Стандартизація процесів керування документацією
Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем керування документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з керування документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ISO 15489-2001 "Інформація та документація - Керування документацією".
Стандартизація керування документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур керування документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.
Стандарт ІSO 15489 стосується керування документами всіх видів та на всіх носіях створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язав створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики керування документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.
Керування документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи керування якістю, що базується на вимогах стандартів IS0 9001 та IS0 14001. Стандарт ISО 15489 є викладом оптимальної методики керування документацією, яка призначена як для фахівців в галузі керування документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам керування документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до керування документацією.
ІSО 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією" чинний з 15 вересня 2001 р. Базовим для його розроблення був Національний стандарт Австралії з керування документацією (1996 р.). ІSО складається з двох частин:
1. Загальні принципи керування документацією, де викладено концептуальні положення, що обґрунтовують необхідність керування документацією, охарактеризовано ознаки середовища, в якому здійснюється таке управління, загальні принципи політики у цій сфері, головні умови та вимоги її реалізації, загальні засади проектування та реалізації документальних систем із загальною схемою моделі такої системи, процеси формування та функціонування системи КД тощо. Виклад першої частини завершується вимогами до документування процесів КД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змістом основних положень щодо організації навчання фахівців з КД.
2. Настанови з керування документацією, де також в узагальненому викладі представлено технологію практичної реалізації принципів, зазначених у першій частині. Суміщення та узгодженість положень двох частин ІSО показано в додатках до стандарту, виконаних у вигляді кореляційних таблиць. Зрозуміло, що організація технологічних циклів КД (зокрема, на операційному рівні) в різних країнах (у тому числі й діловодства в Україні) здійснюється не однаково, існують специфічні особливості, що сформувалися історично. Це переважно й зумовлює загальний характер рубрикації та формульованих норм ІSО.
Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту IS0 15489-2001 є цілком очевидною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До керування документацією в організації стандартом також віднесено:
1) визначення політики і стандартів;
2) розподіл відповідальності та повноважень;
3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;
4) надавання різних послуг, пов'язаних з управлінням та використанням документації;
5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем керування документацією;
6) інтегрування керування документацією в управлінські системи та процеси.
Відповідно до вимог стандарту IS0 15489-2001, обов'язки та права в галузі керування документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо керування документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб.