Правила создания кадровых документов

Внутренние локальные нормативные акты организации являются основой для юридического закрепления рабочих вопросов в организации. В этих документах прописываются законодательные положения с учетом специфики организации. При этом внутренние локальные нормативные акты не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством.

Оформление внутренних локальных нормативных актов требует соблюдения определенной процедуры для придания им юридической силы. Все документы утверждает руководитель организации. Некоторые документы должны быть согласованы с профсоюзной организацией или с учетом мнения представительного органа сотрудников (ст. 144, 190 ТК РФ).

Каждый поступающий на работу в организацию сотрудник знакомится со всеми внутренними локальными нормативными актами, касающимися его деятельности, под подпись и предупреждается об ответственности за их несоблюдение.

I. Правила внутреннего трудового распорядка – один из локальных нормативных актов, который регулирует взаимоотношения между работниками и работодателем.

Статьи 189, 190 ТК РФ предусматривают обязательность наличия правил и четко регламентируют порядок их утверждения.

Организация имеет право самостоятельно определить ОГЛАВЛЕНИЕ правил внутреннего трудового распорядка, но при этом в ст. 189 ТК РФ установлены обязательные вопросы, которые должны входить в правила.

В ОГЛАВЛЕНИЕ правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется включить следующие разделы и положения.

1. Общие положения.

Право на труд. Определение дисциплины труда, дисциплинарных отношений.

Цель правил.

Применение правил.

2. Порядок приема и увольнения работников.

Документы, которые администрация имеет право требовать при приеме на работу.

Обязанность администрации при приеме на работу.

Трудовые книжки. Порядок их ведения.

Особенности увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

Работать честно и соблюдать дисциплину.

Повышать производительность труда.

Улучшать качество работы.

Соблюдать требования по охране труда.

Устранять причины, мешающие работе.

Содержать рабочее место в чистоте.

Беречь имущество.

Вести себя достойно.

Выполнять указания руководителя.

4. Основные права работников.

На условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены.

На возмещение ущерба, причиненного повреждением здоровья в связи с работой.

На равное вознаграждение за равный труд, без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законодательством минимального размера оплаты труда.

На отдых, обеспечиваемый установлением предельной продолжительности рабочего времени, сокращенным рабочим днем для ряда профессий и работ, предоставлением еженедельных выходных дней, праздничных дней, а также оплачиваемых ежегодных отпусков.

На объединение в профессиональные союзы.

На социальное обеспечение по возрасту, при утрате трудоспособности и в иных установленных законом случаях.

На судебную защиту своих трудовых прав.

На защиту своей чести и достоинства и деловой репутации.

На компенсацию морального вреда.

5. Основные обязанности администрации.

Правильно организовывать труд.

Создавать условия для роста производительности труда.

Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач.

Совершенствование организации оплаты труда.

Обеспечивать дисциплину труда.

Соблюдать законодательство о труде.

Осуществлять профилактику травматизма.

Контролировать знание работниками инструкции по охране труда.

Внедрять изобретения, новую технику, технологии.

Обеспечивать повышение квалификации.

Создавать условия трудовому коллективу для его работы.

Внимательно относиться к нуждам и запросам работников.

Вовремя выплачивать заработную плату.

Обеспечивать производство необходимыми материальными ресурсами.

6. Основные права администрации.

Проводить дисциплинарные расследования.

Применять меры воздействия при нарушении трудовой дисциплины.

Применять меры поощрения при проявлении работником активности с положительным результатам.

7. Рабочее время и его использование.

Начало и окончание рабочего дня.

Учет рабочего времени.

Нормирование рабочего времени.

Сверхурочные работы.

Запрещенная деятельность в рабочее время.

8. Поощрения за успехи в работе.

Виды поощрения.

Процедура применения мер поощрения.

Поощрение за особые заслуги.

Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом.

9. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Определение нарушения трудовой дисциплины.

Виды воздействия, применяемые в коллективе к нарушителю.

Виды дисциплинарных взысканий.

Процедура применения дисциплинарных взысканий.

Если в организации будут разработаны внутренние локальные акты, носящие рекомендательный характер (положение о персонале, положение о структурном подразделении), в которые возможно вынести некоторые положения правил внутреннего трудового распорядка, то для исключения дублирования информации их рекомендуется убрать из правил внутреннего трудового распорядка.

