Протокол заседания (совещания)
Протокол заседания (совещания) - документ информационного
характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и
принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители
разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются
от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст
протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной
части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших
лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут
указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с
предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта N 15 и
подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных
лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются
через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются
печатью.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или
стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование организации - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках);
- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и
выравнивается по центру);
- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Образец оформления протокола представлен в Приложении №2.
Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов
информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).
Деловое (служебное) письмо - документ информационно справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (сноска).
Служебные письма готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
При оформлении служебных писем используются реквизиты:
- наименование организации;
- должность лица, подписавшего документ;
- справочные данные организации;
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- виза;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе;
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
В служебных письмах используются фразы этикетного характера
"Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа
("Просим предоставить информацию..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("МБОУ ООШ д. Ишимово не считает возможным..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");
Служебные письма подписываются директором Школы, или его заместителем.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении№3.