Факторы эффективной презентации
Кроме бесед в режиме ВОПРОС – ОТВЕТ, организаторы презентации, т.е. PR-агентства, отделы и службы, используют и другие приемы поддержания интереса к своей работе. Вот некоторые из них.
ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ определяет ее успех или неудачу. Время должно быть оптимальным. Правило: именно сегодня приглашаем гостей, завтра – поздно, вчера – рано. Специалисты PR (вместе с социологами) умеют точно выбрать нужное время, учитывая такие обстоятельства, как конъюнктура рынка, деятельность конкурентов, сезонные явления производства, состояние общественного мнения и т.п.
ОРИГИНАЛЬНОСТЬ – в деталях плана, В МЫСЛЯХ, в самом ходе презентации (интерьер оформления зала, сувениры, культурная программа и т.п.).
В КОРОТКОЕ ВРЕМЯ СКАЗАТЬ МНОГОЕ – это правило ориентирует на динамичные, строго выверенные по минутам выступления, дополняемые информацией «на вынос», т.е. документами, пресс-релизами, памятками, раздаваемыми пресс-службой.
ЮМОР надежно растапливает ледок недоверия, возникающий при появлении оратора перед незнакомой аудиторией. Оратор, исполняющий устное PR-обращение, выбирая шутки и анекдоты должен при этом оценить их уместность, хороший вкус, избегая избитых острот и общеизвестных каламбуров. Плохие шутки убивают интерес и внимание.
НОВОСТЬ, НОВШЕСТВО, НОВИНКА, – вокруг этих понятий строится система аргументации. На эти слова делается акцент в речах и пресс-релизах. Новинки торговли, новшества производства и технологии, новость в явлениях общественно-политического свойства, – разве не эти стороны жизни постоянно интересуют нас? Новое качество жизни и отношений, заявленное в PR-обращении, связывает личные интересы потребителя с целями презентации, а его ожидания – с реалиями жизни.
ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ ВЫСТУПЛЕНИЙ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ, в том числе и устного PR-обращения, требует сознательного ухода от стилистики и лексики официальной речи, от техницизмов и иностранных слов, от пассивных оборотов речи. Вместо этого следует чаще употреблять личные местоимения («Я представляю здесь...», «Мы предлагаем вам...» и т.п.). Уместны в этой связи ссылки на мнение, суждение, реплику людей, хорошо известных аудитории, являющихся авторитетами для них (популярный актер, знаменитый ученый, известный политик, прославленный спортсмен и т.п.). Приемы персонализации сближают PR-обращение с личными интересами слушателей; они, к тому же, неизменно внушают доверие к человеку («одному из нас», разделяющему общие увлечения и говорящему о себе и о людях – «МЫ»), мысли, суждения, идеи которого данной аудитории нравятся, привычны, соответствуют ее интересам, потребностям, ожиданиям.
В этом все дело. И все искусство оратора (и составителя текста!) в том и состоит, чтобы найти слова, вызвать эмоции, психологически совместимые с миром чувств публики.
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ ОРАТОРА полностью соответствует требованиям психологической аргументации. Приветствие, обращение («господа!», «коллеги!», «друзья» и т.п.), формы выражения просьбы, благодарности, удовольствия и неудовольствия – эти и другие стороны эмоционального спектра общения (и человеческих отношений) должны быть обдуманы и приготовлены заранее, в расчете именно на данную аудиторию.
ЗНАЮ, ЧЕМ ВЫ ДЫШИТЕ, ЗНАЮ ВАШИ ПОТРЕБНОСТИ, ваши ожидания, ваш образ жизни и поведения - это впечатление оратор несет публике прежде всего, конечно, самим содержанием текста (речи), и также уверенной манерой общения, готовностью к любым вопросам, умелой нюансировкой фразы.
ГОВОРЮ С КАЖДЫМ И СО ВСЕМИ ОДНОВРЕМЕННО, – это непреложное правило телевизионного общения здесь весьма кстати. Зрительный контакт с залом дополняется доверительной интонацией (характерной для межличностного общения). И никаких конспектов, никаких текстов в руках оратора!
Презентация не может довольствоваться кругом лиц из целевой аудитории. Выход информации расширяет круг заинтересованной публики, готовит будущий спрос и будущих потребителей.
Контакты с прессой в связи с презентацией осуществляются также PR-агентством (ответственным за эту часть общего плана сотрудником). При этом обычно договариваются о публикации таких материалов, как:
ОБЪЯВЛЕНИЕ О ПРЕДСТОЯЩЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ (появляется как обычный рекламный материал малых форм);
РЕПОРТАЖ С ОТКРЫТИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ, рассказывающий о событии в стиле «новостной»журналистики;
ИНТЕРВЬЮ С КЕМ-ТО ИЗ ДЕЙСТВУЮЩИХ ЛИЦ ПРЕЗЕНТАЦИИ (официальным представителем, организатором PR-обслуживания и т.п.);
ПРЕСС-РЕЛИЗ, рассылаемый по редакциям и предлагаемый журналистам на самой презентации (используется прессой по собственному усмотрению, т.е. в удобное для газет время и в приемлемых для них объемах).
