Завдання на лабораторну роботу. 3.3.1 Відкрийте проект, створений у лабораторній роботі №2.
3.3.1 Відкрийте проект, створений у лабораторній роботі №2.
3.3.2 Отримайте список ресурсів з перевищенням завантаження. Якщо перевантажені ресурси не виявлені, створіть варіант (копію) плану, у якому присутні як мінімум два перевантажені ресурси з урахуванням наступних обставин:
– ресурсу призначений на задачу в кількості, що перевищує його максимально припустимий обсяг призначень;
– одночасне призначення ресурсу на дві або більше задачі;
– призначення ресурсу на задачу, що виконується в період його недоступності.
3.3.3 Виконайте аналіз плану для кожного перевантаженого ресурсу та сформулюйте способи вирівнювання.
3.3.4 Усуньте перевантаження ресурсів.
3.3.5 Підготуйте звіт щодо проведеної оптимізації.
3.3.6 Збережіть новий базовий план проекту №2.
3.3.7 Створіть копію отриманого плану проекту й проведіть серію експериментів:
а) перенесіть дату початку проекту на тиждень уперед; внесіть зміни в план проекту таким чином, щоб його тривалість зменшилася й проект уклався в строк;
б) визначте критичний шлях проекту; вивчите специфіку задач критичного шляху; змініть план так, щоб зменшити число задач на критичному шляху;
в) скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок перегляду і зміни типів залежностей між задачами;
г) скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок планування робіт у понаднормовий час;
д) скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок призначення додаткових ресурсів.
Додайте до звіту результати трьох експериментів і проаналізуйте отримані результати.
3.3.8 Проведіть огляд витрат в отриманому плані проекту. Визначите задачі з перевищенням бюджету.
3.3.9 Оптимізуйте план у випадку розбіжності вартості етапів і робіт із затвердженими витратами, наведеними в проектному завданні.
3.3.10 Сформуйте звіт про рух коштів по проекту.
3.3.11 Створіть копію отриманого плану проекту й проведіть серію експериментів:
а) внесіть зміни, у результаті яких отриманий бюджет проекту перевищує можливості замовника; тепер Вам необхідно зменшити бюджет на 10%; для цього Ваше керівництво дозволяє використовувати більш низькі таблиці норм витрат у ресурсів;
б) визначите, на який з матеріальних ресурсів іде найбільше коштів, і яка повинна бути вартість ресурсу щоб знизити проектні витрати на 5%; у випадку, якщо вартість ресурсів становить менше 5% проектних витрат, збільшити вартість ресурсів для проведення аналізу.
Додайте до звіту результати одного експерименту і проаналізуйте отримані результати.
3.3.12 Підготуйте звіт за лабораторної роботи.
3.4 Контрольні питання
3.4.1 Перелічіть причини появи перевантаження ресурсів у проекті.
3.4.2 Яким чином усувається перевантаженість ресурсів?
3.4.3 Які дії необхідно виконати для оптимізації бюджету проекту?
3.4.4 Які дії необхідно виконати для оптимізації строків проекту?
3.4.5 З якою метою виконують виявлення задач із перевищенням вартості?
3.4.6 Яким чином здійснюється підвищення рівня доступності ресурсу в проекті?
3.4.7 Яким чином можна скоротити критичний шлях проекту?
3.4.8 З якою метою проводиться зміна календарів проекту?
Лабораторна робота № 4
Керування виконанням проекту
Мета роботи
Одержання практичних навичок відстеження ходу виконання проекту.
4.2 Основні теоретичні відомості
4.2.1 Відстеження роботи
Крім робіт з якісного керування проектом, ефективний керівник проекту повинен гарантувати, що мета проекту буде досягнута в строк і в рамках бюджету. При відставанні завдань від графіка або перевитраті бюджету необхідно переглянути плани проекту, перерозподілити ресурси і найти способи мінімізації впливу на час і витрати.
Важливо зберегти початковий план проекту в якості базового, а потім зрівняти його з фактичним.
ProjectLibre обчислює для задач розбіжність із базовими значеннями дат початку й закінчення, тривалості робіт і витрат. Ви можете відобразити цю розбіжність на діаграмі Ганта, нажавши праву кнопку миші й вибравши в контекстному меню, який з базових станів повинен бути виведений (рис. 4.1).
При відстеженні на діаграмі Ганта ProjectLibre показує базові завдання сірим кольором, а фактичні або заплановані – синім або червоним кольором.
При регулярному оновленні стану проекту ProjectLibre дозволяє менеджерові спрогнозувати дату його завершення.
4.2.2 Заповнення фактичних даних задачі
Ви можете змінити більшість даних проекту в списку завдань. Цей вид містить поля фактичних початку й закінчення, відсоток завершення, витрат і тривалості робіт.
Для того щоб ввести данні в таблицю, необхідно наступне.
1. Виберіть комірку, у якій необхідно змінити дані.
2. Якщо це поле типу «Дата», ви можете вибрати дату з календаря, нажавши кнопку зі стрілкою праворуч від значення в комірці.
