у додатку (або їх не вказано взагалі);
– кількість сторінок додатків не відповідає вказаним у наказі (або їх не вказано взагалі). (особливість збереження та друку у форматі *.pdf – іноді формуються пустісторінки. У цьому разі вказувати у наказі та завантажувати на верифікацію тількисторінки додатків з таблицями);
– кількість осіб у завантаженому додатку не відповідає кількості осіб у додатку, сформованому в ЄДЕБО;