Організація робіт зі складання річної звітності

У річній звітності підсумовуються результати фінансово-гос­подарської діяльності підприємства за звітний рік, тому до орга­нізації її складання слід ставитись особливо відповідально та ви­важено. Крім того, терміни її подання користувачам суворо регла­ментуються, тому процес її складання необхідно ретельно органі­зувати.

Порядок виконання робіт зі складання та подання річної звіт­ності оформлюється наказом (розпорядженням) по підприємству, який затверджується у вересні. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головними спеціалістами підприємства (головним економістом, фінансистом, начальником ' відділу кадрів, тощо).

У наказі встановлюють терміни виконання кожного виду ро­біт зі складання та подання звітності; призначають осіб, відпові­дальних за той чи інший комплекс робіт; ступінь участі кожного з економічних підрозділів підприємства (планового відділу, бух­галтерії, головного економіста, тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створен­ня нормальних умов роботи апарату, зайнятому складанням річ­ного звіту. Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт, визначення комплексу робіт зі складання річної звітності й плану-графіку облікових робіт.

Перед початком робіт зі складання форм звітності доцільно на підприємстві оформити робочий альбом річної звітності. Він скла­дається з переліку форм звітності, їх правильно заповнених зраз­ків, вказівок з їх складання, які є робочими інструкціями з методи­ки і техніки заповнення звітів. Такі робочі альбоми формуються на підставі нормативних документів зі складання звітності.

Для планування робіт зі складання та подання річної звітнос­ті на початку вересня розробляють план-графік облікових робіт (табл. 11.7).

Таблиця 11.7

План-графік робіт зі складання річного звіту

 

Назва робіт Особи, відпові­дальні за вико­нання робіт Вересень (за декадами) Жовтень (за декадами) Листопад (за тияснями) Грудень (за тияснями) Січень (за тияснями) Лютий (за тижнями)
Організаційна підготовка (розробка проекту наказу, графіків облікових робіт, проведення семінарів) Керівник підприємства Головний бухгалтер            
Проведення повної інвентаризації (у розрізі об'єктів інвентаризації) Голова інвента­ризаційної комісії            
Уточнення показників поточного обліку за одинадцять місяців (за видами робіт) Головний бухгал­тер, заступник гол. бух.            
Роботи зі складання форм звітності: Балансу Головний бухгалтер            

 

  Продовження таблиці 11.7
Звіту про фінансові результати Заступник голов­ного бухгалтера            
Звіту про рух грошових коштів Теж саме            
Звіту про власний капітал Теж саме            
Приміток до фінансової звітності Головний бухгалтер            
Затвердження форм звітності Керівник            
Подання річного звіту (окремо за кожною установою, до якої звіт по­дають ) Головний бухгалтер            

 

Його доцільно розробляти за стрічковою формою, як найбільш простою у складанні та наочною порівняно з іншими формами графіків. У графіку вказують етапи і види робіт зі складання та по­дання звітності; осіб, відповідальних за їх виконання та терміни виконання, а також відмічають хід фактичного виконання робіт.

Комплекси робіт, представлені у графіку (організаційна підго­товка; проведення повної інвентаризації; уточнення показників поточного обліку за одинадцять місяців; складання форм звітнос­ті; затвердження звітності та її подання користувачам) поділяють на підкомплекси, у складі яких виділяють окремі види робіт. Де­талізація комплексів облікових робіт потрібна для застосування оптимальних методів і прийомів їх виконання. Наприклад, інвен­таризація кожного об'єкта господарювання (необоротних активів; запасів; розрахунків, тощо) проводиться із застосуванням специ­фічних методів і прийомів, тому у її складі виділяють відповідні підкомплекси та розробляють порядок організації робіт.

Склад комплексів, підкомплексів та видів робіт, які необхідно виконати та зазначити у графіку, визначає головний бухгалтер підприємства виходячи із певних умов, обсягів роботи, чисельнос­ті виконавців, відповідальних за їх виконання та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Відповідальними за виконання комплексу робіт або їх частини призначають працівників, які згідно посадової інструкції викону­ють цю роботу.

