Процессы и информационные технологии

Управление организацией связано с применением информа­ционных технологий, которые в современном бизнесе приобрета­ют все большее значение. Вообще информационные системы пред­приятий — предмет специальных исследований, которые выхо­дят за рамки этого издания. Здесь лишь обозначены основные об­ласти применения информационных систем, предъявляемые к ним требования в рамках процессной структуры управления орга­низацией, их роль в этой структуре и взаимосвязь с бизнес-про­цессами.

Под информационными технологиями понимают создание, обра­ботку и использование информации, в том числе и в бизнесе, а также автоматизацию управления. Информационные технологии требуют обеспечения предприятия компьютерами, оборудованием распозна­вания данных, коммуникациями и другими аппаратными средства­ми и оборудованием.

Современные информационные технологии прочно вошли в эко­номику. Они позволили существенно сократить время и снизить зат­раты, необходимые при передаче и получении информации, что в свою очередь существенно влияет на производительность и даже на способы ведения бизнеса. Организации сегодня могут получить зна­чительные преимущества только за счет оптимизации связей как внутри своей цепочки ценностей, так и вне ее, по всей системе цен­ностей. Сделать это в значительной степени помогают создание ком­пьютерных сетей и переход к электронному документообороту.

Если вначале организации использовали информационную тех­нологию для автоматизации повторяющихся операций при обработ­ке заказов, оформлении счетов, то в последние годы компьютерные системы охватывают всю цепочку ценностей, выполняя работы по контролю и оптимизации функций, автоматизации выполнения фун­кций и так далее. Кроме того, в рамках системы ценностей информа­ционные системы охватывают цепочку ценностей каналов сбыта, а также обеспечивают связи с цепочками ценностей поставщиков и потребителей.

Информационные технологии собирают информацию, становят­ся источником знаний, упрощают анализ большого объема инфор­мации и делают более обоснованным принятие решений. Они позво­ляют оценить эффективность самого процесса с различных сторон, например по уровню затрат по всему процессу и по отдельным его функциям и операциям.

Информация, сопровождающая продукцию, становится необхо­димой при организации продаж. Компьютерные технологии позво­лили в значительной степени приблизить организации к покупателю. Например, большинство крупных и средних компаний имеют разбросанные по городам (или в зависимости от специфики по рай­онам больших городов) сервисные центры, которые осуществляют продажу продукции, гарантийное и постгарантийное обслуживание, торговлю запчастями, консультации по выбору и использованию продукции и так далее. Это стало возможным на основе широкого применения компьютерных сетей и Интернет-технологий и в значи­тельной степени увеличило объем продаж.

В развитых странах Запада привычными стали электронные пла­тежи, заказ и продажа товаров и услуг по Интернету. Подобные свя­зи все больше приобретают характер обязательного элемента отно­шений организации с поставщиками и покупателями. В России эти возможности пока не реализованы в полной мере, однако развитие таких технологий идет бурными темпами и на ближайшее время ста­нет весьма перспективным делом.

Электронные бухгалтерские операции как во внешней, так и во внутренней среде создают значительные преимущества благодаря тому, что резко увеличивается скорость оборота денежных средств, появляется возможность их концентрации для решения наиболее затратных вопросов совершенствования организации.

Информация приобретает стратегическую роль, а применение информационных технологий становится особенно эффективным, если бизнес-процессы включают значительное число поставщиков и потребителей, при продаже и производстве продукции требуется значительный объем тех или иных сведений, процесс имеет большой цикл от приема заказа до поставки готового продукта.

Собственно сама информация в наше время стала весьма доро­гим и весьма прибыльным товаром. Таким же товаром могут быть услуги по передаче и обработке информации. И здесь, разумеется, важность информационных технологий не просто повышается, а имеет ключевое значение для производственных процессов.

В то же время формальное наложение информационной тех­нологии на существующий процесс может не ускорить, а, наоборот, затруднить его дальнейшее развитие. И тому есть примеры. Чтобы избежать этого, применение информационных технологий нужно рассматривать не только с позиций автоматизации старых процессов, но и с точки зрения реализации новых подходов к уп­равлению и возможности быстрого реагирования на рыночные из­менения.

Информационные технологии сначала начали применять при описании систем управления, в частности, при построении и рест­руктуризации функциональных моделей бизнес-процессов. Современные компьютерные программы позволяют вместе с пост­роением моделей процессов решать вопросы, связанные с их доку­ментированием и анализом, а также с построением оптимальной структуры и созданием модели данных для информационной под­держки различных процессов.

