Поняття функцій управління
Кафедра управління та організації діяльності
У сфері ЦИВІЛЬНОГО захисту
НАЦІОНАЛЬНИЙ
УНІВЕРСИТЕТ ЦИВІЛЬНОГО ЗАХИСТУ УКРАЇНИ
Лекція
з навчальної дисципліни „Організація управління діяльністю органів
та підрозділів цивільного захисту”
Тема: ПОНЯТТЯ ФУНКЦІЙ УПРАВЛІННЯ
м. Харків
Місце проведення: звичайна аудиторія (за розкладом занять)
Час проведення: 80 хвилин.
Матеріальне забезпечення: .
Мультимедійне супроводження
Мета лекції:
ознайомити курсантів та студентів з поняттями „функцій управління”.
розкрити сутність функцій управління;
виховувати студентів у дусі відповідального ставлення до виконання своїх службових обов’язків.
Загальні методичні вказівки
1. Перевірити наявність студентів на занятті.
2. Записати на дошці тему лекції та навчальні питання, викласти навчальний матеріал.
3. Вибірково перевірити якість ведення конспекту.
План лекції:
Вступ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 хв.
1. Поняття функцій управління . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 хв.
2 Планування як функція управління………….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 хв.
3. Організація як функція управління………….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 хв.
4. Мотивація як функція управління . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 хв.
5. Контроль як функція управління ……………………………… ……15 хв.
Закінчення . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 хв.
Література:
1. Альбощій О.В., Болотських М.В., Кулєшов М.М., Калашніков О.О., Попов В.М., Рошкевич С.А., Рогозін А.С., Садковий В.П., Труш О.О., Шайхлісламов З.Р. Основи управління в органах і підрозділах МНС України. Навчальний посібник. / За ред.. канд. психол. Наук, доцента В.П. Садкового. – Х.: УЦЗУ, КП «Міська друкарня», 2009. – 370 с. / Глава 3.
2. Альбощій О.В., Кулєшов М.М., Калашніков О.О., Рашкевич С.А., Труш О.О. Основи управління в органах і підрозділах МНС України. Навчальний посібник. / За ред. канд. психол. наук, доцента В.П. Садкового. – Харків: УЦЗУ, 2007. – 311 с.
Поняття функцій управління
Поняття „функція” має ряд значень. У філософії – це явище, яке залежить від іншого та змінюється у міру зміни цього іншого явища. В математиці – це закон, за яким кожному значенню змінної величини (аргументу) відповідає деяка визначена величина, а також сама ця величина. Якщо розглядається об’єкт, то функції – це його роль та значення. Наприклад, гроші виконують функції загального еквіваленту, платежу, накопичення, обміну. З точки зору процесу діяльності організації, під функціями розуміють призначення, коло її діяльності.
Діяльність ДСНС України є безперервним процесом, який охоплює широке коло відносно самостійних, але пов’язаних між собою напрямків роботи: наглядово-профілактичну, оперативно-рятувальну, кадрову роботу, матеріально-технічне забезпечення та інші, які і визначають функції ДСНС України. Управління органами та підрозділами служби цивільного захисту ДСНС України є частиною державного управління. Воно забезпечує виконання покладених на ДСНС України функцій та реалізується на практиці через апарати управління та підпорядковані їм підрозділи [2].
У свою чергу діяльність керівника також має ряд відносно самостійних напрямків роботи, які обумовлюють функції управління. Для досягнення цілей організації і виконання поставлених завдань в межах кожного функціонального напрямку роботи керівники будь-якого рівня повинні виконувати управлінські функції. Такі функції були визначені ще на початку XX століття засновниками так званої адміністративної школи управління (див. п. 1.3.1). (Вони наведені на рис. 3.1.) Як бачимо, до основних функцій управління відносяться планування, організація, мотивація і контроль. В той же час більш детальний аналіз дозволяє виділити в межах кожної основної функції ряд складових. Так функція планування передбачає також і прогнозування, функція організації об’єднує і дві інші – координації і регулювання, а функція контролю об’єднує в собі ще й облік та аналіз.
