Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их ОГЛАВЛЕНИЕм. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки – для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

– важность содержания;

– вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.);

– сложность и новизна поставленных вопросов;

– авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

– реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:

– примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

– перечня должностных лиц и их обязанностей;

– технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Рассмотрение корреспонденции руководителем

Обычно применяется следующий порядок рассмотрения:

– документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю;

– секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;

– в конце рабочего для информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название "переметка" (рис. 10.1).

Руководители не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение – на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

Рис. 10.1. Образец заполнения информационного листка

При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение – ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.