II. Положение о защите персональных данных. Сегодня практически во всех организациях вне зависимости от формы собственности широко используются автоматизированные информационные системы и технологии. Содержащаяся в них информация (или сведения) о любом работнике, состоящем в трудовых отношениях с работодателем, становится объектом интересов не только самого работодателя, но и других граждан (организаций). Порой такая информация в силу ряда причин становится открытой и вполне может привести к ущемлению (нарушению) прав и законных интересов работников, причинить им не только моральный вред, но и материальный ущерб. Случается, что такая информация поступает на какой-либо сайт в Интернет, откуда ее можно просто скачать за определенную плату или бесплатно.

Эта информация относится к категории информации о персональных данных и поэтому требует особого режима защиты, особой регламентации доступа к ней и ее использования.

В гл. 14 ТК РФ впервые закреплены правовые нормы, регулирующие вопросы по сбору, хранению, обработке, передаче и использованию персональных данных работника, которые необходимы для осуществления отношений между работником и работодателем. Главной юридической гарантией, содержащейся в гл. 14 ТК РФ, является установление правил защиты нрав работника и его персональной информации от неправомерного использования.

В Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" дано общее понятие персональных данных: персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, месяц, год, дата и место рождения; адрес регистрации по месту жительства или места пребывания; социальное и имущественное положение; образование, профессия, доходы и другая информация (ст. 3). Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, за исключением случаев, предусмотренных законом (ст. 8).

Конфиденциальность персональных данных предполагает обязательное для соблюдения лицом, получившим доступ к персональным данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

Понятие персональных данных работника (как одного из субъектов персональных данных) в ст. 85 ТК РФ трактуется предельно конкретно: это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Однако трудовым законодательством не предусматривается конкретный перечень такой информации.

К числу таких сведений, содержащих информацию, необходимую как работнику, так и работодателю, следует отнести:

– сведения (документы), предъявляемые при заключении трудового договора, предусмотренные ст. 65 ТК РФ;

– документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный периодический или внеочередной медицинские осмотры (ст. 69, 213 ТК РФ);

– документы, подтверждающие право работника на получение предусмотренных трудовым законодательством дополнительных гарантий и компенсаций, например об инвалидности, о донорстве, об ученой степени и ученом звании и др.;

– в ряде случаев – документы о беременности женщин (или усыновлении ребенка), о возрасте ребенка и т.п. для предоставления дополнительных гарантий и улучшении условий труда;

– документы (сведения) о составе семьи в целях предоставления работнику гарантии с учетом его семейного положения;

– сведения о членстве работника в профессиональном союзе, сто профессиональной деятельности (ст. 374 и 376 ТК РФ).

Исходя из содержания ст. 86 ТК РФ, работодатель должен разработать локальный нормативный акт, который регулировал бы отношения, связанные с получением, обработкой, хранением и использованием персональных данных работника.

ОГЛАВЛЕНИЕм такого документа должны стать:

– сведения (данные), относящиеся к персональным данным работника, перечень сведений, носящих конфиденциальный характер;

– режим доступа к персональным данным и перечень лиц, наделенных правом доступа к такой информации, а также их права и обязанности;

– права работников на ознакомление со своими персональными данными, в том числе с участием представителя работника, на получение ими копий материалов, содержащих персональные данные (ст. 62 ТК РФ), а также получение полной информации о своих персональных данных и их обработке.

Кроме того, в данном локальном нормативном акте должна быть определена процедура (или порядок) сбора информации, ее систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, распространения (в том числе передача третьим лицам), блокирования, уничтожения данных, а также прописан порядок ознакомления работника (его представителя) со своими персональными данными, получения копий с материалов, содержащих его персональные данные, и должна содержаться информация об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных (ст. 90 ТК РФ).

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников, из чего следует, что данный локальный акт должен быть принят работодателем совместно с представителями выборного органа работников либо с учетом его мнения, либо по согласованию с ним (ст. 86 ТК РФ).

В качестве примера предлагается Вперед структура "Положения по защите персональных данных работников".

1. Общие положения.

2. Понятие и состав персональных данных работников.

3. Сбор и обработка персональных данных.

