Види та функції інформаційних технологій

У сучасному суспільстві інформаційні технології застосовуються в управлінні організаціями усіх типів, діють у всіх сферах суспільного виробництва. Найбільш виразно і чітко переваги інформаційних технологій управління видно в практиці комерційних організацій.

Інформаційна технологія - це представлене в проектній формі (тобто у формалізованому вигляді, придатному для практичного використання) концентроване вираження наукових знань і практичного досвіду, що дозволяє раціональним чином організувати той чи інший досить часто повторюваний процес. Інформаційні технології управління організацією - це системно організована сукупність методів і засобів пошуку, збору, обробки, зберігання, передачі та захисту інформації і знань для вирішення завдань управління на базі розвинутого програмного забезпечення, засобів обчислювальної і телекомунікаційної техніки. В сучасному управлінні все частіше використовуються автоматизовані інформаційні технології, тобто управлінські технології, реалізовані з застосуванням технічних і програмних засобів. Кожна з таких технологій покликана реалізувати той чи інший механізм прийняття управлінських рішень, необхідний для досягнення оптимальних ринкових параметрів об'єкта управління.

Основні функції сучасних інформаційних технологій управління підприємствами - пошук, збір, обробка, зберігання необхідних даних, вироблення нової інформації, вирішення тих чи інших оптимізаційних задач (рис. 13.1). При цьому ставиться завдання не тільки відібрати і автоматизувати трудомісткі, регулярно повторювані рутинні операції переробки великої кількості даних, але і шляхом переробки даних одержати принципово нову інформацію, яка необхідна для прийняття ефективних управлінських рішень.

Розроблення інформаційних технологій управління організацією передують детальне обстеження і аналіз керованого об'єкта, завдань і структури управління, утримання і потоків інформації. На основі аналізу матеріалів обстеження розробляється інформаційна модель управління організацією, яка фіксує зв'язок між завданнями обробки даних і новими потоками інформації. Лише потім здійснюється вибір технічних засобів і розробляється відповідна інформаційна технологія.

Рис. 13.1. Основні функції сучасних інформаційних технологій

Інформаційні технології управління, що досягли в останнє десятиліття нового якісного рівня, значною мірою розширюють можливості ефективного управління, оскільки надають у розпорядження менеджерів усіх рівнів та керівників організацій новітні методи обробки і аналізу економічної та соціальної інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Вони істотно знижують трансакційні витрати в управлінні. Вже сьогодні витрати на впровадження інформаційних технологій у більшості випадків не тільки окупаються, але і дають прибуток. Відомо, що великі західні корпорації витрачають на експлуатацію і розвиток своїх корпоративних інформаційних систем від 1,5 до 4% річного обороту або у перерахунку на одного працюючого від 3 до 12 тис. дол. у рік. Рентабельність від інвестицій в інформаційні технології може становити 80%. Інформаційні технології є функціональними компонентами інших видів технологій (наприклад, виробничих, організаційних, соціальних) і виконують роль їх інтелектуального ядра. Використання інформаційних технологій дозволяє значно скоротити витрати інших видів ресурсів суспільства.

Науковий базис інформаційних технологій заснований на інтеграції кібернетики, інформатики та сучасних методів адміністративного управління. Основними принципами використання інформаційних технологій управління є наступні:

1. Принцип оперативного керування (керування в реальному часі).

2. Принцип наскрізного управління (інформаційна підтримка повного циклу управління, включаючи збір і аналіз інформації про стан об'єкта управління, моделювання і прогнозування його стану, планування керуючих впливів, безпосередня підтримка прийняття рішень щодо їх реалізації, доведення рішень до виконавців, контроль виконання).

3. Принцип адаптивного управління, що забезпечує динамічну адаптацію технології управління з урахуванням зміни впливу зовнішнього і внутрішнього середовища.

4. Принцип мережевого управління, що дозволяє реалізувати взаємодію "вертикальних" і "горизонтальних" ліній комунікації та потоків діяльності підприємства.

Заснована на таких принципах інформаційно-керуюча система може взяти на себе функції "інтелектуального конвеєра", надавши в розпорядження співробітників і керівництва досить прості по використанню, але ємні за змістом комп'ютерні рішення, та надати істотну допомогу у вирішенні основних проблем управління підприємством.

