Организации как системы подлежат классификации.
Классификация – это распределение элементов некоторой совокупности по классам на основании каких-либо признаков. При этом должны соблюдаться два основных правила:
1) в рамках одной классификации указывается только один классификационный признак;
2) все элементы классифицируемого множества распределяются по выделенным классам: нет ни пустых классов, ни свободных элементов, не вписавшихся ни в один класс элементов.
Организация как система представляет собой сложное явление, которое можно классифицировать по нескольким признакам.
По субстационной основе
· материальные (физические) – это объекты живой и неживой природы, а также системы созданные человеком. Особый класс материальных, созданных человеком систем образуют социальные и хозяйственные системы (от простейших социальных объединений нескольких индивидуумов до социально-экономических и политических структур общества).
· идеальные (абстрактные) – это продукт человеческого мышления. Они также могут быть нескольких видов (понятия, гипотезы, теории, последовательная смена научных теорий и т. д.).
По происхождению
· естественные – возникающие спонтанно в ходе эволюции. С этим связано понятие «самоорганизующаяся система», которое ввел английский кибернетик У.Р. Эшби. Самоорганизация – это целенаправленный процесс, в ходе которого создается, воспроизводится или совершенствуется организация сложной динамической системы. В большинстве случаев самоорганизации более эффективны, чем искусственное управление и организация. В современных организациях можно выделить техническую и социальную самоорганизацию.
· искусственные – являются продуктом направленной человеческой деятельности.
По предсказуемости поведения
· детерминированные (определенные) – в них связь выхода и входа можно предсказать.
· вероятностные (стохастические) - в них связь выхода и входа вероятностная.
По характеру взаимодействия с внешней средой (такое деление относительно)
· закрытые (замкнутые) – это системы, которые игнорируют внешние воздействия и не оказывает влияние на внешнее окружение.
· открытые (незамкнутые) системы постоянно осуществляют ввод и вывод не только энергии, но и вещества.
По внутреннему устройству
· простые системы;
· сложные системы.
Большинство современных организаций представляют собой открытые системы, в которых можно выделить: внутреннюю среду, вход, выход, внешнюю среду и границу.
1. Внутренняя среда. Во внутреннюю среду организации, М. Мескон и соавторы включают: цели, структуру, задачи, технологию и людей.
Цели. По определению, организация представляет собой группу людей, объединенную для достижения какой-либо цели. При этом цель рассматривается как конкретное конечное состояние организации или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. Цели организации появляются в процессе планирования. Процесс целеполагания является мощным механизмом координации деятельности организации, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Современные организации редко имеют одну цель, чаще это многоцелевые установки.
Структура. Структура организации – это взаимоотношения уровней управления и функциональных областей (подразделений, отдельных исполнителей), построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Уровни управления и функциональные области появились при вертикальном и горизонтальном разделении труда в организациях.
Вертикальное разделение труда предполагает отделение координации работ (управления) от самих работ. При этом появляются уровни управления. Таких уровней может быть сколько угодно. Количество уровней управления не зависят от размеров или финансовой мощи организации. Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления в организации, управленцев традиционно делят на три класса:
· руководители низового звена (операционные управляющие, младшие начальники) – это те, кто руководит непосредственными исполнителями работ – мастера, бригадиры, заведующие кафедрами;
· руководители среднего звена – это люди координирующие работу младших начальников – деканы факультетов, директор филиала и т.д.;
· руководители высшего звена (топ-менеджеры) – это немногочисленная группа управленцев, которые руководят организацией в целом или ее крупными подразделениями – ректор университета, президент, вице президент и т.д.
Горизонтальное разделение труда сводится к разделению большого объема работ на небольшие специализированные задания или функции. В небольших организациях такие функции обычно передаются отдельным специалистам (бухгалтеру, юристу, продавцу и т.д.). В крупных организациях - выделяются подразделения (департаменты, отделы, службы и т.д.)
Задачи. Формулирование задач являются еще одним направлением разделения труда в организации. Задачи – это предписанная работа, которая должна быть выполнена определенным способом и в оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности, т.е. это ни что иное, как должностные обязанности (прописаны в должностной инструкции) и служебные поручения (появляются в ходе деятельности организации)
Обычно задачи организации делят на три категории: работа с людьми, работа с предметами (техникой, сырьем, инструментами), работа с информацией. Основными характеристиками задач являются частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.
