Программный модуль "open-to-buy" управления закупками для торговых компаний

В настоящее время существует целый класс локальных программных продуктов поддержки планирования закупок торговых компаний (в частности, розничных сетей), из которых необходимо отметить линейку решений "open-to-buy" ("ОТВ")^[2].

В общем случае использование идеологии "ОТВ" для торговых компаний предполагает ответы на два простых вопроса: "Сколько покупать?" и "Когда осуществлять доставку того, что закупили?" Однако ответы на эти вопросы отнюдь не являются тривиальными, когда розничная сеть оперирует, например, несколькими тысячами ассортиментных позиций товаров, а количество основных поставщиков переваливает за сто. Система "ОТВ" включает два взаимосвязанных функционала: Replacement – размещение; Forecasting – прогнозирование.

Основная цель системы "ОТВ" – оптимизировать товарные запасы в цепи поставок торговой компании, в частности сетевого розничного оператора, так как излишние товарные запасы или их дефицит оказывают прямое влияние на прибыль, денежные потоки и доходность на инвестиции. 1 2

Укрупненно алгоритм оптимизации принятия решений по планированию закупок и управлению товарными запасами для торговой компании может быть представлен в виде схемы (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Блок-схема общего алгоритма "open-to-buy"

Система планирования закупок и оптимизации запасов в цепях поставок торговых компаний "ОТВ" в настоящее время является отраслевым стандартом по управлению товарными запасами и планированию закупок у крупных дистрибьюторов и ритейлеров и используется в таких компаниях, как "Wal-Mart", "Best Buy", "Circuit City" и многих других. Фактически в "ОТВ" менеджер но закупкам (или логист) планирует не момент, когда товары надо покупать, а сроки, когда эти товары необходимо получить.

В системе "ОТВ" для определения необходимого уровня товарных запасов используются данные прогноза планируемых продаж и требуемого уровня скорости обращения запасов для обеспечения этих продаж. Время оборота товарных запасов обычно выражается в неделях. Это означает тот объем товарного запаса в количестве недель будущих продаж, который необходимо держать на складе (распределительном центре), чтобы обеспечить эти будущие продажи.

Первоначально базовая структура программного обеспечения системы "ОТВ" была разработана по заявке крупнейшего сетевого ритейлера – компании "Wal-Mart" –

для типичной структуры цепи поставок сетевой розницы "Ilub&Spoke" (рис. 7.3). В центре системы "Hub&Spoke" (буквально "Втулка и спицы" или "Колесо") находится распределительный центр (РЦ), на который привозятся товары от поставщиков. На РЦ товары хранятся в соответствии с нормативной скоростью обращения каждой товарной группы, комплектуется заказ на пополнение полок магазинов сети и осуществляется отгрузка в магазины. При этом РЦ (hub – "втулка") играет роль центра консолидации и распределения товарного запаса, а на концах "спиц" (spoke) находятся поставщики и магазины розничной сети.

Рис. 7.3. Типовая структура цени поставок сетевой розницы "Hub&Spoke"

Обычно в системе "ОТВ" товарные запасы на конец каждой недели рассчитываются как сумма фактических товарных запасов па начало этой недели и планируемых поставок этой недели за вычетом прогнозируемых продаж данной недели. Товарные запасы на конец недели становятся товарными запасами на начало следующей недели и т.д. Таким образом, определение количества закупаемых товаров для каждой недели зависит от точных значений уровня товарных запасов предыдущей недели. Само количество закупаемых товаров рассчитывается как разность между требуемыми поставками товаров и размещенными у поставщика заказами.

Рассмотрим использование идеологии и программного продукта "ОТВ" для сетевого розничного оператора.

Пример

В качестве примера рассмотрим крупную российскую розничную сеть, торгующую товарами FMCG (бытовой техникой) с условным названием "ТРАСТ" (рис. 7.4 и 7.5). Кратко рассмотрим функционирование контура "Управление закупками и SRM" компании "ТРАСТ" в общем функционале департамента внешней логистики.

Рис. 7.4. Укрупненная организационная структура управления розничной сетью "ТРАСТ"

Рис. 7.5. Организационная структура дирекции по логистике компании "ТРАСТ"

Стратегия снабжения компании "ТРАСТ" направлена на создание долгосрочных отношений с поставщиками, стремящимися к взаимовыгодному сотрудничеству и выполняющими свои обязательства по поставкам товаров. Количество поставщиков существенно варьируется в зависимости от товарного направления и категории товара в ассортиментной матрице. Перспективность работы с конкретным поставщиком определяется коммерческой целесообразностью, причем менеджеры "Службы анализа рынка закупок и взаимодействия с поставщиками" стремятся максимально ограничить количество поставщиков.

