Принципы и функции системы управления
Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления, которая и называется системой управления. Система управления является формой воплощения управленческих взаимосвязей, она складывается и действует не только в соответствии с ОГЛАВЛЕНИЕм функций управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями своего формирования, а также в соответствии с принципами ее построения, которые представлены на рис. 2.29.
Рис. 2.29. Принципы управления
Принципы управления состоят в следующем:
• принцип правовой регламентации управления на всех уровнях иерархии – организация должна функционировать и развиваться в соответствии с требованиями ее устава, ОГЛАВЛЕНИЕ которого должно отвечать законодательству страны;
• принцип единства теории и практики управления – любое управленческое решение должно отвечать логике, принципам и методам системы управления;
• принцип обеспечения сопоставимости вариантов управленческих решений при их выборе – эффективность управленческого решения можно обеспечить только при соблюдении научных подходов и принципов менеджмента, выбора с применением методов оптимизации одного рационального решения из множества альтернативных решений по выполнению данной цели;
• принцип единства теории и практики управления – любое управленческое решение должно отвечать логике, принципам и методам системы менеджмента и решать одну из ее практических задач;
• принцип ориентации организации на инновационный путь развития – при проектировании структуры системы управления, определения методов должны устанавливаться перспективы развития организации, становление на инновационный путь развития;
• принцип мобильности процесса управления – одновременно с устойчивостью процесс управления должен быть мобильным, т.е. легко приспосабливаться к изменениям требований потребителей, к результатам научно-технического прогресса;
• принцип сохранения и развития конкурентных преимуществ объекта – при проектировании системы управления должны устанавливаться перспективы развития рынка по данному виду услуг, их конкурентоспособность;
• принцип обеспечения организованности управленческих процессов – формирование многоуровневой структуры системы управления с учетом делегирования полномочий на соответствующий уровень управления;
• принцип рационального сочетания форм и методов управления – оптимальная, рациональная, многовариантная проработка управленческих решений и выбор наиболее целесообразного для данной организации варианта;
• принцип научности и преемственности – использование при создании системы управления отечественного и зарубежного опыта.
В процессе принятия решений по управлению фирмой можно выделить четыре основных принципа, полное или частичное игнорирование которых может привести к ошибочным решениям и неудовлетворительным результатам.
Первый принцип – это принцип организационного соответствия. Форма организации должна быть приспособлена к бесперебойному осуществлению связей, что облегчает как процесс принятия решений, так и контроль за их выполнением. Нельзя не учитывать и того факта, что полномочия и ответственность все больше переходят "из рук в руки". Только возлагая на руководителей ответственность за результаты их решений, можно подготовить лучшие руководящие кадры.
Второй принцип: политика, стратегия и цели должны быть настолько четко сформулированы, чтобы они позволяли принимать решения общего характера, касающиеся новых видов деятельности, выходящей за пределы сегодняшних потребностей.
Третий принцип требует иметь достаточное количество надежных данных об изменяющейся обстановке, необходимых для поддержания эффективных связей между руководителями высшего уровня и более низкими уровнями функционирующих подразделений организации. Чрезвычайно важно производить отбор имеющихся данных таким образом, чтобы руководители высшего уровня имели в своем распоряжении только те факты, которые им действительно нужны, и не были перегружены не относящимся к делу фактическим материалом.
Четвертый принцип предусматривает гибкость, без которой могут остаться неиспользованными бесчисленные возможности. Заметим, что в идеальных условиях (наличие точных критериев, ясных целей и полной информации) потребность в менеджерах, принимающих решения, была бы невелика, компьютер мог бы принимать решения в автоматическом режиме.
По своей природе перечисленные принципы являются универсальными, и их необходимо придерживаться в управленческой и предпринимательской деятельности
На рис. 2.30 представлены частные принципы принятия управленческих решений.
Рис. 2.30. Частные принципы принятия управленческих решений
Соблюдение этих принципов дает возможность принимать качественные решения на всех уровнях организации.