Технология (операция, процесс) – это средство преобразования ресурсов, которые организация получает из внешней среды на входе в систему, в необходимые товары и услуги, которые она выдает на выходе. От использование той или иной технологии часто может зависеть будет существовать организации или нет, и какое место на рынке она займет. В качестве примера, обратимся к опыту фирмы «Форд». В начале 20 века, когда возникла автомобильная промышленность, рабочий следовал за производимой машиной через весь технологический процесс, меняя, если необходимо, рабочее место. Затем, в августе 1913 г. Генри Форд выступил с идеей передвижения собираемого автомобиля с помощью конвейера так, чтобы рабочие оставались на своих рабочих местах. Поскольку рабочим больше не приходилось терять время на переход от одного рабочего места к другому, время, требующееся на сборку автомобиля марки «Ти» сократилось. Кроме того, рабочие выполняли теперь отдельные операции, т.е. появилась специализация, которая способствовала повышению качества выпускаемой продукции. Чтобы понять, что это означало, необходимо сказать, что до того, как Форд применил конвейерный метод сборки, в среднем тогда автомашина в США продавалась оптовикам за 2100 $. Фордовская модель «Ти» в 1918 г. продавалась за 290 $ уже по розничной цене.
Джоан Вудворт, британский теоретик менеджмента, разделял технологии на три категории:
1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Такое изделие часто изготавливается на заказ или является опытным образцом. Военные реактивные самолеты, уникальное оборудование или космические корабли — все эти виды изделий производятся единично, точно так же, как и продукция, изготовляемая по индивидуальным заказам, например, мебель и одежда.
2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.
3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, сталелитейное и медеплавильное производство, работа электростанций.
Люди. Любая организация представляет собой некоторую совокупность людей, которые совместно работают для достижения определенной цели. Без людей не может существовать организации. Например, автоматизированные магазины (работают без продавцов), которые широко распространены в Японии, не могут считаться организациями, несмотря на то, что у них имеются все остальные элементы, рассматриваемы в этом разделе, кроме людей.
Руководство любой организации достигает общих организационных целей через своих сотрудников (непосредственных исполнителей). Для этого сотрудники должны обладать необходимыми характеристиками (квалификация, опыт работы, потенциал, способности и т.д.). Отбор и мотивация человека, который лучше других может выполнять определенную работу (набор задач) – это одно из основных средств увеличения выгод организации.
Поскольку организация представляет собой систему, элементы внутренней среды которой взаимосвязаны, то изменение одного из них может приводить к изменению других.
2. Вход представляет собой совокупность поступающих в организацию ресурсов и воздействий. Для функционирования организации необходимы следующие виды ресурсов:
· финансовые,
· материальные,
· энергетические,
· человеческие,
· информационные,
· временные
Ресурсы в организации всегда ограничены. Безусловно, их нехватка или ненадлежащее качество могут привести организацию к концу существования. В зависимости от стабильности внешней среды организация может по разному относиться к созданию запасов ресурсов. Особенно это актуально в тех случаях, когда осуществляется непрерывный производственный процесс. Для большинства российских организаций, из-за нестабильной среды, еще не характерно внедрение методов ограничения запасов. Создатели этих методов японцы. У них товары, которые необходимы даже для непрерывных производств, доставляются по принципу «точно в срок».
3. Выход системы — это результат ее деятельности, который обычно представлен в виде продуктов или услуг.
Существуют два критерии качества выхода: стабильность и надежность. Эти требования определяют нормы функционирования системы: стабильность характеризует непрерывность выхода, надежность — согласованность компонентов в процессе действия системы.
4. Внешняя среда. Внешняя среда организации, согласно М. Мескону и соавторам, состоит из: среды прямого воздействия и среды косвенного воздействия. К среде прямого воздействия относятся поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), потребители, конкуренты, законы и государственные органы, профсоюзы. К среде косвенного воздействия относятся уровень научно-технического прогресса, международные события и отношения, политическая обстановка, состояние экономики, социокультурные факторы. Факторы косвенного влияния обычно не влияют на операции организации также заметно, как факторы прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать.
Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предложения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.
В настоящее время происходит переход факторов из категории «среды косвенного воздействия» в категорию «среды прямого воздействия». На пример, международные события и уровень научно-технического прогресса.
Основными характеристиками внешней среды являются сложность, подвижность, неопределенность.
Под сложностью среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.
Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Подвижность среды современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения зависит от региона, отрасли и других факторов. Может отличаться и подвижность среды в различных подразделениях: в НИОКР больше, чем в производственном отделе.
Неопределенность внешней среды – это функция количества информации, которой располагает организация, по поводу конкретного фактора, а также функция уверенности в этой информации. Поскольку в современном мире все сильнее чувствуется влияние глобализации, требуется все большее количество информации, уверенность, в надежности которой снижается.
Рассмотрим подробнее факторы внешней среды.
Поставщики. Мы рассматриваем организацию, как систему, направленную на преобразование ресурсов (входов) в конечные продукты и услуги (выходов). Поэтому поставщики, обеспечивающие нашу организацию ресурсами, являются одним из самых важных факторов внешней среды. Организация, действуя на рынке, выбирает себе поставщиков исходя из их ценовой политики, качества и количества предоставляемых ресурсов, их репутации и т.д. Однако не всегда организация свободна в выборе поставщиков. Повышение поставщиками цен не может не сказаться на финансовом положении и деятельности организации.
