Проблемы организации офисной деятельности

Рассмотрение структуры и функций офисной деятельности, произведенное выше, указывает на наличие существенно разнородных и довольно многочисленных, но взаимосвязанных компонентов и процессов. Эффективная реализация офисной деятельности предполагает обеспечение функционирования этих компонентов и процессов как таковых, так и в совокупности, в целом. Такая задача в общем является достаточно распространенной (по крайней мере, в рамках системного подхода) и содержательно связана с понятием "организация".

Отмстим, в частности, что понятие "организация" носит такой же многозначный характер, как и понятия "система" и "управление", рассмотренные в параграфе 1.1.

Определение этого понятия в универсальных словарях различно по объему и качественным характеристикам. Наиболее полным является ОГЛАВЛЕНИЕ определения, данного в Советском энциклопедическом словаре.

"Организация (фр. organisation, от позднелат. organize – сообщаю стройный вид, устраиваю): 1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением; 2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; 3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

Применяется к биологическим, социальным и некоторым техническим объектам, фиксируя динамические закономерности, т.е. относящиеся к функционированию, поведению и взаимодействию частей; обычно соотносится с понятиями структуры, системы, управления"^[1].

Возникает вопрос: какое из приведенных значений является первичным, определяющим? На наш взгляд, таковым является второе (организация как деятельность), в то время как первое выделяет организацию как результат определенного рода деятельности (а именно, в смысле второго значения). Что касается третьего значения, то оно лишь подчеркивает первичность второго в том смысле, что определяет форму существования и функционирования группы людей по реализации организации в смысле деятельности.

Организация как деятельность предполагает^[2]:

– определение цели, задачи (или задач);

– разработку системы мероприятий для реализации цели и разделения задачи на отдельные виды работ;

– интеграцию отдельных работ в соответствующих подразделениях, которые могли бы их координировать различными средствами, включая сюда и формальную иерархическую структуру;

– мотивацию, взаимодействие, поведение, взгляды персонала, которые отчасти определяются мероприятиями, направленными на реализацию поставленных целей, а отчасти же носят личный, случайный характер;

– принятие решений, коммуникацию, информационные потоки, контроль, поощрение и наказание, имеющие решающее значение для обеспечения выполнения поставленных целей;

– единую организационную систему, которая понимается не как особый, дополнительный признак, а как внутренняя согласованность, которая должна быть достигнута между всеми перечисленными элементами.

Представленное раскрытие содержания организации как деятельности весьма широко и неявно содержит компоненты организации как результата деятельности. Поэтому необходима определенная конкретизация с точки зрения организации офисной деятельности.

Цели, задачи офисной деятельности определяются ее ОГЛАВЛЕНИЕм как процесса, обеспечивающего эффективную реализацию управленческой деятельности в рамках конкретной системы управления. В основном это информационное обеспечение управленческой деятельности и обеспечение реализации принятых решений.

Разработка системы мероприятий для реализации цели и разделения задач на отдельные виды работ применительно к только что определенным целям и задачам офисной деятельности предполагает определение всего состава конкретных функций информационного обслуживания управленческой деятельности в рамках ее конкретных пространственных и временны́х характеристик, выделения соответствующих задач, работ, процедур и операций с учетом последовательности их выполнения и взаимосвязей.

Интеграция отдельных работ в соответствующих подразделениях осуществляется с учетом прежде всего пространственных характеристик управленческой деятельности и предполагает распределение выявленной совокупности задач, работ, процедур и операций по соответствующим пространственным компонентам (структурным подразделениям) с последующей их концентрацией и интеграцией с целью эффективной реализации.

Мотивация, взаимодействие, поведение, взгляды персонала определяются в соответствии с кадровыми характеристиками требуемой офисной деятельности и во многом зависят от необходимой квалификационной поддержки выявленного состава задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности.

Принятие решений, коммуникации, информационные потоки, контроль, поощрение и наказание – эта составляющая, на первый взгляд, относится к собственно процессу принятия управленческих решений для воздействия на управляемый процесс, но поскольку мы приняли положение о том, что офисная деятельность есть во многом процесс управления управленческой деятельностью, то перечисленные элементы организации должны иметь место и разрабатываться соответствующим образом.

Единая организационная система офисной деятельности предполагает сведение воедино всех перечисленных компонентов ее организации в рамках функционирования офиса во всех его проявлениях.

Формулировка и решение перечисленных проблем организации офисной деятельности в силу их многогранности требуют определения той составляющей рассматриваемого процесса обеспечения управленческой деятельности, в которой они получают наиболее концентрированное воплощение. С учетом того, что во многом организация офисной деятельности связана с определением и реализацией задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности, такой составляющей являются системы и технологии документационного обеспечения управления.