3. Для введення деяких числових значень (наприклад, %), ви можете використовувати кнопки зі стрілками в комірці для збільшення й зменшення значень.
Рисунок 4.1 – Відстеження робіт: контекстне меню
Ви можете вносити значення відсотків виконання задач у таблиці задач або за допомогою меню [Task » Task » Update].
Крім того відсоток виконання можна змінити на діаграмі Ганта. При наведенні покажчика на задачу, коли покажчик прийме форму знака відсотка зі стрілкою, нажати ліву кнопку миші й, не відпускаючи її, перемістити показник уздовж відрізка задачі вправо на необхідну відстань. При цьому усередині відрізка завдання з'явиться темна лінія, довжина якої відповідає чисельному значенню параметра % завершення.
Також можливо оновити відсоток виконання проекту в цілому і система автоматично обчислить відсотків виконання всіх задач проекту. Щоб скористатися цією функцією, виберіть у меню пункт [File » Project » Update].
4.2.3 Аналіз освоєного обсягу
Аналіз плану й фактичного виконання обсягу робіт дозволяє судити про реальний стан проекту.
Аналіз освоєного обсягу (Earned value analysis) – це метод оцінки ефективності реалізації проекту за критеріями вартості.
За допомогою методу освоєного обсягу здійснюють контроль наступних трьох ключових показників.
Базова вартість запланованих робіт (BCWS, Budgeted Cost of Work Scheduled) або погодинні витрати за базовим планом від початку проекту на поточну дату (current) або контрольну дату (status) звіту:
BCWS = базова вартість години * кількість базових годин.
Базова вартість виконаних робіт (BCWP, Budgeted Cost of Work Performed) або базова вартість фактично витрачених годин, обчислена в припущенно ставка оплати ресурсів відповідає плановій:
BCWP = базова вартість години * фактична кількість годин.
Фактична вартість виконаних робіт (ACWP, Actual Cost of Work Performed) або фактичні витрати, понесені для задач:
ACWP = фактична вартість години * фактична кількість годин.
Щоб подивитися значення показників, необхідно в таблицю задач додати ці стовпчики (BCWS, BCWP, ACWP). Крім того показники засвоєного обсягу можуть бути отримані у вигляді звіту (Task Information » Earned Value).
Ці три значення використовуються для розрахунків наступних показників, які й відображають результати аналізу.
Індекс виконання бюджету або індекс відхилення вартості (CPI, Cost Performance Index) - показує відношення освоєного обсягу до фактичних витрат:
CPI = BCWP / ACWP.
CPI показує, наскільки добре проект укладається в бюджет:
– CPI > 1, вартість нижче, чим було заплановано;
– CPI < 1, вартість вище, чим було заплановано.
Індекс виконання розкладу або індекс відхилення від календарного плану (SPI, Schedule Performance Index) - показує відношення освоєного обсягу до запланованих витрат:
SPI = BCWP / BCWS.
SPI показує, наскільки добре проект укладається в розклад:
– SPI > 1 показує, що проект випереджає розклад;
– SPI < 1 показує, що проект відстає від розкладу.
Відхилення від графіка (SV, Schedule Variance) - визначає різницею між плановою вартістю робіт із графіка виконаних робіт і плановою вартістю:
SV = BCWS – BCWP.
Вимірює, наскільки в грошовім вираженні виконання проекту випереджає або відстає від плану:
– SV>0 показує, що виконане більше робіт, чим заплановано;
– SV<0 показує, що виконане менше робіт, чим заплановано.
Відхилення по витратах (CV, Cost Variance) – це величина, що відображує різницю фактичної й планової вартості виконаних робіт:
CV = BCWP – ACWP.
Вимірює, наскільки виконання проекту випереджає або відстає від плану:
– CV>0 показує, що виконано більше робіт, чим витрачено коштів;
– CV<0 показує, що витрачено більше коштів, чим виконано робіт.
Чим більша величина показників SV і CV, тим більше різниця між реальною продуктивністю й планами.
4.2.4 Подання Діаграма Ганта
Розглянемо це подання як засіб контролю над дотриманням планових строків.
Для відстеження відхилення поточного положення проекту від базового необхідно відкрити Диаграму Ганта й додати в таблицю наступні колонки:
– Початок - поточна (зазначена в розкладі) дата початку виконання задачі;
– Закінчення - поточна (зазначена в розкладі) дата завершення задачі;
– Початок базового плану – дата початку задачі, збережена в базовому плані;
– Закінчення базового плану - дата завершення задачі, збережена в базовому плані;
– Зсув початку – величина відхилення (за замовчуванням - у днях) дати початку виконання задачі від планової дати (позитивне значення вказує на затримку початку виконання задачі в порівнянні з базовим планом, негативне - на достроковий початок задачі)
– Зсув закінчення – величина відхилення (за замовчуванням - у днях) дата завершення задачі від планової дати; позитивне значення вказує на затримку завершення завдання в порівнянні з базовим планом, негативне - на дострокове завершення задачі.
Рисунок 4.2 – Вартість проекту й базова вартість проекту