Терміни виконання робіт встановлюються виходячи із вимог нормативних документів щодо строку подання звітності. При вста­новленні термінів виконання кожного виду робіт необхідно виходи із їх обсягів; часу, що щоденно виділяється виконавцю для їх здій­снення, за умови одночасного виконання ним поточних функцій.

Обсяги кожного виду робіт визначають на підставі досвіду попе­редніх років, «Пам'ятки про складання річної звітності» і враховують можливі зміни у строках їх виконання, зумовлені комп'ютеризацією облікових робіт, тощо. Для своєчасного виконання робіт необхідно розробити найбільш оптимальну послідовність їх виконання. Ро­боти у графіку слід розташовувати у хронологічній послідовності їх здійснення для рівномірного розподілу навантаження серед вико­навців на весь період складання звітності.

Розглянувши та порівнявши обсяги робіт, головний бухгалтер перевіряє, чи рівномірно розподілено навантаження між окре­мими виконавцями, чи не перевантажені окремі працівники, чи немає небезпеки зриву строків виконання окремих робіт. При по­требі перерозподілу навантаження строки виконання робіт, вклю­чених у графік, залишаються незмінними, а змінюються лише ви­конавці. Навантаження розподіляється відповідно до кваліфіка­ції та практичних навичок, індивідуальних цільових здібностей і схильностей кожного виконавця. При такому підході ділові якості працівників використовуються найефективніше.

Мінімальними плановими відрізками часу при плануванні тер­мінів виконання робіт необхідно обирати у вересні - декаду, у жовтні-грудні - п'ять днів, а у січні-лютому - кожний день. При збіль­шенні планових відрізків часу контрольні можливості графіку знижуються. При визначенні термінів, необхідних для виконання робіт, необхідно враховувати виконання графіку у попередні роки. Для наочності графіка і оперативного контролю за дотриман­ням термінів виконання робіт доцільно розробити різні способи позначення їх планового і фактичного часу. Планові відрізки часу, відведеного для виконання робіт, позначають у графіку суцільни­ми лініями чорного кольору у відповідних графах. Кожна лінія по­казує декаду, п'ятиденну або день. Фактичний час виконання ро­боти наносять лінією іншого кольору. Це дозволяє одразу порівню­вати темпи виконання робіт та їх коригувати на наступний день.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить із пра­цівниками, залученими до складання звітності, інструктивну на­раду, на якій знайомить із переліком та обсягами облікових робіт та графіком їх виконання. Після обговорення графіка він затвер­джується керівником підприємства, розміщується на дошках ого­лошень та доводиться під розписку до усіх виконавців.

Для удосконалення процесу складання та подання річної звіт­ності, уникнення помилок, допущених при організації роботи у

попередні роки, узагальнення раціональних способів та прийомів виконання тієї чи іншої роботи, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». У ній необхідно зазна­чати всі невдачі, помилки й напрацювання та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Структура пам'ятки повинна відповідати переліку комплексів та підкомплексів робіт зі складання річної звітності, зазначеним у плані їх виконання. Для кожного виду робіт необхідно зазначати фактичний час, витраче­ний на їх виконання. У пам'ятці також доцільно узагальнити ре­зультати обговорення організації робіт зі складання річного звіту на виробничій нараді, що проводиться після здачі річного звіту.

Для конкретизації й уточнення плану-графіку робіт зі складан­ня річного звіту для проведення найбільш важливих та значних комплексів робіт розробляють окремі графіки: графік проведення інвентаризації активів, капіталу та зобов'язань; уточнення показ­ників поточного обліку; закриття рахунків, що необхідне при фор­муванні річного звіту та складанні річного балансу; заповнення форм річної звітності та складання приміток до річної фінансової звітності, тощо.

Найважливішим організаційним елементом при організації робіт зі складання річної звітності є табель-календар звітності (табл. 11.8).

Таблиця 11.8