4. Доступ к персональным данным.

5. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников.

III. Положения о структурных подразделениях разрабатываются для решения следующих задач:

– структурировать работу структурных подразделений в организации, устранить дублирующие функции;

– определить главные цели и задачи структурного подразделения;

– распределить должностные позиции по структурным подразделениям, исходя из целей и задач, стоящих перед ним;

– прописать схему взаимодействия должностных лиц в структурном подразделении;

– определить систему работы с документами работников данного структурного подразделения с работниками других отделов;

– установить критерии работы структурного подразделения.

Положения о подразделении составляется и оформляется по представленному примеру;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________________Петров В. В.

"___"__________________ 20___г.

1. Общие положения

1.1. Место и статус подразделения в организационной структуре компании, кем возглавляется (должность). Перечислить нормативные документы, которыми в своей деятельности руководствуется данный отдел

1.2. Структура подразделения. Перечислить составные структурные единицы отдела.

1.3. Режим работы подразделения. Кроме штатного режима обязательно указать имеющиеся отклонения от общего распорядка работы организации

2. Цели

2.1. Перечислить основные цели деятельности отдела. Чаще всего формулировка целей начинается со слова "Обеспечение...".

3. Функции

3.1. Перечислить операции (процедуры, технологии, бизнес- процессы), которые проводятся в подразделении. Не путать с конкретными должностными обязанностями работников. Функции отдела носят боле обобщенный характер.

4. Права

4.1. Перечислить полномочия подразделения по отношению к другим структурным единицам, возможные привилегии.

5. Ответственность

5.1. Перечислить основные технологические процессы, за которые несет ответственность подразделение.

6. Взаимодействие

6.1. Перечислить структурные подразделения, с которыми взаимодействует отдел в процессе работы.

6.2. Описать систему взаимодействия данного структурного подразделения с другими отделами по схеме:

6.2.1. Получает (от кого и что).

6.2.2. Согласовывает (с кем и что).

6.2.3. Передает (кому и что).

В данном разделе речь идет о документах и материалах, которые поступают и передаются для дальнейшей работы или на согласование (в соответствии с технологической цепочкой) в другие подразделения организации.

Разработано:__________________________________

Согласовано:__________________________________

Директор по персоналу:_________________________

IV. Должностная инструкция работника – это специальный документ, разработанный для конкретной должности, в котором прописываются все права и обязанности, необходимые для эффективного функционирования в рамках должности. Документ этот крайне нужен, поскольку уже давно известно: если круг обязанностей для работника не обозначен, значит, их не существует. Многие компании по-прежнему считают нормальной работу без инструкций, воспринимая их как формализм. Но опыт показывает: там, где нет должностных инструкций, у работников нет и ответственности.

Определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта.

Должностная инструкция необходима при аттестации персонала, при увольнении сотрудника в период испытательного срока, при проведении сокращения численности или штата работников.

Должностная инструкция имеет ряд преимуществ: позволяет установить дополнительные требования к кандидатам на должность, исходя из прописанного пункта: "Требования к должности";

– позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор с работником как с не прошедшим испытательный срок;

– позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности (предварительно проводя аттестацию работника);

– служит основой для оценки персонала;

– при их наличии трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;

– помогает равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей;

– позволяет работодателю применять меры дисциплинарного взыскания к работнику при невыполнении, некачественном выполнении или несоблюдении сроков выполнения своих должностных обязанностей;

– позволяет работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Рассмотрим пример должностной инструкции ведущего специалиста отдела подбора персонала (российская финансовая компания).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ведущего специалиста отдела подбора персонала

______________№_______________

1. Общие положения

Ведущий специалиста отдела подбора персонала непосредственно подчиняется начальнику отдела подбора персонала Управления персоналом. Основная задача деятельности – обеспечение кадрами.

Квалификационные требования, предъявляемые к ведущему специалиста отдела подбора персонала:

– образование – высшее психологическое, юридическое, экономическое;

– опыт работы – не менее 2 лет в аналогичной позиции.

Ведущий специалист отдела подбора персонала должен уметь: оценивать резюме кандидатов, исходя из требований на вакансии: сортировать резюме по классификаторам; оптимизировать поиск; применять различные методы поиска персонала.

