Порядок обліку та контролю касових операцій

Контролю касової готівки приділяється велика увага. У фірмах діють системи контролю надходжень та витрат готівки. Готівку фірми намагаються зводити до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торгівельних підприємствах у касах знаходяться значні кошти.

Основні проблеми, пов’язані з грошовими коштами, - це проблеми не облікові а управлінські: організація контролю за збереженням та використанням грошових коштів.

Тому на фірмах запроваджуються системи внутрішнього контролю.

Внутрішній контроль означає дії та процедури, які призначені для збереження активів підприємств.

Ефективні дії по внутрішньому контролю грошових коштів повинні включати:

- розподіл відповідальності між службовцями;

- розподіл обов’язків;

- використання механічних (автоматичних) приладів контролю;

Заходи захисту готівки та контролю за її збереженням можуть бути різними, однак завжди слід дотримуватись таких принципів:

- облік готівки повинен здійснюватись в момент її надходження;

- готівку, що надійшла необхідно здавати в той же самий день, або не пізніше наступного дня;

- працівник, який одержує готівку не повинен займатися її обліком;

Підприємство розробляє свої заходи контролю за виплатою готівки. До найважливіших контрольних заходів можна віднести:

- необхідність одержання попереднього дозволу на виплату готівки;

- нумерація чеків та обмежений доступ до них;

- бажано, щоб працівник, який підписує рахунки не мав права підписувати чеки;

- при оплаті чеків на первинних документах слід проставляти дату, номер чека і “оплачено”;

- особам, які підписують чеки, не повинні мати доступа, чи займатися вивіркою рахунків;

- інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках повинна здійснюватись не рідше одного разу на місяць.

Контроль грошових надходжень від продажу в торгівельних залах здійснюється за допомогою використання касових апаратів та використанням системи м’яких чеків.

Наприкінці кожного дня касир підраховує гроші в касовому апараті та передає суму старшому касирові.

Бухгалтер записує суму виручки в журналі грошових надходжень.

Суму грошей, переданих касиром і сума на контрольно-касовій стрічці повинні бути однакові.

У великих фірмах касові апарати під’єднано до комп’ютерів. У такому разі операції одразу реєструються в обліку.

Система м’яких чеків полягає в тому, що продавці мають завчасно пронумеровані чеки (квитанції). В момент продажу продавець заповнює чек у двох примірниках – один покупцеві, другий залишає собі. Наприкінці дня сума м’яких чеків підраховується – загальна сума продажу має відповідати сумі касового апарата.

По касі може бути виявлено недостачу та надлишок грошей. Вони відносяться на рахунок “Нестачі або надлишки по касі”, який є активно-пасивним. Цей рахунок дебетується на величину нестачі, та кредитується на величину надлишку.

Приклад: касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 дол. У наявності в касира грошей було 4537 дол. Нестача складає 9 дол. Оприбуткування готівки з урахуванням нестачі грошей та відображенням доходу від реалізації здійснюється такими бухгалтерськими записами:

Д-т рах. “Грошові кошти” 4537

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі” 9

К-т рах. “Дохід від реалізації” 4546

В разі розбіжностей адміністрація з’ясовує їх причини та обставини їх виникнення.

Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо рахунку “Нестачі або надлишки по касі” відображуються у Звіті про прибутки або збитки як операційні (торгівельні) витрати. Кредитове сальдо вказаного рахунку відображається у Звіті про прибутки або збитки як “Інші доходи”.

Операції по касі відображуються та групуються у касовому журналі надходжень та видатків, підсумки переносяться в Журнал реєстрації операцій, а потім – на рахунки бухгалтерського обліку у Головній книзі. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна та пристосована до умов підприємства.

Рух грошей по касі відображується в обліку такими записами:

Надходження:

Д-т рах. “Каса”

К-т рах. “Доходи від реалізації”

К-т рах. “Рахунки до одержання (Клієнти, Дебітори)”

К-т рах. “Рахунки в банках” та ін.

Видатки:

Д-т рах. “Рахунки до оплати (Постачальника)”

Д-т рах. “Фонд дрібних сум”

Д-т рах. “Рахунки в банках”

Д-т рах. “Розрахунки з персоналом”

К-т рах. “Каса”