Технология работы с запросами на выборку

ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ИНФОРМАТИКА»

для студентов очного, вечернего и заочного отделений

ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЗАПРОСОВ (СУБД ACCESS 2002/XP)»

ИЗДАТЕЛЬСТВО

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ

Рекомендовано научно-методическим советом университета

Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Информатика» для студентов очного, вечернего и заочного отделений. Тема: «Технология обработки данных с использованием запросов (СУБД ACCESS 2002/XP)»

Составитель: ст. преп. В.В. Скачкова

Рецензент канд. экон. наук, доц., зам. зав. каф. Информатики А.П. Приходченко

Общие сведения

Основные функции запросов СУБД:

1. Выборка информации из исходных таблиц в соответствии с заданными условиями.

2. Расчет значений показателей по заданным формулам и функциям:

- вычисление статистических показателей по группам записей с использованием функций: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

- операции над числовыми и строковыми значениями, а также датами для каждой записи.

3. Изменение состава записей в исходных таблицах: обновление, удаление, добавление записей.

4. Создание новых таблиц.

5. Представление данных для анализа.

Владение технологией работы с запросами позволяет получить разнообразные сложные структуры данных для проведения различных видов анализа.

Для построения запросов традиционно используется SQL (Structured Query Language) — язык структурированных запросов. Разработанный в середине 70-х годов как язык обработки данных для исследовательского проекта фирмы IBM, язык SQL стал стандартом для работы с реляционными базами данных. Но изучение SQL требует времени, успешная работа зависит оттого, насколько хорошо пользователь им владеет. SQL содержит мощные средства и остается стандартным языком для выборки данных с серверов. В СУБД предусмотрены стандартные средства для работы с SQL.

Для облегчения работы с запросами современные СУБД содержат инструмент запросов по методу QBE (query by example) - запрос по образцу. При создании запросов условия запроса формируются путем заполнения пустых табличных бланков. Инструментарий запросов MS Access использует более современный метод - графический запрос по образцу (GQBE), получивший свое название потому, что объединения исходных структур указываются графически. В настоящих методических указаниях рассматривается технология конструирования запросов в среде графического интерфейса запросов по образцу под управлением СУБД MS Access 2000/XP.

Исходными структурами для запросов являются:

· таблицы рабочей базы данных;

· связанные таблицы внешних баз данных;

· запросы рабочей базы данных.

Классификация запросов:

Запросы на выборку — возвращают данные из одной или нескольких таблиц/запросов и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять. Позволяют использовать различные условия отбора, вычисления для записей, статистические функции для группы записей.

Параметрические запросы — позволяют вводить значения одного или нескольких параметров запроса в собственном диалоговом окне.

Перекрестные запросы — используют для расчетов статистических функций по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение — изменяют записи в таблицах: создание таблиц, обновление записей, удаление записей, добавление записей.

Технология работы с запросами на выборку

В качестве рабочей базы данных предлагается БД отдела продаж, разработанная старшим преподавателем кафедры Информатики СПбГУЭиФ Пилюгиной Е.А. Схема данных представлена на Рисунок 1.

Рисунок 1. Схема данных БД отдела продаж

Для создания запросов выбирается вкладка ЗАПРОСЫ в окне базы данных и указывается кнопка СОЗДАТЬ (Рисунок 2).

Появляется диалоговое окно НОВЫЙ ЗАПРОС, предлагающее следующие инструменты для создания запросов:

1. Конструктор. Предлагает бланк для создания запроса в режиме графического запроса по образцу.

2. Простой запрос. Вызов мастера простого запроса на выборку. Создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах/запросах.

3. Перекрестный запрос. Вызов мастера создания перекрестного запроса.

4. Повторяющиеся записи. Создание запроса на поиск повторяющихся значений для заданных полей. Для каждого значения указанного поля подсчитывается количество повторов в таблице.

Рисунок 2 Вкладка запросы

5. Записи без подчиненных. Поиск записей, которым не соответствуют записи в связанных таблицах.

Для создания большинства типов запросов (кроме перекрестных запросов) рекомендуется использовать режим КОНСТРУКТОР.

Для работы в режиме конструктора запросов предлагается диалоговое окно для выбора исходных структур данных и бланк запросов, представленные на Рисунок 3.

Диалоговое окно Добавление таблицы предназначено для выбора исходных таблиц/запросов, которые отображаются на соответствующих вкладках. Для выбора необходимо либо дважды щелкнуть клавишей мышки на имени требуемой таблицы/запроса, либо выделить соответствующую структуру и нажать кнопку ДОБАВИТЬ. Выбранные таблицы/запросы появляются на бланке запроса. После выбора всех необходимых таблиц диалоговое окно Добавление таблицы закрывается.

Рисунок 3 Диалоговое окно Добавление таблицы и бланк запросов.

Бланк запроса состоит из двух частей: окно схемы данных и окно конструктора запроса.

В окне схемы данных запроса отражаются выбранные исходные таблицы/запросы и связи между ними. Связи появляются автоматически тогда, когда они определены в схеме БД. При необходимости связи создаются пользователем в окне бланка запроса.

Окно конструктора запроса предназначено для вывода требуемых полей из исходных таблиц, создания вычисляемых полей, ввода требуемых функций и формул, установки условий отбора, сортировки.

Каждое поле создаваемого запроса размещается в отдельной колонке окна конструктора запроса. В строке ПОЛЕ указывается имя поля запроса. Если поле выбирается из исходной таблицы/запроса, то в строке ИМЯ ТАБЛИЦЫ отражается имя соответствующей исходной структуры.

В строке сортировка для требуемых задаются параметры сортировки записей при отображении результата запроса.

В строке ВЫВОД НА ЭКРАН устанавливается переключатель вывода на экран данного поля при отображении результата запроса.

Условия отбора записей по требуемым полям могут быть установлены в соответствующей строке. Позволяется устанавливать несколько условий отбора (связанных логическими операторами И/ИЛИ) для одного поля.