Регламентации деятельности структурных подразделений
Структурное подразделение организации - это специально созданный орган управления с четко очерченными задачами , функциями , правами и ответственностью за конкретный участок работы .
В практике деятельности различных организаций чаще встречаются такие виды структурных подразделений:
- Департаменты ;
- Управление ;
- Службы ;
- Отделы ;
- Отделение ;
- Цеха ;
- Бюро ;
- Сектора ;
- Лаборатории ;
- Участка.
Необходимость создания в структуре организаций определенных под - разделов зависит от многих факторов, главными из которых являются особенности и масштабы деятельности, финансовые возможности, наличие квалифицированных кадров, эффективность управления и т.д. .
Деятельность трудовых коллективов, формально объединенных в структурные подразделения , регламентируется положениями о структурных подразделениях .
Положение о структурном подразделении - это организационно - правовой документ , регламентирующий деятельность конкретной структурной единицы в составе организации . Форма и структура этого документа не стандартизированы , поэтому в практике управления организациями могут встречаться положения, структурой существенно отличаются друг от друга.
Доминируют два подхода к структуре и содержанию положения о структурном подразделении. Согласно первому подходу этот документ регламентирует задачи и функции подразделения , права , обязанности и ответственность руководителя . В таком случае для руководителя отдельная должностная инструкция не нужна. Согласно второму подходу руководитель должен иметь соответствующую должностную инструкцию, а Положение не охватывает разделы , регламентирующие деятельность руководителя .
С учетом практического опыта рекомендуется такая структура Положение о структурном подразделении :
1 . Общая часть .
2 . Основные задачи .
3 . Функции .
4 . Структура .
5 . Служебные взаимосвязи с другими подразделениями.
6 . Права .
7 . Ответственность .
Положение разрабатывается на основании распределения задач и функций между структурными единицами организации и утверждается первым руководителем .
В разделе « Общая часть » необходима информация о:
- Место подразделения в структуре организации ;
- Порядок создания и ликвидации подразделения ;
- Подчиненность ;
- Руководство подразделения ;
- Основные нормативно - правовые документы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей деятельности .
В разделе «Основные задачи » приводится краткий перечень вопросов или проблем, для решения которых и создается структурное подразделение.
Структура каждого конкретного подразделения определяется руководителем организации в соответствии с объемом , сложности выполняемых работ , разделения труда и штатно - финансовых возможностей. Структура аппарата центральных органов исполнительной власти в Украине регулируется постановлением Кабинета Министров Украины от 15 октября 2002 г. № 1550 . Согласно этому постановлению , например , само- ный отдел в составе аппарата министерства образуется из численностью не менее пяти работников , в составе управления отдел может быть создан численностью не менее четырех работников , в исключительных случаях допускается создание отдела из трех сотрудников .
В разделе « Служебные взаимосвязи с другими подразделениями » определяются преимущественно организационные и информационные взаимодействия между подразделениями как по горизонтали , так и по вертикали ( проекты которых документов готовит данное подразделение, с кем их согласовывает , от ко - го какую информацию получает , когда ее информацию и в какие сроки передает т.п.).
Права структурного подразделения одновременно являются правами его руководителя . В разделе « Права» приводится перечень делегированных подразделения прав , пользование которыми способствует выполнению закрепленных задач и функций. Например , получать от других подразделений необходимую для работы информацию , вести переписку по вопросам , которые не требуют согласования с руководством организации , давать разъяснения , консультировать по вопросам , входящим в компетенцию подразделения .
В разделе « Ответственность » указывается, за что персонально отвечает заведующий . Например за своевременную и качественную подготовку государственной статистической отчетности , за сохранение закрепленных за подразделением материальных ценностей , за соблюдение работниками правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности . Стилистически неправильно формулировать составляющие ответственности в отрицательной форме вроде « ненадлежащее обеспечение » , « некачественная подготовка » и другие.