Подходы к оценке эффективности
Вступление
Имеются разные подходы к оценке эффективности внедрения информационной системы управления предприятием. Например, метод «от противного» предлагает оценить, что потеряет компания, если не будет реализовывать проект вообще? Иногда выполняется отдельный консалтинговый проект расчета окупаемости инвестиций (Return On Investment- ROI), причем стоимость таких работ может оказаться соизмеримой с самим проектом внедрения информационной системы. Более целесообразным представляется подход, основанный на четкой постановке измеримых целей перед началом проекта и контроле их достижения по его результатам.
Каждая компания нуждается в бизнес-процессах, оптимально организованных для выживания в условиях глобальной конкуренции и динамичной бизнес-среды. Еще более важна способность компании быстро и решительно реагировать на изменения окружающей среды. Для этого компании необходимо иметь единый фундамент, обеспечивающий целенаправленное движение. Таким фундаментом являются стратегические цели компании.
Применение в компании формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.
Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией для достижения стратегических целей компании.
Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения. Система управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных документов, а также программно-аппаратных решений.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.
Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:
§ возможность регламентирования процедур управление проектами;
§ определение и анализ эффективности инвестиций;
§ использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;
§ централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
§ возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
§ обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;
§ учет и управление рисками проектов;
§ обеспечение контроля качества работ;
§ управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;
§ определение информационных потоков проектной деятельности;
§ возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;
§ поддержка использования архива проектов и накопления знаний.
Эффективность использования ИСУП зависит от многих факторов. Необходимо уделить особое внимание процессам разработки, пилотного запуска, испытания и лишь после оценки эффективности системы проводить масштабирование решения.
Источники эффективности
В качестве измеримых (экономических) показателей эффективности внедрения интегрированной системы (ИС) управления часто рассматриваются:
§ сокращение производственного цикла (на практике – на 35-65%);
§ увеличение выручки (5-25 %);
§ уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);
§ повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);
§ повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);
§ ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);
§ снижение затрат (5-20%);
§ снижение производственного брака (35-65%);
§ сокращение производственного цикла (5-25%);
§ увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%).
Очень важно понять, за счет каких инструментов, алгоритмов и объектов информационной системы достигаются такие результаты. Тогда значительно легче обосновать инвестиции в ИТ и, по сути, «продать идею» проекта внедрения спонсору, разъяснив, какие цели при этом могут быть достигнуты.
Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.
Снижение производственного брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее «продвижение» по бизнес-процессу.
Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.
Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.
Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.
Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.
Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение «ручной» подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.
Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.
Помимо измеримых показателей отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:
•возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;
•повышение организационной дисциплины;
•формирование единой информационной среды;
•масштабируемость и др.
Подходы к оценке эффективности
Для того чтобы организовать работу по оценке эффективности будущего проекта внедрения ИС, необходимо:
1) Зафиксировать стратегические цели компании.
2) Определить структуру основных бизнес-процессов.
3) Оценить эти процессы с позиции их влияния на достижение стратегических целей.
4) Определить показатели, которые позволяют измерить это влияние.
5) Определить для каждого процесса факторы, влияющие на него положительные и отрицательные.
6) Подобрать количественные показатели, отражающие влияние этих факторов. Например: «сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить оборот в 2 раза»; или «сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет экономить расходы на хранение на 30%» и т.д.
7) Рассчитать эти показатели в стоимостном выражении и включить их в обоснование экономического эффекта внедрения системы.
Рассмотрим в качестве примера оценку эффективности внедрения системы бюджетирования. Использование бюджетирования как инструмента современной системы управления предприятием, как правило, направлено на повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности и повышение управляемости предприятия.
Эффективность функционирования системы бюджетирования должна оцениваться не только набором количественных метрик, но и качественных показателей.
Качественные показатели
Построение информационной системы бюджетирования позволяет связать планируемые и фактические данные предприятия, формировать оперативную плано-фактную отчетность. Такая система планирования и анализа обеспечивает прозрачность финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого доступа к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей деятельности отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели
Результаты внедрения эффективной системы бюджетирования и план/фактный анализ можно оценить и определенными измеримыми экономическими показателями. Так, руководители нескольких компаний, внедривших систему бюджетирования, отметили, что зафиксировали сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а снижение прямых операционных расходов на 3-20%. Использование системы приводит также к существенному сокращению времени, которое затрачивают менеджеры разных уровней и специалисты финансовых подразделений на формирование и согласование бюджета, формирование отчетности и план/фактный анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама определяет результаты, которых хочет достигнуть.