ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ
Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні активи, матеріальні цінності, грошові кошти, документи, розрахунків та інших статей балансу.
Види інвентаризації:
- за призначенням і характером (планова та позапланова);
- за повнотою оформлення (повна та часткова);
- за частотою проведення (періодична та разова);
- за способом проведення (суцільна та вибіркова).
Основне завдання інвентаризації – забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку. Проводять її шляхом зіставлення даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю майна.
Таблиця 3.5 - Терміни проведення інвентаризації необоротних активів
| Групи необоротних активів | Періодичність проведення інвентаризації |
| Будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти | Не рідше одного разу в 3 роки |
| Музейні цінності | Строки встановлюються Міністерством культури України |
| Бібліотечні фонди | Один раз на 5 років |
| Інші необоротні активи | У міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їх управліннях, виконавчих органах місцевих рад – не менше одного разу в 2 року |
| В інших установах – не менше одного разу на 1 рік | |
| Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння та вироби з них, лом | Два рази на рік (на 01.01 та 01.07) за місцем зберігання |
| Капітальні роботи інвентарного характеру і капітальні ремонти | Не менше одного на 1 рік, але не раніше 01.12 |
Періодичність проведення інвентаризації визначає керівник бюджетної установи, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим, а саме:
- перед складанням річної фінансової звітності;
- при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день прийняття-передавання справ);
- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);
- після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів тощо) – терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
- у випадку ліквідації установи;
- за розпорядженням судових та слідчих органів;
- при передачі майна установи в оренду;
- при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на дату передачі).
Для проведення інвентаризації керівник створює комісію з числа працівників установи за обов’язкової участі головного бухгалтера. Очолює її керівник або заступник установи. У наказі про створення комісії встановлюють терміни початку та закінчення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку.
До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії, а всі матеріальні цінності, що надійшли на зберігання – оприбутковані, а ті, що вибули, - списані.
Якщо інвентаризація на складі або в іншому закритому приміщенні розпочата, але не закінчена в той же день, то інвентаризаційна комісія в кінці робочого дня повинна їх опечатати.
Матеріальні цінності, що надійшли під час проведення інвентаризації, матеріально відповідальна особа приймає в присутності членів комісії, а оприбутковує – після інвентаризації. Її заносять до окремого опису під назвою «Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації» зі вказівкою коли, від кого вони отримані, дати і номера прибуткового документа, найменування, кількості, ціни, суми.
На прибутковому документі роблять відмітку «Після інвентаризації» за підписом голови інвентаризаційної комісії (з посиланням на дату опису).
Відпускають матеріальні цінності зі складу тільки у виключних випадках і лише за письмовим дозволом керівника і головного бухгалтера та у присутності членів інвентаризаційної комісії. Їх також заносять до окремого опису під назвою «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації», а на видаткових документах голова інвентаризаційної комісії робить відповідну відмітку.
Проводять інвентаризацію основних засобів не раніше 1 жовтня. До початку інвентаризації перевіряють наявність та стан:
- реєстрів обліку (карток, книг, описів тощо);
- технічних паспортів та іншої технічної документації.
Перевіряють також документи на основні засоби, що дані чи прийняті установою в оренду та на відповідальне зберігання. За їх відсутності слід забезпечити їх отримання чи оформлення. Якщо виявлено розходження і неточності у бухгалтерському обліку або технічній документації – у документи вносять правки та уточнення.
Особливу увагу інвентаризаційній комісії необхідно звернути на такі основні напрями:
- машини, обладнання та інші об’єкти перевіряють за заводськими номерами та їх відповідністю технічній документації;
- для будівель, споруд, іншої нерухомості та земельних ділянок, водоймі інших об’єктів природних ресурсів обов’язкова наявність документів що підтверджують право власності чи користування ними;
- якщо виявлено об’єкти, відсутні в обліку або з відсутніми в обліку даними, - в опис заносять необхідні відомості та технічні характеристики;
- виявлені та невраховані об’єкти оцінюють за дійсною вартістю, а знос визначають в залежності від технічного стану;
- на непридатні до експлуатації основні засоби складають окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що призвели до їх непридатності;
- одночасно з інвентаризацією приладів , обладнання та інших виробів інвентаризують і дорогоцінні метали та каміння, що в них містяться.
Дані інвентаризації заносять до «Інвентаризаційного опису основних засобів». Його складають у 2-х екземплярах, а при зміні матеріально-відповідальних осіб – у 3-х екземплярах. Описи підписують голова комісії, усі члени комісії і матеріально відповідальні особи та передають до бухгалтерії. Для відображення результатів інвентаризації складають Порівняльну відомість результатів інвентаризації основних засобів. У графі «Результати інвентаризації» показують розбіжності між фактичною наявністю та даними бухгалтерського обліку.
