Внимание! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.
Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правкавыбрать команду Отменить… или щелкнуть кнопку 
. Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.
Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правкавыбрать команду Повторить…или щелкнуть кнопку 
. Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой.
Для создания новой рабочей книги следует в меню Файлвыбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку 
.
Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открытьили щелкнуть кнопку 
, после чего откроется диалоговое окно Открытиедокумента. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.
По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Типфайлов.
Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранитьменю Файлили щелкнуть кнопку 
. При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранениедокумента. В поле списка Папкаследует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу; в поле списка Типфайла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имяфайлаввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.
При повторном сохранении диалоговое окно Сохранениедокумента не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранитькак, после чего появляется окно Сохранениедокумента.
Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файлкоманду Закрытьили щелкнуть кнопку r окна книги.
Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы.
РАБОТА С ФОРМУЛАМИ
Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результат выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы +, -, *, /. Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.
Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.
Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.
Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.
Ссылки на ячейки бывают двух типов:
–относительные – когда ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7).
–абсолютные – когда ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $(например: $F$7).
Комбинация предыдущих типов (например: F$7).
При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.
Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:
: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.
; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.
Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.
Функции
Функциямив Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.
Например:
=СУММ(А5:А9)–сумма ячеекА5, А6, А7, А8, А9;
=СРЗНАЧ(G4:G6)–среднее значение ячеекG4, G5, G6.
Функции могут входить одна в другую, например:
=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);
Для введения функции в ячейку необходимо:
· выделить ячейку для формулы;
· вызвать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки 
;
· в диалоговом окне Мастер функций (рис. 3), выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;
· щелкнуть кнопку ОК;
· в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);
· чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку 
, находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку 
, которая находится под строкой формул;
· щелкнуть ОК.
Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки 
.
Рис. 3
Массивы формул удобно использовать для введения однотипных формул и обработки данных в виде таблиц. Например, для вычисления модуля от чисел, размещенных в ячейках B1, C1, D1, E1, вместо ввода формул в каждую ячейку можно ввести одну формулу – массив для всех ячеек. Microsoft Excel добавляет вокруг массива формул фигурные скобки { }, по которым его можно отличить.
Для создания массива формул необходимо:
· выделить ячейки, в которых должен находиться массив формул (рис. 4);
· ввести формулу обычным способом, указав в качестве аргументов группу ячеек-аргументов;
· в последнем окне вместо кнопки ОК нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.
Для редактирования массива формул необходимо:
· выделить ячейки, в которых находится массив;
· щелкнуть мышью внутри строки редактирования и отредактировать формулу;
· нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.
Рис. 4
Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:
#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;
#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;
#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;
#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;
#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;
#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;
#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;
#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.