Процесс управления поставщиками

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Рекомендации по улучшению деятельности.

Закупки

7.4.1 Процесс закупок

Организация должна обеспечивать соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам.

Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки.

Для результативной и эффективной деятельности организации руководству следует включить в процессы закупок:

- своевременное, результативное и точное определение потребностей и требований к закупаемой продукции;

- оценку стоимости закупаемой продукции с учетом характеристик продукции, цены и поставки;

- потребность организации и критерии верификации[1] закупленной продукции;

- уникальные процессы поставщиков;

- гарантийную замену несоответствующей закупленной продукции;

- требования к материально-техническому обеспечению;

- идентификацию и прослеживаемость продукции;

- сохранение продукции;

- документацию, включая записи;

- управление закупленной продукцией, имеющей отклонения от требований;

- доступ на предприятия поставщика;

- сведения о поставке продукции, монтаже или применении;

- развитие поставщиков;

- определение и уменьшение рисков, связанных с закупленной продукцией.

Требования к продукции поставщика и его процессам следует разрабатывать вместе с поставщиками, извлекая выгоду из знаний этих поставщиков.

7.4.2 Информация по закупкам

Информация по закупкам должна описывать заказанную продукцию, включая, где это необходимо:

а) требования к утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования;

б) требования к квалификации персонала;

в) требования к системе менеджмента качества.

Организация должна обеспечивать адекватность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику.

7.4.3 Верификация[2] закупленной продукции

Организация должна разработать и осуществлять контроль или другую деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к закупкам.

Если организация или ее потребитель предполагают осуществить верификацию на предприятии поставщика, то организация должна установить в информации по закупкам предполагаемые меры по проверке и порядок выпуска продукции у поставщика.

Процесс управления поставщиками

Организации следует разработать результативные и эффективные процессы определения потенциальных источников для закупаемых материалов с целью развития имеющихся поставщиков или партнеров и оценки их способностей поставлять требуемую продукцию, чтобы обеспечивать результативность и эффективность процессов закупок в целом.

Примеры входов для процесса управления поставщиками:

- оценка соответствующего опыта;

- деятельность поставщиков в сравнении с деятельностью конкурентов;

- анализ качества закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы;

- аудиты систем менеджмента поставщиков и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком;

- контролирование сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей;

- финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества;

- реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах;

- возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщиков и предыстория работы в соответствии с требованиями;

- осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и другим обязательным требованиям;

- возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы;

- положение и роль поставщика в сообществе, а также его восприятие обществом.

Руководству необходимо рассмотреть действия, требующиеся для поддержания работы организации и удовлетворения заинтересованных сторон в случае невыполнения требований поставщиками.

Контрактное взаимодействие с поставщиками

Конкуренция поставщиков. Наличие большого количества поставщиков дает возможность выбора в том случае, если один из них испытывает трудности, связанные с условиями поставки, качеством продукции.

Сокращение количества поставщиков. Преимущества большого количества поставщиков обходятся неоправданно дорого.

Характерной тенденцией является отказ предприятий от ужесточенного входного контроля и переход к другим путям обеспечения приемлемости закупаемых материалов и деталей.

Входной контроль не может обеспечить качество по ряду причин:

при больших объемах производства входной контроль каждой детали часто невозможен с экономической точки зрения;

сплошной контроль не обеспечивает годность всех проконтролированных деталей из-за ошибок и погрешностей самого контроля;

во многих случаях качество возможно проверить только путем испытаний, после которых продукт уже нельзя использовать.

Постоянный рост требований к качеству ориентирует на необходимость непрерывного управления процессами производства продукции поставщиками. Поставщики должны быть способны производить изделия удовлетворительного качества, управлять качеством, исключая возможность производства продукции, не соответствующей установленным требованиям.

Долгосрочные контракты. При необходимости производства продукции высокого качества в течение продолжительного периода времени поставщик и потребитель заинтересованы в заключении долгосрочных контрактов. Цель долгосрочных контрактов с поставщиками — создание сквозного управляемого процесса производства на вашем предприятии и предприятии, которое поставляет вам материалы и комплектующие изделия.

Необходимо заключать тщательно продуманные долгосрочные контракты, обеспечивающие защиту интересов как поставщика, так и заказчика. Заключению таких контрактов должны предшествовать юридические консультации.

В заключаемых в настоящее время контрактах предусматриваются положения, ориентирующие на постоянный поиск возможностей снижения себестоимости продукции, что сулит равнозначную выгоду как для поставщика, так и для заказчика.