Рис. 3.1 – Основні функції управління
Дані функції показані в їх логічній послідовності. В той же час на практиці керівники, як правило, здійснюють одночасно ряд функцій. Це пов’язано з тим, що, по-перше, діяльність організації є
безперервною та поєднує в собі цілий ряд достатньо самостійних напрямків роботи. По-друге, паралельно виконуються декілька завдань. Всі вони потребують і планування, і організації роботи виконавців, і мотивації, і контролю.
Планування як функція управління
Планування – розподіл функцій та ресурсів, докладний опис і погодження передбачуваних дій. В основі плану лежить управлінське рішення. Перед початком планування керівник повинен максимально конкретизувати своє рішення і завдання, висловити всі міркування, що виникають у результаті власних роздумів, і дати оцінку пропозиціям, що висуваються іншими.
Процес планування містить такі елементи:
1. Уточнення мети. Керівник конкретизує визначену старшим начальником мету з урахуванням ситуації, можливостей, особистостей виконавців, розуміння ситуації, методів керування. Він по змозі повинен виключити невизначеність, точно сформулювати мету і досягти того, щоб часткові цілі підпорядкованих підрозділів відповідали загальній меті.
2. Розвиток ідей. Планування припускає розвиток ідеї, що складає основу рішення. Деталізація ідеї не повинна бути стереотипною. В той же час вона не повинна мати і багато варіантів. Багатоваріантність не завжди сприяє успіху, не завжди полегшує виконання завдань, а навпаки, часто ускладнює їх.
Одне із завдань планування полягає в тому, щоб зробити нові ідеї зрозумілими, доступними, відчутними в конкретних формах реалізації, близькими кожному виконавцеві.
3. Прогнозування подій.
2.1 Прогнозування як функція попереднього планування
На керівника покладається вся повнота відповідальності за правильне визначення перспектив і можливостей. Прийняття рішення вимагає загального принципового прогнозу подій, прогнозування всіх функцій, можливих перешкод і способів їх подолання. Прогнозування включає оцінку змін ситуації, екстраполяцію й розпізнавання результату. Прогнозування виступає науковою основою планування.
Прогноз – це науково обґрунтоване передбачення тенденцій і особливостей розвитку об’єкта в перспективному періоді на основі виявлення та оцінки стійких зв’язків і залежностей між минулим, теперішнім і майбутнім [7]. Прогнозування є першою стадією планування, оскільки воно дає можливість виявити стійкі тенденції або якісні зміни у процесах, що розглядаються, оцінити їх вплив на майбутній плановий період, виявити можливі альтернативні варіанти дій, накопичити матеріал для обґрунтованого вибору тієї чи іншої концепції або планового рішення [2]. Прогнозування дозволяє органам управління і підрозділам ДСНС України отримувати оціночні дані, які надають можливість всебічно обґрунтовувати варіанти плану.
В теорії існує велика кількість методів прогнозування. Серед найбільш поширених у практиці діяльності ДСНС України є методи: лінійної екстраполяції, колективної експертної оцінки, мозкового штурму. Перспективними є методи прогнозування, в основі яких лежать математичні моделі досліджуваних процесів.
Цінність прогнозних даних у процесі управління органами і підрозділами ДСНС України полягає в тому, що вони надають інформацію про ті процеси, які не можна безпосередньо планувати (кількість надзвичайних ситуацій, пожеж, величина збитків від них, загибель людей, потреба у кадровому забезпеченні тощо). І, водночас, прогнози дозволяють передбачати наслідки прийнятих планових рішень.
Один із засновників класичної школи управління А.Файоль називав передбачення сутністю управління. Вміння дивитися наперед, на його думку, містить у собі як оцінку майбутнього, так і вжиття відповідних підготовчих заходів. Він визначав плани як сукупність довгострокових, короткострокових та інших прогнозів. Причому він рекомендував періодично переглядати довгострокові прогнози [7].
