Документальное оформление учета продаж
Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгружаемую продукцию, осуществляют оперативный учет движения продукции на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, своевременность поступления средств от покупателей.
Отгрузка продукции осуществляется в соответствии с договором купли-продажи (поставки), заключаемым между продавцом и покупателем. По договору купли-продажи продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель — принять и оплатить ее.
В договоре указываются наименование, количество, ассортимент, качество, комплектность поставляемой продукции, цена, порядок расчетов, почтовые и платежные реквизиты поставщика и покупателя, отгрузочные документы, последствия нарушения условий договора и т. д. Согласно договору оплата продукции может производиться предварительно до отгрузки или после ее передачи получателю. При предварительной оплате в договоре указывается размер перечисляемого аванса.
Отпуск со склада продукции оформляется первичными документами. Отдел сбыта (маркетинга) на основании договора поставки и графика отгрузки выписывает приказ-накладную, где указываются покупатель, наименование изделий, количество продукции, подлежащей отпуску и фактически отпущенной, договорная цена, сумма, стоимость упаковки, оплачиваемой сверх цены на продукцию. После оформления приказ-накладная передается на склад. Отпуск продукции со склада подтверждается в приказе-накладной подписью кладовщика и получателя или экспедитора отдела сбыта, если продукция отправляется железнодорожным, водным или автомобильным транспортом. При отгрузке продукции по железной дороге выписывается также железнодорожная накладная.
Для документального оформления продаж в сельском хозяйстве ввиду разнообразия видов продаваемой продукции применяются следующие документы.
Для отражении отгрузки продукции используются различные формы товарно-транспортных накладных: при реализации зерна, семян, масличных культур и трав - форма М190-АПК (зерно); при реализации зерна с сортовых посевов к товарно-транспортной накладной прилагают сортовое удостоверение; при реализации животных используют товарно-транспортную накладную формы № 191-АПК (животные); молока и молочных продуктов — форма № 192-АПК (молсырье); овощей, фруктов, ягод, продукции лубяных и других культур — форма № 193 —АПК (овощи); при реализации шерсти — форма № 194-АПК (шерсть); прочей продукции — форма № 1-Т (товары).
При отправке продукции разным организациям (кроме заготовительных) сельскохозяйственные организации заполняют счета-фактуры формы № 868.
Продукты на общественное питание отпускают по накладным внутрихозяйственного назначения формы № 264-АПК и лимитно-заборным ведомостям формы № 269-АПК.
При реализации продукции заготовительным организациям оформляются специализированные формы приемных квитанций (до 20 форм), поскольку почти каждый вид реализуемой продукции имеет свои специфические реквизиты, на основании данных которых производится оплата продукции.
Заготовительные организации на приемку животных выписывают приемные квитанции на закупку скота, птицы и кроликов (ф. № ПК-1), молокозаводы и соответствующие приемные пункты — приемные квитанции на закупку молока и молочных продуктов (ф. № ПК-3), по приемке яиц — приемные квитанции на закупку яиц (ф. № ПК-4), по приемке картофеля — приемные квитанции на закупку картофеля (ф. №ПК-5), по приемке овощей — приемные квитанции на закупку овощей (ф. № ПК-6), по приемке сахарной свеклы — приемные квитанции на закупку сахарной свеклы (ф. № ПК-8), по приемке зерновых и масличных культур — приемные квитанции на закупку зерновых и масличных культур (ф. №ПК-9), по приемке продукции льна, конопли — приемные квитанции продукции льна, конопли и другой продукции (ф. № ПК-16), по приемке семян овощей — приемная квитанция по закупке семян овощей (ф. № ПК-19), по приемке шерсти — приемная квитанция по закупке шерсти (ф. № ПК-21), по приемке животных и пушнины — приемная квитанция по закупке животных и пушнины (ф. № ПК-22). Каждая из перечисленных форм включает в себя соответствующие реквизиты, отражающие особые характеристики по измерению качества, массы, другие необходимые параметры того или иного вида продукции (например, по молоку — жирность, охлажденность, кислотность и т. п.).
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию в дальнейшем после проверки группируются и регистрируются в соответствующих учетных регистрах.
Учет расходов на продажу
На предприятиях кроме расходов, связанных с производством продукции, возникают также расходы, связанные с ее отгрузкой и реализацией. Эти расходы называются расходами на продажу (коммерческими);вместе с производственной себестоимостью они составляют полную себестоимость продукции.