В даний час в практиці управління фірмами найбільш часто використовуються наступні інформаційно-керуючі системи:

1. Системи планування ресурсів підприємства ERP (Enterprise Resource Planning). Це клас інтегрованих систем управління, що представляють собою уніфіковану централізовану базу даних, єдине додаток і загальний користувальницький інтерфейс для управління фінансово-господарською діяльністю. Вони охоплюють такі області діяльності підприємства, як планування і прогнозування, управління продажами, управління запасами, управління виробництвом, закупівлями, фінансами тощо (ремонти, управлінська звітність, консолідація).

2. Системи керування взаємовідносинами з клієнтами CRM (Customer Relationship Management). Це клас систем управління зовнішніми відносинами підприємства. Системи керування взаємовідносинами з клієнтами CRM включають в себе методи управління, що дозволяють підвищити ефективність продажів. У таких системах знайшли своє відображення багато досягнення сучасного маркетингу. Вони забезпечують управління зв'язками компанії з її клієнтами (замовниками), партнерами, дилерами і зовнішнім світом. Це засіб для автоматизації роботи відділів маркетингу, продажів і обслуговування клієнтів, а також набір додаткових сервісів у вигляді корпоративних порталів, call-центрів, онлайнових довідкових бюро для клієнтів, корпоративних баз знань та ін.

3. Системи інформаційної підтримки аналітичної діяльності BI {Business Intelligence). Ці системи є сховищем аналітичних даних; вони також включають в себе набір засобів обробки інформації. Також вони можуть називатися OLAP-системами (On Line Processing Systems), на відміну від OLTP-систем (On Line Transactions Systems), до яких відносяться системи планування ресурсів підприємства ERP і системи управління взаємовідносинами з клієнтами CRM. Вони являють собою сховище даних з набором інструментів для отримання даних з ERP та інших систем і методи подальшого аналізу зібраних даних.

Поряд або в складі перерахованих вище систем у практиці діяльності підприємств використовуються деякі спеціальні системи.

1. Системи управління логістичними ланцюжками SCM (,Supply Chain Management). При виробництві складних виробів, до складу яких входять комплектуючі від різних постачальників, для компаній важливо оперативно програмувати постачання потрібних деталей у потрібному обсязі і до потрібного терміну. Іншими словами, система забезпечує процеси планування і координації постачання, транспортування і складування.

2. Системи планування матеріальних потоків MRP (Material Requirements Planning). Це клас систем управління закупівлями, виробництвом і збутом матеріалів.

3. Системи управління людським фактором HRM (Human Resources Management), завдання яких - рекрутинг, управління та ефективне використання потенціалу всіх співробітників підприємства. Ці системи забезпечують інформаційну підтримку в процесі планування кар'єри та навчання, оцінку персональних досягнень і зводять дані про персонал.

Всі ці системи - не самостійні замкнуті системи, а лише відносно самостійні види інформаційних систем. При цьому кожна конкретна система може нести в собі окремі ознаки кожної з перерахованих вище. Останнім часом намітилася тенденція створення гібридних інтелектуальних систем, коли вже добре відомі комп'ютерні програми і комплекси вбудовуються елементи систем штучного інтелекту. Отримують розвиток і "когнітивні інформаційні технології", які включають в себе інформаційні технології, спеціально розроблені для розвитку творчих здібностей людини та інформаційної підтримки творчих процесів.

Сучасні інформаційні технології мають істотну особливість. Якщо на зорі їх появи засоби автоматизації обробки інформації в основному застосовувалися до вже існуючим процедурам управління, то останнім часом ситуація докорінно змінилася. Інформаційні технології стають своєрідним каталізатором поширення передового управлінського досвіду і сучасних технологій менеджменту. При цьому вони оптимізують бізнес-процеси у відповідності з останніми досягненнями теорії та практики менеджменту.

Головний результат, який отримує замовник, - ефективна система управління підприємством, заснована на мережних комп'ютерних технологіях. За рахунок оптимізації бізнес-процесів, механізмів підтримки прийняття управлінських рішень вдається отримати додаткові ресурси для розвитку і серйозні конкурентні переваги.

Системи, що забезпечують впровадження нових інформаційних технологій управління, активно впроваджуються у практику діяльності російських компаній. Росія за рахунок високих темпів розвитку інформаційних технологій в останнє десятиліття змогла забезпечити скорочення розриву з розвиненими країнами в рівні інформатизації економіки і суспільства.

