Сценарий проекта или секреты мастерства
Итак, друзья, мы уже знаем, как пройти самые трудные участки. Давайте представим, что наш проект преодолел первые барьеры, и члены комиссии рассматривают его дальше.
Однажды на семинаре по «Стратегическому планированию» наш преподаватель (член одного, из грантовых комитетов), для того чтобы мы немного передохнули, рассказывала нам про то, как члены комиссий знакомятся с проектами. Некоторые, начинают смотреть проект с последней страницы. Как правило, там находится бюджет проекта. Разделив итоговую сумму проекта на количество запланированных мероприятий, затем на количество участников целевой группы, можно получить некую виртуальную цифру, которую затем можно использовать как эталон экономичности бюджета. Пересчитав, таким образом, бюджеты всех проектов, и выписав в столбик результаты от большего к меньшему, он пишет свои заключения и выносит решение о пригодности или непригодности каждого проекта. Основываясь только на этих подсчетах. Соответственно все, что выше среднего эталонного уровня, подпадает под оценку «неуд».
Другие члены комиссии рассматривают каждый проект с точки зрения его эффективности. О том, как посчитать эффективность инвестиционного проекта, написано
Елена Жданович. Написать проект за 48 часов? Легко! +++++++++++++++
несколько книг, много материалов в Интернете. Но если вы пишите социальный проект, то здесь я бы посоветовала оценить свой проект, по следующим критериям:
a) Сравнительный анализ ситуации до начала проекта и после его завершения
b) Количество и качество изменений произошедших за проектный период
c) Оценка достижимости количественных и качественных результатов проекта
d) Оценка проекта его участниками (обратная связь)
f) Наличие положительного опыта и историй успеха за проектный период
Если в вашем проекте будет хотя бы этот минимальный набор критерий, то есть шанс, что отдельным членам комиссии их наличие понравится, тем более что не все менеджеры применяют оценку эффективности проекта, и вы будете выглядеть в более выгодном свете по сравнению с остальными.
У третьих, пятых, шестых свои методы отсеивания проектов, о которых они не распространяются. Но вам необходимо удержать равновесие между всеми ними.
Давайте рассмотрим, как можно добиться этого.
Прежде всего, нужно четко представить себе тех, для кого вы пишите проект, так называемую целевую группу. Какую пользу они получат, когда проект будет выполнен? Какие произойдут изменения в их жизни и социальном положении? В улучшении их здоровья, социального статуса, окружающей среды, экологической обстановки и пр. Это поможет вам увидеть ту высокую цель, ради которой собственно, вы затеваете всю эту работу. Возможно, это будут ваши менее опытные коллеги, которых вы хотите обучить. Или люди из социально уязвимых слоев. Просто жители экологически неблагополучных районов. Или те, кто нуждаются в защите своих поруганных прав.
Затем необходимо вывести их количество. Как это сделать? Некоторые фонды в своих рекомендациях пишут количественные нормативы, но это бывает не всегда. В таком случае я использую следующую таблицу нормативов, предусмотренных для областных центров и городов:
Елена Жданович. Написать проект за 48 часов? Легко! +++++++++++++++
| Форма мероприятия | Количество участников |
| конференция | не менее 50 человек |
| круглый стол | не менее 30 человек |
| семинар | не менее 25 человек |
| тренинг | не менее 20 человек |
| акция | не менее 70 человек |
Почему именно так? Потому что в вашем проекте вы будете как-то воздействовать на целевую группу через вовлечение их в мероприятия проекта. Эта таблица поможет вам также в определении формы мероприятий, которые вы непосредственно будете проводить с участниками проекта. Здесь вы также можете дать названия этим мероприятиям. Не просто круглый стол, а по теме такой-то. Придумайте названия акциям, тренингам и семинарам.
Что дальше?
Необходимо составить бюджет проекта. Напишите все мероприятия, которые вам нужно провести. Посчитайте реальные затраты на их проведение. То есть не по принципу «одна тетка сказала» или «слышал от одного парня», а возьмите в справочной ж/д или автовокзала сведения о стоимости билетов в конкретный период времени года, по ГСМ уточните, не ожидается ли повышение цены, обычно это происходит летом. Можно летние цены на ГСМ взять по уровню прошлого года. Уточните стоимость работы экспертов, если будете привлекать их в свой проект. Для этого обзвоните несколько организаций, и т.д. и т.д. Когда пропишите все статьи расходов, подсчитайте стоимость одного мероприятия, затем можно подсчитать итоговую сумму бюджета проекта. Например, получается $9000, а донор ограничивает вас в пределах $5000. Тогда нужно сокращать количество мероприятий. Это вам будет сделать легко, так как вы уже заранее вывели их стоимость. К примеру, у вас по проекту запланировано проведение круглых столов в девяти районах области, сократите их до пяти, вот и получите необходимую сумму.
