Наличие точно ориентированной на ПР-проект базы данных СМИ.
Выше мы уточнили содержание данного пункта.
Спланированная на год периодичность проведения пресс-конференций (брифингов), приемов для журналистов.
В зависимости от характера нашей организации, масштабов ее деятельности мы определяем, сколько можно планировать пресс-конференций. Достаточно ли будет серьезных информационных поводов, способных привлечь широкое внимание? Если придем к выводу, что таких поводов не будет, не следует отказываться от приглашения журналистов. Существует такая форма общения с представителями СМИ, как прием. Руководитель организации (совет директоров) могут устроить прием для журналистов в связи с новогодними праздниками или по поводу своего профессионального праздника ( дня строителя, дня медицинского работника и др). Самим фактом проведения приема организация демонстрирует свое уважение к представителям СМИ, подчеркивает значимость их в общественной жизни. Целями такого приема могут быть не только создание информационного повода, но прежде всего закрепление дружественных отношений с журналистами, обмен информацией и более близкое знакомство лидеров организации с наиболее популярными журналистами. Это обогащает дальнейшие взаимоотношения. В ходе таких приемов рождаются новые темы для журналистских материалов и сюжетов.
Регулярная рассылка пресс-релизов.
Планируя работу со СМИ, мы задаемся вопросом: будут ли нашей организацией издаваться и рассылаться пресс-релизы? Если в СМИ будет приходить только один пресс-релиз организации в полгода - реального эффекта от такой работы ждать не стоит. Как минимум ежемесячно должна поступать информация о компании, организации. В таком случае мы показываем с одной стороны стремление базисного ПР-субъекта к открытости своей деятельности, с другой – насыщенность и общественную значимость этой деятельности. Регулярное информирование СМИ о жизни организации – хорошая норма ПР. Следовательно, «взвешиваем» ресурсы и вносим в план текущей работы выпуск пресс-релизов.
Наличие договоров со СМИ по поводу освещения деятельности организации.
Одной из распространенных форм работы со СМИ является заключение договоров на информационное обслуживание с отдельными редакциями и студиями. Выбираются, как правило, наиболее авторитетные и важные для наших целей СМИ. Договор может быть комплексным, включающим не только освещение журналистами отдельных фактов, акций, но и размещение информации на правах рекламы, закупка площадей или эфирного времени и т.д.
Мониторинг СМИ, отслеживание обратной связи.
Система работы со СМИ требует постоянного анализа информационного рынка. Во-первых, важен контроль за «прохождением» отправляемой нами информации : получает ли ее читатель и зритель? Во-вторых, мы должны заботиться о контексте размещения нашей информации: всегда ли происходит это в нужное время (ТВ и радио), на значимых или второстепенных полосах газет, а также в ряду с какими материалами. Наконец, нам нельзя пропустить момент наступления конкурентов на наши позиции. Если ресурсы позволяют, надо организовать мониторинг СМИ в своей ПР-службе. Но есть возможность заключить договор с какой-либо фирмой, специализирующейся на анализе СМИ. Сегодня это не проблема в крупных и средних городах.
Создание информационных поводов для СМИ, которые вызовут интерес и будут освещены.
Мы не можем рассчитывать на то, что в нашей организации всегда найдется «что-то интересное» для журналистов. Чтобы грамотно управлять процессом информационного обеспечения деятельности организации, с учетом имиджевых задач, мы должны заранее спланировать информационные поводы. Если в текущей жизни организации их недостаточно, мы планируем и создаем такие события или поводы.