Информационные системы основываются на использовании со­временных компьютерных технологий и либо разрабатываются са­мими предприятиями путем создания специализированных прило­жений, либо используют готовые приложения, разработанные дру­гими фирмами. Сейчас имеется большое количество готовых про­грамм, выбор которых зависит от уровня подготовки пользователей. Появилось и много методов разработки программного обеспечения, использующих различные подходы к описанию систем (например, ориентируясь на данные, события или функции).

В последнее время разработаны новые типы программного обес­печения, которые формируют приложения из отдельных компонен­тов. Специализированные программные комплексы объединяют не­обходимые компоненты, приложения и стандартные решения в еди­ное целое. Таким образом снижаются затраты организации на построение уникальной, приспособленной к собственной цепоч­ке ценностей информационной системы.

Современные информационные технологии можно разделить на три основные группы: управление знаниями, планирование ресур­сов и управление работами.

Управление знаниями обеспечивает получение, хранение и из­влечение необходимых данных. Программы позволяют хранить до­кументы и управлять ими, хранить и систематизировать данные и информацию, анализировать внешнюю и внутреннюю среду для при­нятия выверенных решений при организации существующего про­изводства, исследований и разработок решений, которые основыва­ются на новейших технологиях и современных достижениях в раз­личных отраслях знаний.

Планирование ресурсов предприятия (Enterprise resource plan­ning) необходимо для управления запасами сырья, подготовки про­изводства, управления финансами и учета продаж.

Управление работами включает организацию групповой работы, электронную почту, систему планирования совещаний, систему уп­равления документами, систему управления потоками работ (Workflow) и другие.

Технологии управления потоками работ в настоящее время нахо­дят все более широкое применение. Международная организация по стандартизации систем Workflow WfMC (Workflow management coalition) так определяет эту технологию — «автоматизация, пол­ная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, ин­формация или задания передаются от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил». Таким об­разом, система Workflow непосредственно связана с производством.

Workflow имеет дело с информацией, которая связана с абстракт­ным исполнителем — некоей ролью в процессе. К роли относят функ­цию (набор функций), которую должен выполнять участник процес­са. Кроме того, система содержит базу данных, полностью характе­ризующих процесс. Это позволяет системе Workflow иметь полную информацию о ходе процесса и автоматически присваивать функ­цию конкретному исполнителю.

Информация о процессе включает:

Логически связанные, представленные в виде единого рабо­чего объекта папки. Папки часто имеют значение репозитария (архива данных). Они могут содержать текст, графичес­кие изображения, данные из различных источников. Напри­мер, папка по кредиторской задолженности может содержать заказ на поставку, сведения о поступлении денежных средств и другие сведения.

Идентифицирующие данные (номер клиента и номер кон­тракта, показатели состояния процесса), которые выделяют из системы (определяют) используемый в конкретном случае экземпляр (вариант) процесса или его функций.

Правила обработки документов - действия, которые необхо­димо произвести над информационным объектом.

Маршрутизацию - управление перемещением документа по ходу его обработки. Документ может двигаться последователь­но — от одного задания к другому; параллельно — задания выполняются одновременно; в последовательности, задавае­мой определенными условиями (например, при a<b - один маршрут, при a? b — другой).

Данные, представленные в виде отдельного документа или набора документов, входящих в общую папку.

Следует попутно отметить, что перечисленная информация рас­считана на автоматизированное выполнение работ и управление ими.

В настоящее время известно несколько систем Workflow. Систе­ма класса Ad-hoc разработана для неповторяющихся или редко по­вторяющихся случаев, когда требуется определить процедуру в те­чение нескольких минут. Для случаев с нечетко определенной про­цедурой, к тому же охватывающих многих участников процесса, так­же могут использоваться так называемые групповые системы Workflow. Время построения процедуры в такой системе зависит от числа участников и выполняемых ими функций. Групповую либо более мощную, продукционную систему Workflow применяют и для устоявшихся процессов.

Эффективность применения информационных систем в значи­тельной степени повышается, если на предприятии хорошо развита коммуникационная система. Она связана с обменом информацией и предполагает целый ряд особенностей, в частности, организацию доступа к информации исполнителей и руководителей различного уровня. В этой связи необходимо, с одной стороны, наладить широ­кий обмен знаниями, опытом, документами и так далее как внутри предприятия, так и с внешней средой, выработать определенную кор­поративную культуру и культуру электронного общения в самом широком понимании. С другой — актуальными становятся вопросы защиты информации, а значит и безопасности организации. Инфор­мацию необходимо структурировать, выделяя сегменты, доступ к которым будет обеспечен руководителям соответствующего уровня. Доступ ко всей информации должны иметь только первые лица орга­низации.