В соответствии с типовой номенклатурой к коммерческим расходам относятся:
♦ расходы по организации сбыта (маркетинговые операции);
♦ расходы на тару и упаковку изделий на складах готовой продукции
(упаковочная бумага, древесина, шпагат, услуги своих вспомогательных цехов по изготовлению тары и упаковки, оплата затаривания и др.). Затраты на тару (упаковку) входят в коммерческие расходы, когда готовая продукция упаковывается на общезаводском
складе. Если же упаковка (затаривание) осуществляется в производственных цехах до сдачи продукции на склад, то ее стоимость относится на производственную себестоимость;
♦ расходы по доставке продукции на станцию или пристань отправления, погрузке в вагоны и на суда, автомобили и другие транспортные
средства, оплата железнодорожного тарифа или водного фрахта в тех
случаях, когда цены на продукцию установлены франко-станция на
значения, а также оплата услуг специализированных транспортно-
экспедиционных контор;
♦ комиссионные сборы торговым и сбытовым организациям за продажу ими продукции, которая на может быть реализована самим предприятием в общем порядке и передается этим организациям для реализации на комиссионных началах;
♦ затраты на рекламу: объявления в печати, на радио и телевидении,
проспекты, каталоги, буклеты, участие в выставках, ярмарках, стоимость образцов товаров, переданных в соответствии с договором покупателям или посредническим организациям бесплатно, и др.;
♦ прочие расходы, связанные со сбытом продукции (хранение, подработка, подсортировка, анализ продукции и др.).
Затраты по упаковке и транспортировке продукции, возмещаемые покупателями, в состав коммерческих расходов не включаются.
Для учета коммерческих расходов используют синтетический активный счет 44 «Расходы на продажу». Аналитический учет их ведется по статьям расходов в соответствии с утвержденной сметой.
Расходы на продажу в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счетов:
10 — на стоимость израсходованных материалов и тары на упаковку продукции на складе;
23 — на стоимость услуг вспомогательных производств по изготовлению тары, доставке продукции ни станцию (пристань, аэропорт) отправления;
60— на стоимость услуг по отправке продукции покупателю, оказанных сторонними организациями;
69 - на сумму отчислений на социальные нужды от заработной платы работ
никое, занятых упаковкой, сбытом и сопровождением продукции;
70 — на оплату труда работников, связанных с упаковкой, затариванием готовой продукции на
складе, погрузкой ее на транспортные средства и сопровождением груза;
71— на сумму расходов, оплаченных подотчетными лицами за транспортировку готовой продукции и ее выгрузку;
76— на сумму расходов по рекламе, а также на стоимость услуг транспортных организаций (железнодорожных и водных), оплаченных расчетными чеками за перевозку готовой продукции, и др.
Расходы на продажу присоединяют к производственной себестоимости отдельных видов реализованной и отгруженной продукции по прямому признаку. И лишь в той их части, которая не может быть отнесена по прямому признаку, она распределяется между отдельными видами реализованной и отгруженной продукции пропорционально ее массе, объему и (производственной себестоимости или стоимости по отпускным ценам. В связи с этим в текущем учете коммерческие расходы необходимо подразделять на прямые расходы, относимые на отдельные виды продукции по продукции пропорционально той или иной условной базе. При этом база для распределения различных видов косвенных расходов, как правило, не может быть одинаковой, поэтому они должны распределяться покаждой статье коммерческих расходов в отдельности.
Присоединение косвенных расходов к прямым дает возможность определить общую величину коммерческих расходов по отдельным видам реализованной и отгруженной продукции.
Все выявленные коммерческие расходы распределяют между реализованной продукцией и остатком неотгруженной (нереализованной) продукции. При этом коммерческие расходы, относящиеся к реализованной I продукции, в бухгалтерском учете списываются записью:
Дебет счета 90 «Продажи»,
Кредит счета 44 «Расходы на продажу».
Коммерческие расходы, относящиеся к остатку неотгруженной (нереализованной) продукции, остаются на счете 44 «Расходы на продажу», а при составлении баланса отражаются по статье «Прочие запасы, затраты». Таким образом, на коммерческих предприятиях всегда возникает переходящий остаток коммерческих расходов, который необходимо учитывать при последующем их распределении. Вместе с тем в распределении коммерческих расходов возникают две стадии: на первой стадии производится распределение их между отдельными видами продукции, а на второй — между реализованной продукцией и остатком неотгруженных, еще не реализованных изделий.
Предприятия, имеющие незначительный объем сбытовых расходов, учет этих затрат могут организовать на счете 26 «Общехозяйственные расходы».