Прогнозування повинно здійснюватись на всіх рівнях управління, починаючи з державного (а в деяких випадках і міждержавного) і закінчуючи рівнем міст, населених пунктів та об’єктів. Як основні напрямки прогнозування стану цивільного захисту частіше всього виділяють такі:
- прогнозування кількості пожеж та інших надзвичайних ситуацій, які можуть виникнути у галузях, регіонах, у містах і в населених пунктах;
- прогнозування загибелі людей під час пожеж та інших надзвичайних ситуацій в регіонах, в містах і в цілому по країні;
- прогнозування матеріальних збитків від пожеж та інших надзвичайних ситуацій на об’єктах, у регіонах і в цілому по країні;
- прогнозування потреби органів ДСНС України у трудових ресурсах;
- прогнозування розвитку ДСНС України.
Потреба у кваліфікованому прогнозуванні обумовлена його важливою роллю у плануванні [7]. Прогнозування допомагає при зведеному плануванні і координації планів органів і підрозділів системи ДСНС України.
2.2 Поняття планування як функції управління
Будь-яка цілеспрямована діяльність потребує планування. В тому чи іншому вигляді свою діяльність планує кожна людина. Плануванню відводиться важливе місце в діяльності будь-якої організації. Як правило, для здійснення планування в організації створюються відповідні структурні підрозділи або, принаймні, передбачаються відповідні штатні посади.
В ДСНС України планування здійснюється на кожному рівні, починаючи від державного і закінчуючи місцевим. На рівні центрального апарату МНС є департамент організаційно-контрольної роботи. Відповідно до покладених на нього завдань в частині планування він:
- здійснює стратегічне планування роботи Служби за визначеною Кабінетом Міністрів України методикою;
- забезпечує планування та моніторинг заходів щодо поетапної реалізації стратегічних завдань, визначених у Програмі діяльності Кабінету Міністрів України та інших програмних документах;
- розробляє, виходячи із стратегічних завдань, які визначені Програмою діяльності Кабінету Міністрів України та іншими керівними документами, на підставі пропозицій, що надаються структурними підрозділами, перспективний (річний) план роботи Служби та здійснює поточне (квартальне) планування;
- здійснює моніторинг виконання запланованих заходів, аналіз їх ефективності і впливу на стан справ у структурних підрозділах апарату, територіальних управліннях Служби, установах, організаціях сфери управління ДСНС України. Готує щомісяця інформацію про хід виконання планів Служби;
- узагальнює інформацію від структурних підрозділів апарату Служби та готує щомісячні звіти до Кабінету Міністрів України про хід поетапної реалізації стратегічних завдань, визначених у Програмі діяльності Кабінету Міністрів України, інших програмних документах.
На регіональному рівні в організаційній структурі територіальних органів управління ДСНС України є відділ (сектор) планування та аналітичного і документального забезпечення, відділ планування заходів цивільного захисту та оперативної підготовки, відділ планування та фінансування.
В той же час плануванням роботи в межах покладених функцій займаються всі органи управління та підрозділи ДСНС України. Планування є однією з головних функцій діяльності будь-якого керівника. За допомогою планування керівники спрямовують і координують зусилля всіх підпорядкованих органів управління і підрозділів ДСНС України для досягнення поставлених цілей.
Головними цілями будь-якого планування є усунення невизначеності, зосередження уваги на основних завданнях, організація раціонального функціонування організації, полегшення контролю діяльності [3].
Загальними вимогами до планування є:
– цільовий характер;
– законність;
– науковість;
– комплексність;
– безперервність;
– об’єктивність.
Планування дозволяє забезпечити ритмічність в роботі, створити передумови для ефективного використання сил та засобів під час виконання завдань за призначенням, добитися кращої взаємодії в рамках єдиної системи цивільного захисту, підвищити відповідальність виконавців і полегшити контроль.
Результатом планового процесу є план.
План – це документ, що охоплює весь комплекс діяльності організації або окремі її складові на визначений (плановий) період.
Російський енциклопедичний словник говорить про план наступне:
„План – это система взаимосвязанных, направленных на достижение единой цели задач, которые определяют порядок, сроки и последовательность осуществления программ, работ или мероприятий, которые имеют силу закона и являются обязательными для выполнения во всех звеньях” [12].
