Разрешение вопросов, возникающих при сортировке
Если сортировка не дает требуемых результатов, выполните следующие проверки.
Установленные по умолчанию правила сортировки. В Microsoft Excel данные упорядочиваются по особым правилам сортировки. Для расположения названий месяцев и дней в хронологическом или другом порядке необходимо создать пользовательский порядок сортировки.
Задание чисел в соответствующем формате. Нарушение порядка сортировки может свидетельствовать о наличии ячейки с текстовым или другим форматом, отличным от числового. Так, при импорте из некоторых бухгалтерских программ отрицательные числа могут восприниматься как текстовые значения. Для задания правильного формата необходимо выбрать ячейку, выбрать пункт Ячейки в меню Формат и открыть вкладку Число. Если ячейка имеет текстовый формат, выберите для нее числовой формат в списке Числовые форматы. После изменения формата необходимо дважды щелкнуть ячейку, повторно ввести в нее нужное значение, а затем нажать клавишу ENTER.
Если диапазон ячеек был отформатирован как текст и был неверно отсортирован, установите числовой формат ячеек, а затем преобразуйте текст в числа с помощью команды Специальная вставка (меню Правка). Для этого введите значение 1 в произвольную пустую ячейку. Скопируйте ячейку со значением 1. Выберите ячейки, для которых требуется изменить формат, а затем выберите команду Специальная вставка в меню Правка и установите переключатель Операция в позицию Умножить.
Проверка того, что смешанные данные имеют текстовый формат. Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 100, 100а, 200, 200а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними – числа с текстом. Для определения текстового формата выберите пункт Ячейки (меню Формат), откройте вкладку Число и выберите Текстовый в списке Числовые форматы. Чтобы вновь вводимые числа воспринимались как текст, необходимо предварительно определить для соответствующих ячеек текстовый формат.
Правильность форматирования дат и времени. Даты и время рассматриваются в Excel как числа. При вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст. Для выбора надлежащего форматирования необходимо выделить соответствующую ячейку, выбрать пункт Ячейки (меню Формат) и открыть вкладку Число). Если ячейка была отформатирована как текст, выберите формат Дата или Время, выберите подходящий тип, нажмите кнопку OK, а затем введите еще раз значение в ячейку с выбранным форматом.
Сортировка отображаемых строк и столбцов. Скрытые столбцы и строки при сортировке не перемещаются. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются, а при сортировке столбцов упорядочиваются данные скрытых строк. Прежде чем приступать к сортировке, следует сделать видимыми скрытые строки и столбцы.
Удаление начальных пробелов. В отдельных случаях импортируемые из других приложений данные могут дополняться слева пробелами. До начала сортировки следует удалить из данных начальные пробелы.
Проверка настроек языка и стандартов. Порядок сортировки зависит от настроек языка. Эти настройки задаются в диалоговом окне Языки и стандарты (панель управления Microsoft Windows). Сведения об изменении данных параметров приводятся в документации по Microsoft Windows.
Ввод заголовков столбцов только в одной строке. Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Литература
1. Семичастный И.Л. Информатика и компьютерная техника: Лекции ДИТБ. Электронный учебник. Лекция №9. – ДИТБ, 2011.
2. Современная энциклопедия персонального компьютера. – Москва, 2003.
3. Куртис Фриш. Excel 2003. Шаг за шагом. – Москва, 2005.
4. С.В. Глушаков, А.С. Сурядный. Персональный компьютер. – Харьков, Фолио, 2006.