Правовое регулирование ведения кассовых операций
Центральный банк РФ устанавливает правила ведения кассовых операций и реализует данное полномочие путем принятия подзаконных актов, как правило, в форме Положений. С 2012 г. вступило в силу "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П.
На основании данного подзаконного акта кредитные организации разрабатывают локальные акты в виде Инструкций и Регламентов, где предусматривается порядок осуществления кассовых операций применительно к своей деятельности. Основное требование, предъявляемое к таким документам: они не должны противоречить правилам, установленным ЦБ РФ.
Кассовые операции включают в себя следующие группы отношений: 1) расчеты наличными денежными средствами; 2) отношения по хранению денежных средств в кассах организаций; 3) отношения по перевозке и инкассации денежной наличности; 4) отношения между кредитной организацией и клиентами по выдаче наличных денежных средств, а также выдача наличных денежных средств из кассы организации.
1. Расчеты наличными денежными средствами. Наличные расчеты осуществляются преимущественно физическими лицами, а также между гражданами и организациями при платежах за приобретенные товары, оказанные услуги, выполненные работы. Объем расчетов наличными денежными средствами юридических лиц незначителен, так как государство в целях контроля заинтересовано в их сокращении.
2. Вопросы хранения наличных денежных средств и установления лимита кассы также регламентируются вышеуказанным Положением ЦБ РФ.
Указанное Положение, в частности, определяет:
– порядок организации работы по ведению кассовых операций;
– порядок приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы);
– порядок ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;
– правила обеспечения порядка ведения кассовых операций;
– порядок определения лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе.
Начиная с 2012 г., банки, обслуживающие юридических лиц, лимит остатка кассы для организаций-клиентов не утверждают. При этом сохранен принцип об обязательном хранении на банковских счетах наличных средств сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.
Хозяйствующие субъекты самостоятельно устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. Для определения лимита остатка наличных денег учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданный субъект – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).
Долгое время вопрос о необходимости соблюдения индивидуальными предпринимателями кассовой дисциплины являлся спорным, правоприменители полагали, что обязанность соблюдения кассовой дисциплины возложена только на организации.
Однако с 01.01.2012 на основании вышеназванного Положения ЦБ РФ, соблюдать кассовую дисциплину индивидуальным предпринимателям придется наравне с юридическими лицами, поскольку действие обновленного Положения о ведении кассовых операций распространяется:
– на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;
– юридических лиц, использующих УСН; физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
В случае невыполнения кредитными организациями федеральных законов, нормативных актов и предписаний ЦБ РФ по вопросам организации наличного денежного обращения применяются меры, предусмотренные ст. 74 Закона о Банке России, включая отзыв лицензии на осуществление банковских операций.
3. Перевозка и инкассация денежной наличности. Кредитная организация осуществляет инкассацию и доставку как собственных денежных средств и ценностей, так и наличных денежных средств и ценностей, принадлежащих клиентам[1].
4. Выдача наличных денежных средств. Для получения наличных денежных средств со счета банк выдает организациям денежные чековые книжки.
Кассовые операции должны оформляться приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.
Кассовые документы оформляются:
– главным бухгалтером;
– бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
– руководителем, если главный бухгалтер и бухгалтер отсутствуют.
Приходный кассовый ордер подписывается только главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем либо кассиром.
Расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер. При их же отсутствии вторую подпись проставляет кассир.
Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.
Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.
Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем именно он и подписывает кассовые документы.
Кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру, проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, после:
– проверки наличия необходимых подписей в кассовом документе и соответствия их имеющемуся образцу;
– соответствия в кассовом документе суммы, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
– наличия подтверждающих документов, перечисленных в кассовых документах;
– полистного и поштучного пересчета вносимых наличных денег;
– сверки суммы, указанной в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, далее – ведомость), проверяет:
– наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
– соответствие в документе сумм, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
– соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере (ведомости), данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие:
– фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
– указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.
В ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности".
Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (ведомости).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (ведомости).
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его только после выдачи наличных денег. Перед этим кассир:
– подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче;
– передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер;
– пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
Предназначенная для выплат заработной платы и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно ведомости. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости.
Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир:
– в ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;
– подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
– сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости.
При этом им оформляется реестр депонированных сумм в произвольной форме.
Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику иод отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.