Для служебного пользования

Правила оформления реквизитов

 

Реквизиты оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004.

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Эмблема организации (2). Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности располагается на левом поле документа на уровне наименования организации. Организации негосударственной формы собственности могут помещать эмблему также на левом поле документа или на верхнем поле аналогично изображению Государственного герба Республики Беларусь.

Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь»Предприятия и организации» (3). Код организации по ОКПО помещается справа на верхнем поле документа.

Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (4). Код документа по ОКУД помещается также на верхнем поле документа ниже кода организации по ОКПО.

Коды – это группировка цифр, определяемые по классификаторам для соответствующих организаций и документов. Их наличие облегчает машинную обработку документов. Код организации по ОКПО впечатывается в общий бланк и бланк для писем организации при их изготовлении, т.к. является постоянной информацией.

Наименование организации (6), наименование вышестоящей организации (5), наименование структурного подразделения (7) указывают название организации, составившей документ. Они должны полностью соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами (уставу, положению об организации). Сокращенное наименование организации как реквизит документа использовать недопустимо. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и используется только в том случае, если оно официально зафиксировано в соответствующем документе об организации (уставе, положении о ней). Недопустимо вместо полного или сокращенного наименования организации использовать эмблему. В наименовании организации используются сокращения типа ООО, ОАО и т.п.

 

Министерство образования

Республики Беларусь – наименование вышестоящей организации

 

Минское высшее

техническое училище– наименование организации

 

 

Минский завод

автоматических линий – полное наименование организации

МЗАЛ – сокращенное наименование организации

 

Почтовый адрес отправителя (8). Этот реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. При написании адреса допускаются следующие сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится. При написании адреса учреждения номер дома записывается только цифрами без других обозначений:

Пр. Ф.Скорины, 12, Ул. Лесная, 25,

Г. Минск 223456, г. Лида,

Гродненской обл.

 

Коммуникационные и коммерческие данные (9). В этот реквизит могут входить телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д. (коммуникационные данные), номер счета в банке, наименование банка, код и т.д. (коммерческие данные).

 

Т. 220 35 85,

р/с 142062 в гордирекции

Белбизнесбанка.

 

При написании номера телефона цифры записываются слитно или группами. Слитно разрешается записывать номера телефонов, содержащие 5 и менее цифр. Знаки между группами цифр номера телефона не ставятся..

Название вида документа (10). Реквизит печатают прописными буквами, например: АКТ, ПРИКАЗ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых.. Этот реквизит проставляется на всех документах, за исключением писем (факсов). Для писем указание вида документа используется только в качестве исключения и в сочетании типа «БЛАГОДАРСТВЕННОЕ ПИСЬМО».

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов (формуляр), структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Дата (11) – один из основных реквизитов, обеспечивающих ему юридическую силу. Оформляется она в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальными органами – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

В делопроизводстве даты записываются двумя способами – цифровым и буквенно-цифровым. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца записывается двумя цифрами от 01 до 31; месяц – от 01 до 12. Если дню месяца или порядковому номеру месяца соответствует однозначное число, то его записывают с нулем. Год записывается четырьмя цифрами. Например, дату 23 декабря 2006 года следует оформлять: 23.12.2006.

При оформлении распорядительных документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь и финансовых документов допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 23 декабря 2006 г.

Соответственно при оформлении трафаретов для дат будет использоваться в первом случае – черта не менее 10 знаков, во втором:

 

«___»___________200_ г.

 

Индекс документа (12). Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (№ 1, 2, 3…), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года

На документах, составленных совместно несколькими организациями (например, на договорах), регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например:

 

71/25; 124/71/25.

 

Индекс письма может состоять из порядкового номера по журналу регистрации, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается документ, например:

 

№ 01–04/57.

 

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ:

 

На № 01 – 03/15 от 08.06.2006.

 

Эта ссылка помогает организации-корреспонденту, получившей ответ, быстро найти копию инициативного письма. Этот реквизит размещается только от границы левого поля при любом способе оформления реквизитов заголовочной части документа.

Для реквизитов «Дата», «Индекс», «Ссылка на дату и индекс и дату входящего документа» на бланках для писем выполняют трафареты:

 

__________ № __________

На № _____ от __________

 

Место составления или издания документа (14)оформляется в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь. Например,

 

Г.Гродно.

 

Гриф ограничения доступа к документу (15)проставляется на документах, содержащих информацию, доступную строго определенному кругу лиц:

 

Для служебного пользования

Экз. № 000001

или ДСП.

 

На документах могут ставиться грифы «Секретно», «Совершенно секретно».

Адресат (16) – наименование и адрес получателя письма. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. Это сложный реквизит, который может состоять из нескольких частей. Каждая часть содержит сведения, занимающие одну или несколько строк, располагается с новой строки и начинается с заглавной буквы. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· наименование должности, звание лица-получателя;

· почтовый адрес.

Примеры адресования документов:

Министерство труда

Республики Беларусь

Министерство труда

Республики Беларусь

Отдел кадров

Министерство труда

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

Спиридонову С.С.

 

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должности лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Минский тракторный

Завод

Министерство образования

Республики Беларусь