5. Как написать проект за 48 часов?
Теперь, когда я дала вам в руки инструменты, с которыми вы легко можете написать любые социальные проекты и не
Елена Жданович. Написать проект за 48 часов? Легко! +++++++++++++++
выбыть в первых рядах соискателей, ваша возможность выиграть в грантовом конкурсе увеличилась в несколько раз.
Когда-то жизнь свела меня с волонтером корпуса Мира США Джефри Мейсоном. Мы написали с ним совместный проект «Планета юности». И вот тогда, я услышала от него фразу, что проект пишется за 48 часов. Это реально. Хочу только добавить, что нужно знать некоторые простые правила, которые помогут вам написать проект за это время.
Во-первых, вам понадобятся помощники. Как минимум это бухгалтер проекта. Без него, или хотя бы минимального его присутствия, доверие к управлению проектом упадет на порядок. Попросите будущего соучастника о помощи. Поручите ему подготовить данные для составления бюджета.
Во-вторых, внимательно прочитайте инструкцию или рекомендации, и сообразно требованиям и стратегии донорской организации составьте небольшой конспект проекта по формуле:название проекта – цель – решение задач – деятельность – бюджет.
В-третьих, дайте прочитать кому-нибудь свой конспект. Это помогает исправить ошибки в оборотах речи, состыковке отдельных фрагментов проекта, обсудить актуальность выбранной темы и т.д.
В-четвертых, заполните форму заявки донорской организации. Отвечая на поставленные вопросы, берите уже готовые куски текста из конспекта.
В-пятых, вместе с бухгалтером посчитайте бюджет проекта. Опытный бухгалтер сделает свои замечания по проекту и при необходимости внесет свои коррективы. Согласитесь, ведь вы проектный менеджер, и некоторых нюансов можете просто не знать.
Имея хорошую идею проекта, вы начинаете лоббировать её и подавать в разные Фонды под различными соусами, с одной стороны это правильно.
Во-первых, каждый раз вы его совершенствуете, обращаясь с одним и тем же проектом к разным донорам, Во-вторых, нужно добиваться воплощения идеи, тем более, если она принесет несомненную пользу вашим получателям услуг (бенефициарам). Но с другой стороны есть правило, которое не следует нарушать ни при каких условиях: подали заявку на проект, дождитесь решения. Если результат будет отрицательный, то только после этого подавайте идентичный
Елена Жданович. Написать проект за 48 часов? Легко! +++++++++++++++
проект в другой Фонд. Иначе, вашу организацию запишут в список недобросовестных грантополучателей. Это был еще один совет от Джефри Мейсона.
6. FAQ: вопросы и ответы
- Какие положительные стороны в работе проектного менеджера?
Я не знаю, как работают проектные менеджеры в других организациях, но в нашей, работая на этой должности, одним из главных преимуществ, считаю свободный график работы. Что меня устраивает в полной мере. Также я очень часто выезжаю на семинары, встречи, конференции, которые организуют для специалистов НПО. И замечу, что руководители организаций, чаще всего посылают туда нас, менеджеров. Еще один козырь – бесплатное обучение на различныхкурсах, причем не самых слабых. Например, два года назад, я окончила очень престижные Международные курсы «Повышения квалификации руководящих работников и менеджеров в сфере экономики», срок обучения 6 месяцев.
- Очень доходчиво и по делу пишите свои статьи. Вы этому учились?
Специально, конечно не училась. Я по образованию экономист, а не журналист. Но, работая над проектами, всегда приходится, во-первых, изучать множество материалов разных авторов различного содержания: от статей на политические темы до экономических анализов. А во-вторых, нарабатываешь собственный стиль изложения при написании тематических заданий и заполняя проектные заявки.
- Вам нравится работать проектным менеджером?
Я бы сказала, что работа над проектами, относится к разряду творческих. Когда пишу проект, то, как настоящая творческая личность, испытываю потребность в уединении, чтобы меня никто не беспокоил, не сбивал с мысли. После завершения работы, когда проект отправлен на конкурс, – я снова готова общаться!