Описание процедуры и технологии ее применения

Организация рабочей группы.Первоначально создается рабочая группа (в другой терминологии- нормозадающая груп­па), которая, по мнениям консультанта и руководителя-клиента,

будет главным субъектом последующих действий (оптимальный состав ее 7-12 человек). Как правило, она формируется из заин­тересованных и информированных сотрудников, обладающих наибольшими властными полномочиями. В зависимости от объ­екта исследования (фирма в целом, какой-то отдел или другое подразделение) это может быть высший уровень управленческой иерархии (включая «первое лицо»), начальники отделов и служб, ведущие специалисты и т.п.

Для последующей работы необходимо иметь помещение, для свободного размещения рабочей группы и консультанта, доску7 небольшие пустые карточки, ручки или карандаши (желательно что-то одно, чтобы анонимность процедуры была максимальной, раскрепощающей тем самым ее участников).

Этапы работы

1. Каждому участнику предлагается сформулировать по пять наиболее серьезных препятствий, мешающих ему и его подразделению работать с максимальной результативностью. Инструкция может формулироваться по-разному, в зависимости от качества установленного контакта. Примерный ее вариант: «Вспомните те проблемы, которые, на Ваш взгляд, наиболее значимы и остры в (организации, подразделении и т.п.) и кото­рые мешают ей (ему) и Вам работать с максимальной эффектив­ностью. На каждой из 5-ти карточек напишите по одной про­блеме. Подписывать карточки не нужно».

2. Далее ведущий (консультант) собирает заполненные кар­точки и перемешивает их, чтобы создать дополнительные условия анонимности. Полученный массив карточек с проблемами веду­щий называет «проблемным полем» (или иначе: см, [5, с.60]), ко­торое предстоит структурировать силами самих участников дан­ной процедуры.

Каждая карточка (листок) зачитывается ведущим вслух с ре­комендацией разместить ее (карточку) на доске, т.е. «пространст­венно определить». Далее рабочей группе предлагается отнести по степени сходства каждую последующую карточку к той или иной из образующихся групп карточек (если карточка с проблемой под­ходит под общий смысл некоторой группы, то она присоединяется к ней, а если нет - то выделяется отдельно). При этом участникам не предлагается изначально как-то обозначить формирующиеся

блоки. Такое обозначение делается позже, когда примерно поло­вина карточек вывешена на доску.

При этом, как правило, на доске уже сформировались устой­чивые группы, проблемы в которых имеют некий общий смысл. Этот общий смысл ведущий предлагает вербализовать - дать на­звание каждой группе. Если эта процедура вызывает бурные спо­ры, то ведущий рекомендует остановиться на самом компромисс­ном варианте, даже если он и не очень точный, по мнению участ­ников. Ведущий сознательно не настаивает в данный момент на том, чтобы дать точное название каждой группе проблем, так как имеется возможность вернуться к этому вопросу позже.

Для того, чтобы не возникало непродуктивных споров, в ка­кую из образовавшихся групп стоит отнести ту или иную карточку с проблемой, используется прием «нормализации мнения мень­шинства». Для этого карточка, вызвавшая разногласия, множится на то количество экземпляров, которое соответствует числу выска­занных точек зрения, и относится к тем проблемным группам, куда ее хотели бы поместить участники дискуссии на эту тему. Таким

образом учитывается мнение каждого. \

3. Следующим этапом является получение «овеществленного» итога работы в виде сгруппированных проблем (ведущий предла­гает каждую такую группу называть «проблемным узлом», что очень точно характеризует ее сущность); при этом каждая группа имеет свое название. Если что-то вызывает споры, то к этому \ можно вернуться еще раз. Но, как правило, участники, увлеченные происходящим, уже не включаются в острые дискуссии, а сами предлагают двигаться дальше

4. Следующий шаг заключается в том, что участникам предла­гается своими силами установить наиболее значимые, явные связи между выделившимися проблемными узлами. Эти связи в виде стрелок рисуются на доске, соединяя узлы между собой. На этом этапе процедуры ведущий может предвосхитить наиболее часто встречающееся утверждение о взаимных связях всех узлов. В этом случае необходимо еще раз подчеркнуть наибольшую значимость, а, соответственно, и влияние одних узлов на другие.

5. Итогом данной групповой работы будет структурированное | проблемное поле, в котором все узлы будут находиться в опреде­ленной взаимосвязи. Необходимо сразу выделить два типа узлов. Первый тип - это узел, из которого стрелки выходят, но в который

ни одна не входит. Это «чистый генератор проблем». Второй тип -узел, в который стрелки входят, но ни одна не выходит. Его можно назвать псевдопроблемным, пояснив участникам, что, исходя из их же группового мнения, он ни на ничто влиять не может. Иногда это вызывает удивление участников, и они пытаются связать такой узел с каким-нибудь другим узлом.

6. Наконец, окончательным диагностическим этапом данной процедуры является обработка и анализ консультантом полу­ченной схемы. Именно тут возникают наибольшие трудности, для успешного преодоления которых нами на основе теории графов и некоторой эмпирически подобранной модели разрабо­тан математический аппарат, помогающий наиболее обоснован­но провести обработку выделенного проблемного поля органи­зации или подразделения.

Использование математического аппарата. Для более кор­ректного определения типов узлов и использования полученной информации в дальнейшей консультативной работе необходимо ввести математический критерий оценки «источников» проблем и «тупиков». С этой целью используются соотношения входящих-выходящих потоков около каждого узла в числовом эквиваленте, что, по сути, является выстраиванием графа (задача хорошо из­вестная в логистике и программировании).

Для реализации этого подхода вводится математический пока­затель «интегральное соотношение входящих/выходящих пото­ков» - R. Этот показатель является составным и зависит от рас­пределения потоков около каждого узла.

R = R, • К2 • R3, где

Потоки ] (+) Потоки г {+) Потоки з (+)

Потоки (-) Потоки 2 (-) Потоки з (-)

Дадим краткое описание значений, которые здесь используют­ся. Сами термины и их описание - результат эмпирических на­блюдений и последующих обобщений:

Потоки!. Распределение влияния узлов друг на друга по ко­личеству «входящих» и «выходящих» стрелок: «+»- входящая; «-» - выходящая.

Потоки2 Влияния узлов друг на друга с учетом распределе­ния общей мощности по «потокам-стрелкам»: «мощность стрелки = общая мощность узла, деленная на количество вытекающих стрелок». Далее идет сложение потоков-стрелок у каждого узла.

Потоки3. Влияние узлов друг на друга с учетом распределе­ния мощности по схеме" «мощность каждой вытекающей стрелки = мощности самого узла» (Таблица 1). Далее производится сложе­ние потоков-стрелок у каждого узла.

Мощность узла - наполненность узла проблемами (количест­во карточек с проблемами, которые относятся к данному узлу).

В качестве результатов предлагается шкала зависимости-влияния узлов относительно друг друга. Шкала состоит из 5 ве­личин: от максимально влияющего (Источник 1) до максималь­но зависимого (Тупик 1).

Таблица 1. Пример распределения потоков-проблем около гипотетического узла

 

 

Название узла Мощность Потоки | Потоки Потоки
+ — + — + —
Узел! 12,5 5,0

Тупик 1.Первичный тупик- распределение потоков 1, 2, 3 одинаково: «входящие» потоки преобладают над «выходящими». Это максимально зависимый от других узел.

Тупик 2Вторичный тупик - «входящие» потоки преобладают над «выхо-дащими» только в двух (любых) случаях из трех. Эта зависимость слабее.

Источник 1. Первичный источник - распределение потоков 1, 2, 3 одинаково: «выходящие» потоки преобладают над «входящи­ми». Это максимально влияющий узел, генерирующий проблемы.

Источник2. Вторичный источник- «выходящие» потоки преобладают над «входящими» только в двух (любых) случаях из трех. Это слабый источник.

ПУ - «проводящий узел»: узел, в котором отсутствует преоб­ладание какой-либо тенденции (+ или -).

Таблица 2. Пример распределения значений R около гипотетического узла

Название узла R R2 Rs R
Узел! 1,5 2,5 7,5

Если R~], т.е. |R-1|;R<O,5

или R > R_nun [R_mm < 1] и R < R_max [R_max > 1],

где: R = {1,2,3},

R_mn - минимальное значение из R, Rmax - максимальное значение из R,

то этот узел считается «проводящим» (ПУ).

Если Rmax > R > Rnn [R_mn, Rtnax > 1],

то этот узел считается «Тупиком 2»

Если R_mn > R> R_max [R_m, R_max < 1],

то этот узел считается «Источником 2», Если R > R_max [R_max > 1], и R > R{ + Rt + R,

то этот узел считается «Тупиком t». Если R < R_mn lR_mn < l,

то этот узел считается «Источником 1».

Полученные данные свидетельствуют о том, что соотношение эмпирически описанных критериев на основании таблицы 1 и ма­тематических критериев из таблицы 2 приводит к одним и тем же выводам. Поэтому можно считать оба подхода равноправными. Но математический анализ дает не только качественную характери­стику узлов, но и количественно ее описывает. И тогда можно сравнить результаты и отметить, насколько эти результаты отли­чаются или, наоборот, похожи.

Результаты применения процедуры и их интерпретация. По сути, полученное описание узлов, с точки зрения их влияния-зависимости, уже само по себе является интерпретирующим ис­ходную схему проблемного поля. Важно отметить, что дальней­шие действия руководства будут зависеть от того, насколько оно заинтересовано в преобразованиях в своем коллективе. Очевидно, что начинать какие-либо преобразования необходимо с генерато­ров проблем (Источник 1, 2) и, наоборот, сравнительно минимизи­ровать усилия по решению проблем в Тупиках 1 и 2.

Кроме подобного описания получаются данные о насыщенно­сти того или иного узла проблемами. Это очень важно, так как в большинстве случаев самые нагруженные проблемами узлы от­нюдь не являются их источниками. Но обычно их воспринимают как самые актуальные и злободневные И задача консультанта до­биться ясности и понимания того, с чем все-таки необходимо ра­ботать в первую очередь. Здесь нередки личные открытия, наход­ки, догадки, инсайты, которые приводят участников такой проце­дуры к переосмыслению собственных взглядов и представлений, изменению понимания привычных явлений, Участниками осозна­ется, почему потраченные усилия и средства не приносят практи­ческой отдачи и т.п.

Ограничения использования процедуры. Как и любой дру­гой метод, данный подход имеет свои рамки, ограничения и ис­ходные запросы к проведению Во-первых, необходима начальная подготовка ведущего-консупьганта к такого рода процедурам, так как организация и проведение - очень ответственное дело, от ко­торого в высшей степени зависит какие данные будут получены и будут ли получены вообще. Во-вторых, получаемая картина ло­кальна во времени: через неделю, месяц мнения и оценки участни­ков могут измениться, иногда очень значительно. В-третьих, самой диагностической процедуры чаще всего оказывается недостаточ­но, чтобы изменить ситуацию - тогда необходимо использовать переформулировку, трансформацию проблемных узлов в группы задач с последующим применением различных методов по их раз­решению (например, метод «мозгового штурма»). Но это отдель­ная тема для анализа