Представлення інформації про продукт.
Постачальники - туроператори.
Для представлення інформації про продукт постачальники вимушені друкувати буклети, брати участь у виставках, давати рекламу. Туроператори, у свою чергу, витрачають засоби на друк каталогів і рекламні тури для своїх співробітників і турагентств. При підготовці своїх каталогів туроператор може допускати неточності, що приводить до проблем при реалізації турпродукта.
Система бронювання дозволяє постачальнику внести інформацію про себе в довідкову систему, і вона стає доступною всім співробітникам туроператора, а також його агентам. Це дозволяє уникнути спотворення інформації, а також забезпечує її оперативне коректування у разі зміни.
Туроператор - агент
При роботі з туроператором агент одержує від нього прайс і каталог з описом продукту. Якщо число партнерів-туроператорів велике, то агент вимушений працювати з різнотипними прайсами і каталогами, тобто організованими і оформленими по-різному, що утрудняє роботу. Зараз стали з'являтися групи туроператорів, які випускають єдині каталоги, але без єдиної системи автоматизації працювати їм важко, оскільки у кожного своя система обліку. При випуску каталогів туроператори вимушені економити засоби, і розміщують в каталозі обмежену кількість фотографій і інформації.
Працюючи з системою бронювання, ви одержуєте єдину довідкову систему, організовану за єдиною схемою, що полегшує роботу з нею. Сучасні системи бронювання мають довідкову систему з великою кількістю фотографій і докладним описом.
Агент - клієнт
При роботі по-старому, для підготовки інформації агент повинен обробити інформацію, що поступила від туроператора або постачальника послуг, і сформувати власні прайси і каталоги. Для вирішення цієї задачі співробітники агентств обробляють прайси, що надходять, а каталоги ріжуть на частини і створюють власні підбірки.
Робота через систему бронювання дозволять уникнути необхідності, створювати власні прайси і каталоги, оскільки в системах бронювання є довідкові системи.
Реалізація турпродукта
Постачальник - туроператор
Туроператор, що використовує в своїй роботі з постачальником звичні технології, залежно від турпродукта і постачальника, повинен здійснювати передоплату продукту або нести відповідальність за його реалізацію. Постачальник вимушений ділити свою квоту між різними операторами, і часто не мають нагоди оперативно перекинути квоту між операторами. Така схема призводить до того, що часто у постачальника за декілька днів до заїзду, виявляється, не реалізована велика квота місць, яку йому навіть нікому запропонувати, окрім як клієнту з вулиці.
При реалізації продукту, туроператор повинен постійно передавати постачальнику інформацію про хід реалізації, списки в‘їжджаючих клієнтів. Постачальник, у разі реалізації його послуг багатьма туроператорами повинен оперативно інформувати їх про зміни цін і своєчасно перекидати місця від одного туроператора іншому. Постачальники часто через невпевненість, що туроператор реалізує всю виділену квоту, надаючи квоту оператору, на ділі не завжди забезпечують її 100% місцями.
Туроператор - агент
Робота з туроператорами вимагає практично щодня одержувати інформацію про діючі ціни і наявність турпродукта. Туроператори по різному організовують надання інформації турагентам, що вимагає від агента великих витрат часу на обробку наданої інформації.
Деякі туроператори створюють товсті каталоги і прайси сподіваючись на утримання цін постійними на весь сезон. Результат залежить від того, наскільки вдало туроператор сформував (вгадав) ціну.
Для забезпечення роботи агентств туроператори вимушені щодня розсилати інформацію про наявність місць у вигляді зведення. Інформація про наявність місць міняється постійно. Отже не завжди достатньо розіслати один раз зведення об наявність місць.
