Все ли работодатели обязаны вести трудовые книжки и какие записи вносятся в эти книжки?

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия улица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Это правило распространяется как на работодателей – юридических лиц, так и на работодателей – физических лиц. Только работодатели – физические лица, если они не являются индивидуальными предпринимателями, не вправе производить записи в трудовые книжки работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

По желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой должности) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также сведения о поощрении за успехи в работе.

В ст. 66 ТК указано, что сведения о взыскании в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Данное положение воспроизведено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках".

Помимо записи о работе в трудовые книжки вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах, а также о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При заполнении трудовых книжек не всегда правильно учитываются сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Этот вопрос разъяснен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В п. 24 Правил указано, что в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимыми организациями; в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Соблюдение этого правила дает возможность избежать ошибок в заполнении трудовых книжек, своевременно информировать работника об изменениях в его трудовой деятельности, трудовом стаже.