Помимо материальных, любая организация нуждается и в финансовых ресурсах (капитале). Основными поставщиками капитала (инвесторами и кредиторами) являются банки, частные лица, паевые инвестиционные фонды, венчурные капиталисты и т.д. Как правило, чем больше и успешнее организация, тем проще ей получить кредиты и инвестиции у поставщиков капитала. Это обстоятельство, безусловно, тормозит развитие малого и среднего бизнеса в России.
Ранее мы уже отмечали, что организация – это совокупность людей, которые совместными усилиями пытаются достичь общую цель. Для это, трудовые ресурсы должны обладать необходимыми квалификациями и специальностями. Вузы не адекватно готовят.
В некоторых странах подготовка специалистов в учебных заведениях достаточно дорогостоящее мероприятие. Это побудило организации искать менее дешевую рабочую силу в других странах. Вследствие этого развитые страны начали перемещать свои производства в Азию (Китай, Корея, Малайзию и т.д.) или импортировать рабочую силу к себе
Законы и государственные органы. На деятельность любой организации оказывает влияние законодательство той страны, где она работает. Для транснациональных компаний значимы также нормы международного права. Состояние законодательства характеризуется его сложностью, подвижностью и неопределенностью.
Организации обязаны соблюдать не только законодательства, но и требования государственных и муниципальных органов власти. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования посредствам подзаконных актов. Кроме того, органы власти влияют на организации посредствам лицензирования.
Потребители. Потребители являются необходимым условием существования организации, так как если товары и услуги (выход) не будут ими востребованы, организация не сможет существовать. Это высказывание справедливо не только для коммерческих, но также для некоммерческих и государственных.
Конкуренты. Современная внешняя среда характеризуется ужесточением конкуренции. Руководство каждой организации понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то она долго не просуществует. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода товар или услугу и по какой цене можно продать на рынке.
Важно помнить, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. Конкурентная борьба может быть развернута за трудовые ресурсы, материалы (сырье), капитал и право пользоваться определенной технологией.
Технологии можно рассматривать одновременно как внутреннею (метод преобразования входа системы в выход) и внешнюю (уровень развития отрасли) переменные. Если рассматривать в целом, то уровень технологического развития в народном хозяйстве возрастает. Однако скорость технологических изменений определяется спецификой отрасли. Организации, работающие с наукоемкими технологиями высокого уровня (например, производство микропроцессоров) должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки конкурентов и сами предлагать нововведения.
Состояние экономики, как мировой, так и национальной, влияет на стоимость всех используемых организацией ресурсов и способность потребителей покупать товары и услуги. Состояние экономики оказывает влияние на получение капитала. Чем выше уровень инфляции, тем выше проценты по кредитам и жестче правила получения кредита. В результате такой капитал обходится организации дороже.
Кроме того, государство обычно пытается сглаживать последствия ухудшающейся экономической обстановки посредствам регулирования налогов, денежной массы и других методов, что также оказывает влияние на организацию.
Состояние экономики может по-разному отражаться на организациях разных отраслей. Так, например, экономический кризис 1998 г. стал толчком к возрождению курортно-рекреационной отрасли России. До 1998 г. большинство российских граждан предпочитали отдых на зарубежных курортах (Египет, Турция и т.д.). После кризиса у них просто не было такой возможности. В итоге, поток туристов на курорты страны увеличился.
Социокультурные факторы включают преобладающие установки, жизненные ценности и традиции общества. Они оказывают существенное влияние на организационную культуру предприятия. А также, влияют на ассортимент и реализацию выпускаемой организацией продукции. ПРИМЕР (одежда, мясо у мусульман).
К политическим факторам, существенно влияющим на организацию, относятся: настроения исполнительной, законодательной и судебной ветвей власти в отношении бизнеса; группы особых интересов и лоббисты; политическая стабильность.
Большое значение имеет политика проводимая государственной властью по привлечению инвесторов и крупных транснациональных компаний.
Отношения с местным населением являются немаловажным фактором в развитии бизнеса. В настоящее время многие организации целенаправленно занимаются поддержанием хороших отношений с местным населением (PR).
Организации можно разделить на типы, однако такое деление в некотором смысле будет условно и приведено здесь, скорее, для формирования четкости представления об организациях у читателей.
Существуют формальные и неформальные организации. Формальная организация обычно отождествляется с официально (юридически, документально) оформленной формой. Неформальные организации – это группа людей, которые возникают спонтанно, но люди в них вступают во взаимодействие достаточно регулярно. Неформальные организации обычно формируются внутри почти всех формальных организаций.