Предисловие

Документоведение и архивоведение – одно из наиболее востребованных направлений обучения в настоящее время.

Предлагаемый учебник посвящен одному из разделов данного направления – научной дисциплине "Документоведение", изучающей вопросы истории развития документоведения в России, основные функции и свойства документа, системы документации и принципы их классификации, правила составления и оформления основных видов управленческих документов.

Объектом документоведения являются как отдельные документы, так и вся совокупность документов в обществе, т.е. все виды, разновидности, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации, простые и сложные комплексы документов.

Структура предмета документоведения состоит из двух частей:

– теоретической, заключающейся в изучении документа как социального феномена, выявлении закономерностей его происхождения и функционирования, исследовании его функций, свойств, структуры, особенностей документной коммуникации и т.д.;

– прикладной, изучающей отдельные типы и виды документов и документной деятельности с целью оптимального использования документированной информации в коммуникационных процессах.

На основании данного деления можно говорить об общем и специальном документоведении. Общее документоведение исследует все создаваемые и функционирующие в обществе документы, независимо от их принадлежности к той или иной конкретной документной системе, комплексу, виду и т.д.

Специальное документоведение изучает отдельные системы документации, состав и функционирование которых обусловлены теми или иными функциями либо признаками документа (система бухгалтерской документации, система организационно-распорядительной документации и т.п.).

Изучив данный учебник, студенты должны:

– знать законодательные и нормативно-методические документы, определяющие порядок документирования; виды и разновидности документов, используемых в конкретных управленческих ситуациях; правила разработки и заполнения типовых и примерных форм документов; правила составления и оформления конкретных документов, используемых в деятельности органов управления;

– уметь ориентироваться в управленческих ситуациях и определять необходимость и возможность использования конкретных документов;

– владеть навыками и методами решения задач, связанных с документированием управленческой деятельности на предприятиях и в организациях различных форм хозяйствования, в современных экономических условиях.

Учебник состоит из двух разделов, тесно взаимосвязанных между собой. В первом разделе учебника рассматриваются вопросы документоведения, касающиеся основных понятий в области создания документов, их исторического развития, стандартизации, унификации и классификации систем документации. Раздел содержит обзор законодательства, регулирующего подготовку и оформление управленческой документации, а также перечень обязательных локальных нормативных актов учреждений, в частности инструкции по делопроизводству. При изучении законодательных и нормативных правовых актов следует иметь в виду, что в настоящее время ряд документов имеет новую редакцию, изменения и дополнения к тексту. Для ознакомления с последними редакциями подобных актов следует обратиться к справочно-правовым системам (например, "Гарант" или "КонсультантПлюс"). Во втором разделе рассматриваются вопросы оформления реквизитов управленческих документов и требования к их бланкам, раскрываются типовые этапы составления и оформления организационноправовых, распорядительных и справочно-информационных документов. Здесь же представлены конкретные примеры оформления реквизитов по ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с учетом требований Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.); приводится дополнительная справочная информация по каждому реквизиту и документу. В разделе помещены формуляры и структура текста таких документов, как должностная инструкция, приказ, договор, акт, протокол, докладная и служебная записка, заявление, анкета и др. Отдельный подраздел посвящен деловым письмам, как наиболее массовым документам, обеспечивающим процесс документирования управленческих решений между организациями.

Все главы учебника содержат справочные материалы, поясняющие суть того или иного понятия в области документоведения. В конце каждого подраздела помещены контрольные вопросы, практические задания и кейсы: они предназначены для самостоятельного контроля учащимися своих знаний по изученной теме. В приложении к учебнику представлены образцы изучаемых документов.