Разработка и защита проектов. Заказчики, привлекающие поставщиков к участию в современном пересмотре конструкций изделий, работе над проектами создания новых продуктов, имеют значительную экономию средств. В определенных случаях в период этих контактов поставщику приходится создавать новую технологию предполагаемого к поставке продукта, что требует от него значительных расходов. В таких случаях целесообразным является заключение контракта на разработку этой технологии.

Обучение и поощрение поставщиков

Семинары для поставщиков. Семинары для поставщиков обеспечивают предоставление информации дополнительно ко всей технической документации, содержащейся в технических условиях, а также требованиях, установленных контрактными обязательствами и заказами на поставку. Значимость этой документации велика, но ее наличия в настоящее время недостаточно.

Содержание семинаров должно отражать всю важную деловую и техническую информацию, которая недостаточно четко отражена в контрактах и инженерных расчетах. В повестку дня семинаров могут быть включены вопросы связанные с:

изменением торговых условий или производственных планов,

новыми техническими условиями,

достижениями в методах измерения,

изменением принципов контроля входного материала или методов управления запасами,

новыми принципами контроля производственного процесса,

Обсуждение подобных вопросов имеет большое значение для укрепления взаимоотношений заказчика и поставщика, поскольку лишь некоторые из них полностью отражаются в документах, устанавливающих права и обязанности заказчика и поставщика.

Проведение семинаров. Семинары не должны проводиться в одном и том же месте. Приглашение поставщиков на предприятие заказчика позволяет им увидеть производственную линию и ознакомиться с условиями, в которых эксплуатируются изготовленные ими комплектующие изделия

Поощрительные программы для поставщиков. Различаются два вида программ: положительные — это премии и негативные — штрафы.

Премии. Некоторые заказчики стремятся заплатить полную цену за поставки продукции, в которой есть небольшое количества некачественных изделий, и выплачивают премии по мере сокращения доли дефектных изделий.

Штрафы. Программы штрафов обычно действуют в соответствии со скользящей шкалой скидок на цену единицы товара, если качество продукции, поставленной заказчику, не отвечает установленным требованиям.

Некоторые жесткие положения контрактных обязательств предусматривают не только скидку с цены, но и оплату всех последующих убытков, включая неполученную прибыль. Вполне обычным является представление заказчиком счетов к оплате таких прямых затрат, как затраты на переделку и транспортные расходы, связанные с возвратом дефектной продукции.

В настоящее время, однако, разработаны положения, обязывающие поставщиков выплачивать огромные суммы в том случае, если дефектная продукция явилась причиной серьезных проблем для заказчика. Положениями предусматриваются:

· остановка производственной линии,

· исключение из производственного процесса ненадежного оборудования,

· переоборудование производства,

· повторное проведение испытаний,

· устранение неисправностей,

· возврат продукции и выставление исков о юридической ответственности за качество выпускаемой продукции.

Контроль поставщиков

Контроль поставщиков со стороны заказчиков. Любое предприятие, заключившее договор на поставку военной продукций, знакомо с деятельностью контролеров поставщика, которые, являясь представителями заказчика, проверяют качество поставляемых изделий и систему управления производственным процессом на предприятии поставщика. В результате работы своих контролеров у поставщика заказчик сокращает входной контроль.

Выявление проблем непосредственно на предприятии поставщика предупреждает поставку продукции неудовлетворительного качества заказчику и дает поставщику возможность заблаговременно принять необходимые корректирующие меры. Оптимальная нагрузка контролеров заказчика у поставщика может ограничиваться контролем системы управления процессом и проведением фактического контроля в объеме, позволяющем убедиться в том, что система управления процессом работает эффективно

Независимый контроль. В промышленно развитых странах получили распространение многочисленные фирмы, обеспечивающие проведение независимого контроля. Независимый контролер поставщика осуществляет неофициальную проверку документации и процедур, отмечая при этом наличие недостаточно четких или неясных положений, которые не отвечают требованиям, принятым в соответствующих отраслях.

Обследование поставщика заказчиком представляет собой систематическую проверку предприятия поставщика и его технических возможностей. Обычно каждый представитель группы проверки имеет в своем распоряжении контрольный перечень, который позволяет проверяющему производить оценку каждой производственной операции поставщика в соответствии с установленными показателями.

Совершенствование процедуры обследования поставщика. Для улучшения процедуры обследования поставщика необходимо подготовить перечни потенциальных поставщиков. Можно ограничить перечень только поставщиками, которые отвечают таким установленным требованиям, как размер предприятия, экономическая стабильность, месторасположение, область предоставляемых услуг.