Управление не может существовать отдельно от его объекта, поэтому ОГЛАВЛЕНИЕ функций управления в каждом конкретном случае в значительной мере определяется особенностями управляемого объекта.
При управлении предприятием реализуются как общие функции, характерные для всех систем, так и функции, присущие только данной системе (рис. 2.31).
Рис. 2.31. Функции управления
Основа управленческой деятельности – это выполнение менеджером этих четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль.
Наличие общих функций предопределяет принципиальное единство структуры процесса управления на предприятиях независимо от их отраслевой принадлежности. Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет.
Цикл – совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени. В процессе производства продукции цикл менеджмента обычно осуществляется непрерывно и имеет тенденцию к возобновлению.
На рис. 2.32 показана матрица взаимосвязи основных функций менеджмента и блоков операций, процедур принятия решения.
Рис. 2.32. Матрица взаимосвязи основных функций менеджмента и блоков операций, процедур принятия решения
Важнейшей функцией управления считается планирование. Планирование позволяет поддерживать пропорциональность производства, слаженную работу всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства – динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.
Основными принципами планирования являются: комплексность, точность, непрерывность (органическое единство перспективных и текущих планов), гибкость, экономичность. Целостность перспективного и текущего планирования – одно из главных условий, обеспечивающих непрерывность производственного процесса, бесперебойную работу предприятия, стабильность его хозяйственных связей. План предприятия выступает как научно обоснованная программа его дальнейшего развития. В плане не только ставятся определенные конечные цели, но и предусматриваются условия их достижения.
С помощью функции планирования определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий). Планирование – это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:
• распределения ресурсов;
• координации деятельности между отдельными подразделениями;
• координации с внешней средой (рынком);
• создания эффективной внутренней структуры;
• контроля за деятельностью;
• развития организации в будущем[1].
Функция организации и регулирования управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). На этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.
Мотивация и координирование – это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального роста. При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.
Функция контроля и учета управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.
Своевременность решений обеспечивает именно планирование, оно позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также дает возможность контролировать ситуацию. В процессе планирования можно выделить этапы:
• целеполагании (определение системы целей);
• сочетания (координации) целей и средств их достижения;
• развития или единства существующей системы работы организации с ее будущим развитием[2].
Целеполагание – это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений[3]. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования. Само по себе наличие цели еще не означает, что она будет достигнута, необходимо наличие соответствующих материальных, финансовых и людских ресурсов. При этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения, этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению целей, сроки, средства и исполнители. Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. На рис. 2.33 планирование представлено как функция менеджмента.
Рис. 2.33. Планирование как функция менеджмента
Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться ("если мы не развиваемся, значит, мы умираем"). Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).
Стратегическое планирование – это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе[3]. Оперативное планирование – это система управления организацией на текущий период времени[5]. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:
1) разрабатывается миссия организации;
2) исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями);
3) производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации;
4) определяются стратегические альтернативы;
5) производится выбор конкретной стратегии или пути достижения цели – ответ на вопрос "Что делать?";
6) после установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:
• тактика (как добиться того или иного результата – ответ на вопрос "Как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;
• политика, или общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
• процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
• правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации[3].
Следует различать планирование и планы. План – это результат процесса планирования, т.е. детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. И планы, и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения[5];
1) по широте охвата:
• корпоративное планирование (для всей компании в целом),
• планирование по видам деятельности (планирование производства),
• планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха);
2) но функции планирования:
• производственное,
• финансовое,
• кадровое,
• маркетинговое;
3) по подфункции (например, для маркетинга):
• планирование ассортимента,
• планирование рекламы,
• планирование продаж;
4) по временному периоду:
• долгосрочное планирование – пять лет и более,
• среднесрочное планирование – от двух до пяти лет,
• краткосрочное планирование – до года;
5) по степени детализации планов:
• стратегическое планирование,
• оперативное, или тактическое планирование;
6) по обязательности выполнения:
• директивные планы для непосредственного обязательного исполнения,
• индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от индикаторов экономической, политической и прочей деятельности.
План как итог планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели.