Информация в менеджменте и ее виды
Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.
Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:
· по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
· по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
· по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
· по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
· по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
· по степени обновляемое (постоянная, переменная);
· по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
· по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
· по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
· по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
· по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).
Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие (ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.
«В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.
Информация о рынке.
· цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;
· объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;
· доля на рынке и тенденции ее изменения;
· рыночная политика и планы;
· отношения с потребителями и репутация;
· численность и размещение торговых агентов;
· каналы, политика и методы сбыта;
· программа рекламы.
· Информация о производстве и продукции:
· оценка качества и эффективности;
· номенклатура изделий;
· технология и оборудование;
· уровень издержек;
· производственные мощности;
· размещение и размер производственных подразделений и складов;
· способ упаковки;
· доставка;
· возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).
· Информация об организационных особенностях и финансах:
· определение лиц, принимающих ключевые решения;
· философия лиц, принимающих ключевые решения;
· финансовые условия и перспективы;
· программы расширения и приобретений;
· главные проблемы и возможности;
· программа НИР»[5]
Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.
Интересным представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего наблюдения».
Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.
Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.
Информационные системы различаются:
· по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;
· степени охвата информацией — на комплексные и локальные.
Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.
В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.