Потенциальным поставщикам предлагается корреспондентский способ опроса, включающий все необходимые данные, а также предусматривающий выяснение желания поставщика выполнять различные новые заказы в установленные сроки.

Группа обследования направляется только к потенциальным поставщикам. Имея ответы на большую часть вопросов контрольного перечня, группа не затратит много времени на завершение этой работы. Группа в основном занимается обследованием, концентрируя внимание на таких важных вопросах, как интервью технического персонала поставщика, проверка эффективности контрольных карт процесса непосредственно в цехе и опрос рабочих на предмет правильного понимания контрольных карт.

Обследование поставщика и анализ информации о его производственных результатах. Группа обследования поставщика должна быть хорошо осведомлена о результатах деятельности, достигнутых поставщиком хотя бы за предыдущий год, включая все проведенные им корректирующие действия.

При наличии положительных данных представляется целесообразным выяснить: является ли достижение поставщиком удовлетворительных производственных показателей результатом низких доходов, весьма поверхностного входного контроля, или эффективной системы управления.

Если данные о деятельности поставщика не являются удовлетворительными, необходимо установить:

· сохраняется ли тенденция снижения качества в течение нескольких лет?

· имеются ли очевидные доказательства того, что предложенные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и являются эффективными?

· скрывается ли за этим такая проблема, как ориентация на низкое качество,

· характерно ли для поставщика хроническое отсутствие квалифицированных специалистов, соответствующего оборудования,

· проводятся ли подготовка и обучение персонала?

Все эти проблемы могут быть тщательно изучены при наличии информации о производственной деятельности поставщика.

Регулярное обследование постав­щиков, по крайней мере ежегодно, должно стать общепринятым правилом.

Аттестация и оценка деятельности поставщиков

Первоначальная аттестация поставщика. После выбора поставщика, но до принятия решения о поставках больших объемов продукции на постоянной основе, продукция поставщика должна пройти проверку на соответствие самым различным установленным критериям. Такая проверка зависит от сложности изделия, новизны технологии производства, значения изделия, с точки зрения его эксплуатации, и других аналогичных обстоятельств.

Проверка начинается с представления нескольких образцов, которые подвергаются физическим, функциональным испытаниям, испытаниям на долговечность и эксплуатационную пригодность. Целью таких испытаний является определение способности поставщика производить продукцию приемлемого качества.

Поставщик готов предоставить заказчику возможность проверки технологии и оснащения.

Результаты проверки оснастки поставщика должны направляться заказчику вместе с деталями, обработанными с помощью проверяемой оснастки, что позволяет на этом этапе решить проблему адекватности проверки.

Отчеты о качестве продукции поставщика. Заказчик обязан обеспечить поставщика непрерывно поступающей информацией о качестве их работы. Такая информация должна быть своевременной, четкой, последовательной и направляться заинтересованным в ней специалистам поставщика.

Не менее важным является регулярное представление информации о качестве работы поставщика при отсутствии проблем. Даже те поставщики, продукция которых отвечает предъявляемым требованиям на 100%, должны регулярно получать информацию, подтверждающую удовлетворительный уровень качества выпускаемой ими продукции. Отчеты должны включать четкую информацию, особенно при обнаружении дефектов. Такая информация, как номера поставок, точное указание объемов поставок и характеристика дефектов, имеет исключительно важное значение для поставщика при принятии необходимых мер

Количественная оценка деятельности поставщика. Качество наряду со своевременностью поставки и расходами является одним из трёх критериев оценки деятельности поставщика. Всесторонняя система оценки качества поставщика должна включать все эти три критерия, т.е. необходимо пользоваться комплексным методом оценки.

Существующие методы оценки качества в основном построены на альтернативном методе оценки качества. Необходимо переходить к показателю, основанному на результатах проверки системы управления процессом производства поставщика, включая систему управления качеством.

Показатель качества поставки строится на допустимых пределах своевременности поставки — своевременная и несвоевременная. Ранняя как и запоздалая поставка считается несвоевременной.

При оценке показателя расходов поставщика возможно различные подходы:

· сопоставление нескольких цен поставщика с самыми низкими расходами;

· эффективность деятельности поставщика по отношению к запланированному отношению затрат, если такое положение закреплено контрактом;

· сопоставление фактических цен с оценочной стоимостью.

[1] верификация: Подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены.

[2] верификация: Подтверждение на основе представления объективных свидетельств (3.8.1) того, что установленные требования (3.1.2) были выполнены