Наявність нематеріальних активів встановлюють за документами, які були підставою для оприбуткування або за якими оформлені майнові права.
Для відображення результатів інвентаризації нематеріальних активів застосовують «Інвентаризаційний опис нематеріальних активів». Його складають на кожний об’єкт, групу однотипних за призначенням та умовами використання нематеріальних активів окремо за кожною відповідальною особою. До опису заносять дані: назву нематеріального активу, характеристику, призначення, дату придбання (введення в експлуатацію), первісну вартість, строк корисного використання, кількість та вартість об’єктів.
Якщо виявлено розбіжності між даними бухгалтерського обліку та опису, складають «Порівняльну відомість результатів інвентаризації нематеріальних активів». За виявленими нестачами та надлишками особи, відповідальні за зберігання та використання нематеріальних активів, надають інвентаризаційній комісії письмові пояснення.
При інвентаризації інших необоротних матеріальних активів застосовують «Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів».Білизну, постільні речі, одяг та взуття одного найменування, близькі за розмірами, якістю матеріалу і ціною, заносять до опису сумарно. Але обов’язково вказують кількість цих предметів та їх інвентарні номери. Якщо якісь предмети відправлені для ремонту або прання, їх записують до опису за даними відомостей-накладних або квитанцій установ, що надають ці послуги. За описом складають «Порівняльну відомість результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів».
При інвентаризації незавершеного капітального будівництва перевіряють наявність та обсяг у натурі. В актах, які складають при цьому, вказують найменування об’єкта, списання і об’єм виконаних робіт за кожним об’єктом і видом робіт, кошторисну та фактичну вартість.
При інвентаризації таких об’єктів комісія перевіряє:
- чи не знаходиться у складі незавершеного капбудівництва обладнання, монтаж якого фактично не розпочатий;
- стан законсервованих і тимчасово призупинених об’єктів.
На об’єкти припиненого будівництва та проектно-розвідувальні роботи з незакінченого капітального будівництва, як підлягають списанню з балансу, складають окремі акти. У них зазначають дані про характер виконаних робіт, їх вартість за кошторисом із вказівкою причин припинення робіт.
При інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, застосовують Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання. Запис в опис заносять на підставі перевірки та перерахування цінності в натурі.
Цінності, що зберігаються на складах інших організацій, записують в опис на підставі підтвердних документів про їх передачу на відповідальне зберігання.
Після інвентаризації перевіряє правильність визначених бухгалтерією результатів, вивчає причини відхилень та викладає свої висновки та пропозиції у Протоколі інвентаризаційної комісії. У ньому наводять детальні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках і вказують, які заходи вжито стосовно винних осіб.
Протокол має затвердити керівник установи не пізніше як за 10 днів після закінчення інвентаризації. Він ухвалює рішення й щодо врегулювання розбіжностей. Результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку та звітності в тому періоді, в якому була закінчена інвентаризація.
Основні засоби та інші матеріальні цінності, виявлені в надлишку, оприбутковують на відповідні рахунки бух обліку. За сумами надлишків бюджетні установи складають Довідку про надходження в натуральній форміта надають її до органів Держказначейства не пізніше останнього робочого дня місяця.
Нестачі цінностей та втрати від їх псування списують з балансу та відносять на рахунок винних осіб, якщо їх виявлено. Із сум, стягнутих в установленому порядку, відшкодовують збитки, завдані установі, а решту коштів перераховують до Держбюджету України.
Відшкодовані суми збитків зараховують до доходів спеціального фонду як власні надходження від реалізації майна.
Коли ж винні особи не встановлені та справи знаходяться в органах дізнання чи досудового слідства, нестачу після списання з балансу установи обліковують на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення»до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.
Таблиця 3.6 - Синтетичний облік результатів інвентаризації
| Назва операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | |
| 1 Надлишки | ||
| 1.1 Оприбутковані надлишки необоротних активів, виявлених під час інвентаризації | 10,11,12 | |
| 1.2 Одночасно | ||
| 2 Нестача – винних осіб встановлено | ||
| 2.1 Списання необоротних активів, виявлених при інвентаризації | ||
| - залишкова вартість | 10,11,12 | |
| - знос | 131,132,133 | 10,11,12 |
| 2.2 Нарахована сума збитків | ||
| - сума відшкодування нестачі | ||
| - сума відшкодування, що підлягає сплаті в бюджет | ||
| 2.3 Відшкодування суми збитків винною особою | 301,323 | |
| 2.4 Перераховані кошти до бюджету | ||
| 3 Нестача - винних осіб не встановлено | ||
| 3.1 Списання необоротних активів, виявлених при інвентаризації | 10,11,12 | |
| 3.2 Одночасно | - |