У пік сезону, коли агентствам необхідно максимально швидко одержувати інформацію, це стає проблемою, оскільки кількість вхідних ліній у туроператора обмежена, а інформація міняється постійно. Якщо у туроператора немає внутрішньої автоматизації, то виникають проблеми: навіть якщо агенту вдалося додзвонитися, йому можуть довго відповідати на поставлені питання. При бронюванні місць агент повинен чекати підтвердження броні.
Іноді підтвердження приходить наступного дня, і агент вимушений просити клієнта прийти або подзвонити завтра, що може привести до втрати клієнта. При роботі агентів з операторами з інших регіонів виникає проблеми годинних поясів. Агент з дальнього сходу не може забронювати місця у туроператорів з Сочі у присутності клієнта.
При роботі з системою бронювання агент одержує оперативну інформацію про ціни і наявність місць в течію декілька секунд. Бронюючи місце, агент відразу одержує підтвердження, що дає можливість агенту обслуговувати клієнта за короткий час і не втратити його. Системи бронювання працює 24 години в добу, і дають можливість практично необмеженій кількості користувачів бронювати одночасно місця 24 години в добу.
Агент - клієнт.
При реалізації послуг клієнту, якщо агент працює з каталогами, то на пошук варіант, задовольняючий клієнта, може піти багато часу. Якщо співробітник агентства має великий досвід, то він тримає багато інформації в голові і тим самим скорочує час. Але досвідчених співробітників не так багато.
Якщо агентство спирається на досвідчених співробітників, то йому легше працювати з тим асортиментом турпродуктів, з яким знайомі співробітники. І для розширення асортименту потрібно направляти співробітників на виставки, в рекламні тури. Часто клієнти просять дати їм фотографії або каталоги, щоб показати їх рідним і друзям для ухвалення рішення. Якщо агент працює тільки з друкарської продукції, він не може віддати клієнту фотографії або каталоги.
Після того, як клієнт вибрав варіант необхідно забронювати послуги. Для бронювання послуг вимагається підготувати заявку і відправити її туроператору. Деякі туроператори оперативно відповідають на заявку, але найчастіше відповідь на заявку приходить через декілька годин. А іноді і наступного дня. Клієнт не чекатиме відповіді довго і за цей час може купити путівку у іншого агента. Для вирішення цієї проблеми деякі оператори ввели схему вільного продажу або за запитом. Якщо необхідне вам місце знаходиться у вільному продажу, то ви можете одержати гроші з клієнта відразу і не чекати підтвердження про броню, дана схема добре працює тільки в низький сезон або з мало популярними продуктами.
Для прикладу, якщо у туроператора 100 місць, а йому прийдуть одночасно заявки на 102 місця, то в низький сезон він може попросити постачальника додаткові місця, а якщо це пік сезону, то одне з агентств, що прислали заявку, може потрапити на штрафні санкції від клієнта.
Робота з системою бронювання. Агентства можуть пропонувати великий асортимент турпродуктів клієнту. Системи бронювання дозволяють підібрати турпродукт максимально задовольняючий клієнта, за декілька хвилин, а іноді і секунд. Швидко підібрати потрібний клієнту продукт дозволяє система пошуку, реалізована в системі бронювання. Працюючи з системою пошуку, співробітник задає регіон, період, ціну, к-ть місць, відстань до моря, наявність басейну, наявність сауни і т.д. система за поставлених умов підбирає варіант, клієнту залишається вибрати із запропонованих варіантів. На клієнтів справляє позитивне враження можливість швидко підібрати потрібний продукт. Після того, як продукт вибраний агент за декілька хвилин бронює місця і роздруковує всі необхідні документи, такі як ваучер, рахунок, тур 1. і т.д. при роботі з системою бронювання у клієнта створюється враження, що запропонований продукт належить агентству.
Постачальник - агент
Якщо агент уклав договір з постачальником, то він несе відповідальність за реалізацію продукту, тобто ризикує.
Агент, працюючи з системою бронювання, фактично має квоти, за які він не платив наперед грошей і не витрачав гроші на поїздку постачальникам послуг.