Основными критериями, используемыми при оценке и отборе поставщиков, являются:

– доля продаж данного товарного направления (группы) в общем объеме продаж;

– торговая наценка и валовая прибыль по ассортиментной группе;

– скорость обращения товарных запасов в распределительном центре;

– исходная цена закупки;

– качество продукции и сервисная поддержка поставщиком;

– надежность логистики при доставке товаров от поставщика.

Анализ поставщиков (с целью определения приемлемости закупочных цен) проводится ежемесячно и по мере необходимости (в связи с необходимостью, например, комплексной оценки поставщика). Решение о приемлемости закупочных цен принимается на основе сравнения прогнозируемой нормы рентабельности со средней по данному классу товаров.

Процесс планирования закупок, поддерживаемый информационно-программным модулем "ОТВ" в составе КИС сетевого оператора, осуществляется менеджером по закупкам (менеджером товарной категории, специалистом по закупкам) "Службы планирования и реализации закупок". Общая координация процесса планирования закупок в увязке с остальными процессами в цепи поставок осуществляется менеджером товарного направления коммерческого департамента "Дирекции по маркетингу и продажам" с помощью интерфейса с системой "ОТВ".

Заключаемые контракты являются стандартными контрактами поставщика, причем условия контракта, как правило, не подлежат изменению. Помимо стандартных контрактов с поставщиками также заключаются гарантийные договоры и проводятся совместные рекламные кампании. Закупки товаров производятся регулярно в рамках предварительной договоренности с поставщиками об объеме прогнозируемых закупок. Процесс закупки товара является типовым и состоит из следующих шагов.

1. Отсылка заявки на закупку.

2. Подтверждение заявки, корректировка исходя из возможностей поставщика.

3. Оформление инвойса.

4. Представление счета к оплате.

5. Оплата (при отсутствии товарного кредита).

6. Отгрузка.

Компания "ТРАСТ" применяет "категорийный менеджмент", для чего департамент логистики обеспечивает координацию действий менеджеров по закупкам продукции различных товарных направлений для обеспечения их совместного влияния на поставщика. При этом используется внутренний обмен информацией относительно условий заключаемых сделок по различным товарным категориям.

Разработана система KPI логистики снабжения, входящая в общую ССП компании, позволяющая оценить эффективность закупочной деятельности (как в целом, гак и каждого этапа отдельно) и обеспечить наличие оперативной информации для их расчета в базе данных информационной системы розничной сети. С целью обеспечения возможности комплексной оценки поставщиков по основным критериям осуществляется создание системы учета оперативных данных о потерях, связанных с невыполнением поставщиками своих обязательств.

Логистическая стратегия компании "ТРАСТ" предполагает создание обоснованных и отвечающих целям розничной сети планов продаж и закупок; планирования товарных запасов и скорости обращения на уровне ассортиментных групп таким образом, чтобы уровень товарных запасов был минимально возможным при наи- выспгсм уровне обслуживания покупателей и обеспечивал максимальный уровень рентабельности продаж.

В настоящее время логистическая сеть компании "ТРАСТ" имеет вид, изображенный па рис. 7.6. Логистическую сеть (по товарным потокам) составляют:

– инфраструктурные подразделения компании "ТРАСТ": собственным распределительный центр (РЦ) в г. Москве, собственный автопарк (для доставки товаров в розничные магазины Москвы), консолидационный склад экспедитора в Финляндии;

– поставщики: дислоцирующиеся в Европе (импорт), российские поставщики;

– потребители: собственная сеть розничных магазинов в Москве;

– логистические посредники: транспортно-экспедиторские компании (для доставки товаров на РЦ, консолидационный склад, потребителям).

В логистической сети компании "ТРАСТ" доставка товаров от всех зарубежных поставщиков производится через Финляндию с таможенной очисткой в Москве, что связано с наличием складов основных поставщиков в Европе, единственной сухопутной границей России со странами ЕС в Финляндии, необходимостью доставки товаров автотранспортом (уменьшение логистических рисков), преимуществами таможенной очистки грузов в Москве.

Рис. 7.6. Логистическая сеть компании "ТРАСТ"

В соответствии со структурой логистической сети компании "ТРАСТ" (см. рис. 7.6) в цепи поставок можно укрупненно выделить четыре основных логистических бизнес-процесса.

Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от зарубежных (внешних) поставщиков по импорту на распределительный центр (РЦ) в Москве.

1. Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от российских поставщиков на РЦ.

2. Бизнес-процесс складской грузопереработки, хранения и комплектации заказов в РЦ.

