Організація обліку руху основних засобів. Організація обліку приймання основних засобів включає: встановлення порядку приймання об’єктів до складу основних засобів
Організація обліку приймання основних засобів включає: встановлення порядку приймання об’єктів до складу основних засобів, вибір форм первинних документів для оформлення операцій з приймання основних засобів, розробку методики та техніки їх складання, розробку та затвердження графіків руху документів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку приймання об’єктів.
Для приймання (списання) об'єктів в експлуатацію створюється спеціальна постійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству. Після ретельного огляду об’єкта комісія складає Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма ОЗ-1). Його затверджує керівник підприємства.
Приймання-здавання необоротних активів після капітального ремонту, реконструкції або модернізації оформляється Актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів (форма ОЗ-2). Акт підписує працівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений прийняти об’єкт після ремонту та представник підрозділу або підприємства-підрядника, яке виконувало роботи. При господарському способі виконання ремонтно-монтажних робіт акт складають в одному примірнику, при підрядному – у двох. Перший примірник акта після підписання головним бухгалтером і керівником здають у бухгалтерію підприємства-замовника робіт, а другий передають підприємству-підряднику. В акті вказують кошторисну і фактичну вартість виконаного обсягу робіт з ремонту, реконструкції, модернізації, а також зміни в характеристиці об'єкту, що визвані його реконструкцією чи модернізацією. За показниками форми ОЗ-2 бухгалтерія вписує у технічні паспорти, інвентарні картки обліку основних засобів або в інші регістри аналітичного обліку відповідних об’єктів основних засобів інформацію про зміни їх техніко-економічних характеристик (вартості, потужності, площі тощо), що сталися у результаті виконаних робіт та первісної вартості на суму витрат, пов’язаних з їх поліпшенням (модернізацією, модифікацією, реконструкцією).
Організація обліку вибуття основних засобів включає: визначення переліку документів, необхідних для оформлення вибуття об’єктів; розробку робочої інструкції про порядок списання основних засобів; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку порядку оприбуткування цінних відходів, що утворюються при розбиранні об’єктів та порядку їх документального оформлення; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття об’єктів. Ліквідаційна комісія складає Акт списання основних засобів (ф. ОЗ-3) (дод. Д 2), а при ліквідації автотранспортних засобів Акт на списання автотранспортних засобів (ф. ОЗ-4). Якщо транспортний засіб було пошкоджено у транспортній аварії, то до складання Акту форми ОЗ-4 залучається представник органів ДПС України. В актах детально описується стан основних вузлів і деталей, що став причиною списання об’єктів, на підставі технічного паспорту вказується маса об’єкта та види і кількість дорогоцінних металів або каміння. До актів додаються:
- копія акта аварії або довідка про обставини стихійного лиха, складені відповідними службами (з надзвичайних ситуацій, дорожньо-патрульною, тощо) із зазначенням причин й винуватців аварії;
- довідки правоохоронних органів про крадіжки основних засобів;
- пояснення винуватців аварій та пошкодження (руйнування) об’єктів;
- документи про оприбуткування на склад запчастин та матеріалів, одержаних при розбиранні об’єктів, а також про здавання металобрухту та дорогоцінних металів.
Акти підписуються усіма членами комісії. Їх затверджує керівник підприємства. Акти складають у двох примірниках: перший передається до бухгалтерії; другий видається матеріально-відповідальній особі. Він є підставою для здавання на склад відходів, які утворюються при списанні об’єктів (металобрухту, вузлів, деталей, запасних частин, цегли тощо). Об’єкт основних засобів списують з балансу на основі акту списання основних засобів, акту приймання-передачі (при продажу іншим юридичним або фізичним особам) та документів про оприбуткування матеріалів, одержаних при демонтажу об’єкта. Згідно з пунктами 33-36 П(С)БО 7 “Основні засоби” інвентарні картки реалізованих або ліквідованих необоротних активів вилучають із картотеки, додають до документів, якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію (накладних, актів списання основних засобів) і зберігають відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України протягом 3 роки після ліквідації об’єкта необоротних активів [41]. Інформацію про реалізацію або ліквідацію об’єкта основних засобів (назву документів, якими оформлено вибуття, їх номери та дату складання) вказують в описах інвентарних карток (форма ОЗ-7) та інвентарних списках основних засобів (форма ОЗ-9).