План є однією з основних форм подання управлінських рішень.Головний зміст плану складає опис дій, які представляють собою зв’язану просторово-часову послідовність заходів, що реалізує рішення і приводить до досягнення мети. Фактично у плані відображається комплекс прийнятих раніше управлінських рішень, які показують що, кому, в які терміни, з якими результатами, за допомогою яких засобів і способів, з використанням яких ресурсів необхідно виконати [2].
Плани можна класифікувати за різними ознаками.
За характером планових рішень плани можуть бути детермінованими, стохастичними, варіантними. Детерміновані рішення є повністю визначеними. Стохастичні носять імовірнісний характер. Варіантні плани передбачають заходи для різних можливих варіантів розвитку ситуації.
За тривалістю планового періоду розрізняють довгострокові, середньострокові, короткострокові, поточні та оперативні плани.
В основі довгострокових планів лежать довгострокові цілі. Такі плани охоплюють період у 5 і більше років. Заходи, що плануються в них, є, як правило, укрупненими та відображають напрямки розвитку. Середньострокові плани охоплюють період від 1 до 3 років. Вони є більш детальними та конкретизують напрямки розвитку. Короткострокові плани охоплюють період в один плановий рік. Вони лежать
в основі організації діяльності. Поточні плани складаються на півріччя, квартал, місяць. Оперативні – на декаду, тиждень, добу, зміну.
Короткострокові плани перекриваються довгостроковими. Безперервність планування обумовлена, по-перше, безперервністю процесу діяльності і, по-друге, постійною невизначеністю майбутнього, що викликана непередбаченими змінами в зовнішнім середовищі. Крім того, у планах можуть бути наявними помилкові рішення, які необхідно коректувати.
З класифікацією планів за тривалістю планового періоду тісно пов’язана класифікація за призначенням. Розрізняють стратегічні плани та тактичні.
Стратегічні плани – це бачення організації в майбутньому, бачення її місця та ролі в суспільстві, відповідній сфері діяльності, а також основних шляхів та способів досягнення цього майбутнього стану. Такі плани виконуються не у вигляді детально розроблених показників, а у вигляді начерку, погляду на майбутнє, що виконується на основі прогнозів розвитку відповідних галузей науки, техніки, суспільного життя. Стратегічне планування є повністю прерогативою вищого керівництва. Тактичні плани є деталізацією стратегічних планів та реалізують тактику діяльності організації на конкретний період.
Залежно від адресата можна виділити плани організації, плани структурних підрозділів та особисті плани. Прикладами особистих планів є план входження в посаду, індивідуальний план роботи викладача тощо.
В органах управління та підрозділах ДСНС України діє досить розгалужена система планів. Плани розробляються за різними напрямками діяльності (реагування на надзвичайні ситуації, інспектування об’єктів, фінансування, матеріально-технічне забезпечення, закупівлі та інші), на різні періоди часу (5 років, рік, півріччя, квартал, місяць), в розвиток різних цілей (розвитку, удосконалення тощо).
Планування являє собою особливу функцію, що передує діяльності з виконання інших функцій управління й значною мірою сприяє їхньому виконанню.
Враховуючи специфіку діяльності ДСНС України, слід наголосити на важливості планів ліквідації надзвичайних ситуацій. Такі плани, будучи розробленими заздалегідь, дозволяють у випадку виникнення надзвичайної ситуації на відповідному об’єкті діяти не всліпу, а за планом, діяти оперативно, рішуче та ефективно. Прикладами таких планів є плани пожежогасіння, плани локалізації і ліквідації аварійних ситуацій.
Важливу роль в управлінні силами при ліквідації масштабних надзвичайних ситуацій відіграють планові документи, які розробляються на основі рішень відповідних старших начальників. Їх якість певною мірою залежить не лише від якості оцінок обстановки, своїх можливостей і правильності проведених розрахунків, а й від мистецтва управління конкретного керівника.