3. Бизнес-процесс доставки товаров с РЦ в магазины Москвы.

Бизнес-процессы 1 и 2 определяют контур "внешней логистики" – логистики снабжения, а бизнес-процессы 3–4 – контур "внутренней логистики" – логистики распределения, по отношению к собственной логистической инфраструктуре компании "ТРАСТ" и применению аутсорсинга. Соответственно, структуру цепи поставок компании можно представить в виде логистических каналов закупок и распределения, стыкующихся на РЦ (рис. 7.7).

Бизнес-процесс 1 "Закупка и доставка товаров по импорту от внешних поставщиков на РЦ" предназначен для организации снабжения РЦ и перемещения товаров по схемам импорта в Российскую Федерацию за максимально короткое время с наименьшими затратами. Сокращение затрат на доставку (транспортной и таможенной составляющих) достигается, в частности, использованием для укрупнения грузовых отправок консолидационного склада, который арендуется у логистического посредника-экспедитора в Финляндии. Закупаемые у поставщиков в Европе товары завозятся с использованием наемного транспорта мелкими отправками на консолидационный склад, где формируется укрупненная отправка еврофурой (грузовместимостью 82 м3). Товары в укрупненную грузовую отправку еврофурой собираются, как правило, с одинаковыми таможенными кодами для уменьшения стоимости таможенной очистки. Далее фура идет через пограничный переход "Торфяновка" с Финляндией, затем по маршруту: Выборг – Санкт-Петербург – Москва до таможенного терминала в Москве. Если зарубежный поставщик обеспечивает TL-отправку (т.е. полностью загруженное транспортное средство), то автомобиль идет сразу на пограничный переход, минуя консолидационный склад.

Рис. 7.7. Логистические каналы компании "ТРАСТ"

Описанный бизнес-процесс является частью общего процесса управления товарными запасами сетевого розничного оператора, поэтому стабильность основных показателей бизнес-процесса 1 значительно улучшает качество планирования в смежных этапах логистического процесса цепи поставок – при планировании закупок и размещении заказов у поставщиков, распределении товаров но магазинам. Сокращение времени доставки влияет на снижение общего уровня товарных запасов, чем повышает эффективность использования оборотного капитала в виде инвестиций в товары. С другой стороны, своевременная доставка товаров обеспечивает запланированный объем продаж и получение запланированной прибыли.

Общая схема планирования закупок и размещения заказов поставщикам для розничной сети с применением программного комплекса (модуля) "ОТВ" представлена на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Планирование закупок и размещение заказов у поставщика

Модуль "ОТВ" позволяет реализовать интегрированное планирование в цепи поставок ритейлера (или дистрибьютора) от плана продаж до плана закупок и размещения заказов у поставщиков, оптимизируя при этом уровни товарных запасов в цепи поставок.

Контроль товарных запасов в "ОТВ" осуществляется за счет установления соотношения между необходимым уровнем товарных запасов и объемом прогнозируемых продаж за определенный период времени. Скорость обращения товарных запасов по каждой товарной группе планируется на основе необходимого уровня страхового запаса и но значимости группы в обороте н прибыли по розничной сети в целом (на основе АВС- и XYZ-анализа).

При этом обычно учитываются следующие факторы, влияющие на определение соответствующего уровня товарных запасов:

– общие продажи на уровне товарных групп;

– частота поставок от поставщика;

– время доставки от РЦ до магазинов;

– действующие требования по организации хранения, комплектации и грузопереработке на РЦ;

– уровень страхового запаса на РЦ.

Уровень товарных запасов определяется на основе времени доставки от поставщиков, совокупного спроса, а также точности составления прогноза и погрешности определения времени доставки. При определении страхового запаса также необходимо учитывать надежность поставщика и ряд показателей качества его поставок.

Укрупненная блок-схема функционирования программного модуля "ОТВ" представлена на рис. 7.9.

Рис. 7.3. Блок-схема (алгоритм) функционирования программного модуля "open-to-buy"

На рисунке "-1" означает, что предыдущий заказ (или объем поставок, объем продаж) вычитается из последующего в соответствии с периодом планирования. Это может быть одна неделя или один месяц. Первые три месяца рассчитывается уточненный план на каждый период времени, когда поставщик может менять параметры отправки заказанной потребителем продукции. Принимается, что меньше недели период планирования быть не может, поставщик не успеет изменить отгрузку. Далее в схеме планирования заказов поставщику план рассчитывается укрупненно – по месяцам, а при достижении границы три месяца рассчитывается уточненно, т.е. идет скользящее уточнение плана закупок в соответствии с фактическими продажами.

Кратко рассмотрим работу алгоритма.