▲
Аудиовизуальные материалы
Включение в сценарий презентации видеоматериалов (схемы, графики, таблицы, лозунги, и транспаранты, слайд-фильмы, ТВ-клипы, видеоролики и пр.) воздействует на аудиторию наилучшим образом, если это подключение целесообразно. При этом не нужно стремиться к использованию максимального набора видеосредств, – в каждой ситуации эффективны лишь некоторые из них. Да и расходная часть сметы обязательно внесет необходимые уточнения: стоит ли заказывать самые дорогие образцы компьютерной графики, видеороликов?
Нужно ли вообще средства аудиовизуальной поддержки для данной презентации? От ответа на этот вопрос зависят и последующие действия. Организаторы презентации должны в этом случае обратиться к прогнозам экспертов, опыту подобных мероприятий в недавнем прошлом, к собственной интуиции, наконец.
Дань моде или необходимость заказывать видеофильм, чтобы показать его на презентации? На этот вопрос также должны найти ответ сами организаторы презентации. Специалисты же утверждают, что слайд-фильм во многих отношениях не уступает по убедительности видеоматериалам.
ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ РОЛЬ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ, если об этом не забывают хозяева презентации, как раз и должна поставить их на свое место. Они ни в коем случае не должны подавлять, оттеснять на задний план значение основного события – устного PR-обращения. При этом печатные видеоматериалы (графики, таблицы и пр.) в момент обращения к ним оратора подключают рациональную сферу сознания, аналитические способности человека, его абстрактное мышление. Видеоролики, слайд-фильмы активизируют как рациональное, так и эмоциональное сознание.
УВЛЕЧЕННОСТЬ АУДИТОРИИ в зале во многом определяет выбор средств аудиовизуальной поддержки. Небольшие группы гостей презентации вполне могут быть удовлетворены таблицами, схемами, плакатами: они хорошо видны с близкого расстояния, прочитываются публикой без потерь информации. Для больших залов подходит слайд-проектор, позволяющий оптимально увеличить и «картинку», и подпись к ней. Для презентаций, рассчитанных на продолжительное время, подходят (помимо уже перечисленных средств) видеоролики.
ЛЮБИТЕЛЬСКИЕ СЛАЙД-ФИЛЬМЫ ЛУЧШЕ НЕ ВКЛЮЧАТЬ В ПРОГРАММУ ПРЕЗЕНТАЦИИ. Кажущаяся простота изготовления слайдов подвигает самих организаторов «по-быстрому» сделать цветные диапозитивы, смонтировать их в некую последовательность «красивых» кадров. Такие самодеятельные слайд-фильмы обычно плохо работают на главные идеи PR-обращения. Специалисты делают такие фильмы профессионально, в единстве с общей концепцией и презентации, и PR-обращения. У них ценнейшее качество: они осознают реальную обстановку в зрительных образах, видят мир через видоискатель; они, наконец, умеют думать «визуально»(!).
▲
Видеопрезентация
Если презентация не ограничивается одноразовым мероприятием, а рассчитана на повторение в разных местах (городах), то возникает потребность в создании видеосюжета, отражающего основные моменты живого действия. С такими видеоматериалами перед разными аудиториями выступает кто-то из представителей фирмы (организации), открывая показ и отвечая затем на вопросы.
ВИДЕОСЮЖЕТ готовится независимо от первой «живой» презентации. Он включает выступление оратора с PR-обращением, блок интервью (со специалистом, рядовым (типичным) потребителем, «человеком с улицы», т.е. представителем потенциальной потребительской группы), часть материалов видеообеспечения, специально переснятого для этого сюжета, рекламные вставки.
АУДИОЭФФЕКТЫ создаются специально для данного видеоролика. Закадровый текст читает диктор-профессионал, музыкальное сопровождение, шумовое оформление – дело звукорежиссера и соответствующих консультантов.
ЭЛЕМЕНТЫ ШОУ включаются в ролик для занимательности сюжета, а также для акцентировки событий презентации (шлягер, викторина, рекламная песенка и т.п.).
Видеомагнитофон, телевизоры и видеокассета – вот и все техническое обеспечение презентации «на выезде». Видеоролик, требуя большой предварительной работы, сторицей возмещает затраты, расширяя целевую аудиторию, увеличивая масштабы воздействия PR-обращения.
▲