Разом з тим, вітчизняний рівень розвитку нових інформаційних технологій поки що значно відстає від країн Заходу. У російської практиці ще не повною мірою розвинені прогресивні прийоми і технології сучасного менеджменту, що стримує повноваге розвиток інформаційних технологій.

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп’ютерні мережі та системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі INTERNET. Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином, організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

Інформаційні системи справді посіли одне з провідних місць в процесі розвитку менеджменту. Управлінські інформаційні системи (ІС) являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішень на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Інформаційні системи менеджменту (ІСМ) є різновидом ІС, їх конкретизацією щодо сфери застосування, тобто менеджменту. Призначення ІСМ — сприяння більшій оперативності та конкретності менеджерської діяльності, забезпечення своєчасності виконання і високого ступеня обґрунтованості всіх управлінських розрахунків, забезпечення контролю за правильним виконанням управлінських рішень і зворотного зв’язку. Загальною метою створення ІСМ є вдосконалення менеджерської діяльності відповідних установ і підприємств та підвищення на цій основі ефективності їх роботи.

Розвиток інформаційних систем, використовуваних як в економіці, так і в менеджменті зокрема, як для автоматизованого розв’язання окремих економічних задач, так і для автоматизації процесів управління різного рівня, відбувався відповідно до змін у складі забезпечувальної частини ІС та її функціональних можливостях.

Таким чином певного еволюційного розвитку зазнали системи планування матеріальних ресурсів MRP. Абревіатура MRP розшифровується Material Resource Planning (планування матеріальних потреб).

Системи MRP з’явилися приблизно на початку 70-х років ХХ ст. і переважали до кінця 70-х років. Системи планування матеріальних ресурсів реалізовували такі основні положення: виробнича діяльність описується як потік взаємопов’язаних замовлень; за виконання замовлення враховуються обмеження ресурсів; забезпечується мінімізація виробничих циклів і запасів; прямування замовлень ув’язується з економічними показниками; виконання замовлення завершується до того моменту, коли воно необхідне.

Переважний розвиток систем планування виробничих ресурсів MRPII (Manufacturing Resource Planning) відбувався у період з кінця 70-х — до кінця 80-х років ХХст. Основна суть концепції MRPII зводиться до того, що прогнозування, планування і контроль виробництва здійснюється для повного його циклу, починаючи від закупівлі сировини і закінчуючи відвантаженням товару споживачеві. Упровадження систем MRPII забезпечувало зростання ефективності роботи підприємств. Ця методологія базується на низці об’ємних взаємопов’язаних функціональностей, серед яких: бізнес-планування; планування виробництва; системи поточного виробництва типу «Точно у строк» та ін.

Системи планування ресурсів підприємства ERP (Enterprise Resource Planning) займають переважні позиції з кінця 80-х років. Системи цього класу орієнтовані на роботу з фінансовою інформацією для розв’язування задач керування великими корпораціями з територіально рознесеними ресурсами. ERP реалізує всі необхідні операції для одержання ресурсів, виготовлення продукції, її транспортування і розрахунків за замовленнями клієнтів. Суттєвою рисою систем ERP, отриманою ними у спадок від MRPII, було те, що розв’язання задач планування виробництва у цих системах базувалося на застосуванні календарно-планових нормативів.

Системи планування APS (Advanced Planning and Scheduling) з’являються приблизно з середини 90-х років. Для цих систем характерне застосування економіко-математичних методів для розв’язання задач планування з поступовим зниженням ролі календарно-планових нормативів. Основними перевагами методології APS є: підвищення ступеня деталізацїї у плануванні виробничих потужностей, що дає змогу отримувати обґрунтованіші планові рішення; включення у системи засобів підтримки прийняття рішень працівниками вищої ланки управління; паралельне формування планових рішень для декількох підприємств; широке застосування методів оптимізації планових рішень.

І вже більш сучасними є системи планування ресурсів, синхронізованого з покупцем CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), доповнюють функції систем ERP можливостями оперативного врахування вимог покупця під час управління виробництвом у реальному часі. Ідеологія CSRP надає методики і програмні продукти, що їх реалізують, для виробництва товарів, які модифікуються під конкретного покупця. В основу процесу керування покладено інформацію про покупців і послуги. Виробниче планування не просто розширюється, а віддаляється і замінюється запитами покупців, переданими з підрозділів організації, орієнтованих на роботу з покупцями. Створення систем CSRP передбачає інтеграцію підрозділів організації, пов’язаних з продажем та обслуговуванням покупців, з основними планувальними і виробничими підрозділами.

Також одне з провідних місць в системі управлінського процесу займають сучасні технологічні засоби оброблення інформації. Одним із таких засобів є технологія “клієнт-сервер”. Структура клієнт-сервер передбачає розподіл обчислювальних задач між сервером і клієнтом. Клієнт – це однокористувацька робоча станція, яка виконує функції взаємодії з користувачем, здатна виконати необхідні обчислення і забезпечує приєднання до віддалених обчислювальних ресурсів з базами даних, до засобів їх оброблення і засобів організації інтерфейсів. Сервер являє собою одно- чи багатопроцесорний комп'ютер з розділюваними пам'яттю, обробкою даних, комунікаційними засобами та засобами управління периферійним обладнанням. Клієнт-серверна технологія допускає можливості оптимізації обчислювального процесу завдяки раціональному розподілу задач між сервером і клієнтом.

Intranet-технологія виникла головним чином з тієї причини, що технологія клієнт-сервер не завжди задовольняла вимогам до швидкості передачі даних, які висувались у реальних інформаційних системах. Технологія intranet розуміє під собою створення локальної інформаційної системи клієнт-серверної архітектури з урахуванням суворих обмежень (протоколів обміну даними – HTTP i FTP та основної форми подання інформації – HTML (XML)). Intranet забезпечує високу пропускну здатність каналів зв'язку між клієнтом і сервером й використання як стандартних серверів і клієнтів (HTTP-сервер і броузер), так і стандартних механізмів розширення можливостей системи, наприклад CGI. HTTP-сервер призначений для виконання функцій: прийом запиту від клієнта, можливий запуск CGI-прикладної програми, повернення файлу, що вимагається у запиті (результату виконання CGI-прикладної програми) або повідомлення про помилку клієнту. Системи intranet є приблизно у 2,5 рази дешевшими порівняно зі спеціалізованими клієнт-серверними прикладними програмами.

Технологія оперативного аналітичного оброблення даних OLAP (OnLine Analytical Processing) була виокремлена як особливий підхід до обробки даних у зв’язку з появою спеціальних засобів збереження та аналізу накопичених облікових даних. OLAP-програми являють собою сукупність засобів багатовимірного аналізу даних, накопичених у сховищі даних. Системи на основі OLAP дають змогу аналітикам і менеджерам, що потребують оперативного прийняття рішень, досягти розуміння процесів, що відбуваються на підприємстві, шляхом швидкого інтерактивного доступу до даних у сховищі і виконання над ними різноманітних аналітичних операцій: зрізів, поворотів, згорток, розгорток, проекцій тощо.

CASE-технологія (Computer-Aided Software/System Engineering) являє собою сукупність методологій аналізу, проектування, розробки й супроводження складних систем програмного забезпечення (ПЗ), підтриману комплексом взаємозв’язаних засобів автоматизації. CASE надає системним аналітикам, проектувальникам і програмістам інструментарій для автоматизації проектування і розробки ПЗ. Головна мета CASE-технології полягає у відокремленні проектування ПЗ від його кодування і наступних етапів розробки. Процес створення ПЗ з застосуванням CASE-засобів має такі переваги, як підвищення якості ПЗ завдяки використанню засобів автоматичного контролю проекту; прискорення процесу проектування і розробки;

Безумовно, усі ці засоби оброблення інформації є надзвичайно важливими для менеджерської роботи на підприємстві, адже вони забезпечують:

· підвищення ефективності функціонування та зростання мобільності керівного та адміністративно-управлінського персоналу;

· зростання інформаційного забезпечення осіб, що приймають відповідальні рішення;

· підвищення якісного та інтелектуального рівня культури персоналу і організації в цілому;

· вчасну та повну інформованість про можливості нових інформаційних технологій з метою їх вдосконалення.

Висновки. В сучасних умовах управлінська діяльність виступає одним з найважливіших факторів функціонування і розвитку організацій. Тому, безумовно, така діяльність повинна бути найбільш ефективною. А для забезпечення ефективності можна використовувати чимало методів, одним з яких є використання сучасних інформаційних технологій. Існує чимало різновидів засобів обробки інформації, але всі вони призначені для пришвидшення передачі інформації, як в кількісному, так і в якісному аспектах, а це, в свою чергу, впливає на покращення управлінської діяльності на підприємстві.