Личностные компетенции: нацеленность на результат, способность анализировать информацию, умение работать в команде, клиентоориентированность, четкое выполнение поставленных задач, стрессоустойчивость.

В своей деятельности руководствуется: действующим законодательством, документами органов управления компании, действующими нормативными и технологическими документами компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об Управлении персоналом, Положением об отделе подбора персонала, настоящей должностной инструкцией. Выполняет распоряжения руководителя Управления персоналом.

Ведущий специалист отдела подбора персонала не является материально ответственным лицом. Трудовой договор заключается в соответствии с действующим законодательством РФ.

2. Функции (основные задачи)

Осуществляет поиск персонала по заявкам на подбор специалистов.

3. Должностные обязанности

Поиск персонала по заявкам на подбор специалистов:

Изучает требования к специалисту.

Готовит макеты объявлений по вакансиям.

Визирует макеты у начальника отдела подбора персонала.

Размещает объявления на сайтах, исходя из специфики вакансий.

Осуществляет анализ анкет кандидатов.

Назначает встречи с отобранным кандидатом.

Проводит интервью с кандидатами.

Организует интервью с руководителями подразделений.

Подготовка распоряжений на оплату услуг агентств по подбору персонала.

Аналитика рынка вакансий:

Анализирует рынок вакансий.

Заносит результаты в файл "Маркетинг вакансий".

Запрашивать у подразделений компании информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей: участвовать в проводимых в компании мероприятиях в рамках своей компетенции, вести деловую переписку и представлять интересы компании по вопросам, входящим в компетенцию управления, в рамках своей компетенции вносить предложения по улучшению деятельности управления; оптимизировать работу отдела подбора персонала.

4. Ответственность

Ведущий специалист отдела подбора персонала обязан добросовестно исполнять обязанности и использовать права, предусмотренные настоящей инструкцией, содержать находящееся в пользовании имущество в сохранности. Обязан соблюдать конфиденциальность информации, составляющей коммерческую тайну. Обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей согласно настоящей инструкции ведущий специалист отдела подбора персонала несет ответственность в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними актами компании.

5. Взаимоотношения, связи по должности

Внешние коммуникации: с кадровыми агентствами по вопросам подбора персонала, с представителями СМИ по вопросам размещения объявлений о вакансиях.

Внутренние коммуникации: с линейными менеджерами и с менеджерами по персоналу по вопросам подбора персонала.

Виды документов, информация	Структура	Срок	Периодичность
Заявка на подбор специалиста в агентство	Начальник отдела подбора персонала		По мере необходимости
Заявка на подбор специалиста

Имеет доступ к электронным базам компании.

6. Показатели оценки работы

Ведущий специалист отдела подбора персонала проходит оценку на основе следующих показателей: быстрота и эффективность подбора персонала; минимизация затрат на подбор персонала; количество жалоб от подразделений.

Должностная инструкция не должна превращаться в бюрократический атрибут, выполняя лишь формальные требования. Она должна быть живым интерактивным инструментом, в первую очередь для работников, которые могли бы перерабатывать ее при необходимости. Ведь должностная инструкция – это свод правил, который дает персоналу определенность и направление в своей работе, четко определяя границы полномочий и сферу ответственности.

V. Положение о персонале (или книга сотрудника) – это рекомендуемый документ, но его необходимость диктует практическая действительность. Особенно это необходимо работникам, вступающим впервые в должность в этой компании, т.е. на период адаптации. Рассмотрим пример структуры положения о персонале.

Раздел 1 "История компании, ее миссия и ценности". Историю компании можно изложить в виде дерева. Часть информации дать в виде рассказа или обращения руководителя компании. Задача этого раздела – дать представление о том, как создавалась компания, донести до сотрудников, какие ценности она пропагандирует, в чем ее миссия.

Раздел 2 "Стратегические цели компании, ее планы на будущее" изложить нужно просто, языком, понятным для новичка любого уровня. Не следует повторять цели, которые изложены во внутренних актах компании.

Раздел 3 "Продукция компании, услуги, которые она предлагает". Этот раздел следует снабдить фото, на которых изображены образцы продукции и этапы производства (либо запечатлены сцены оказания услуг клиентам), дать им краткое и понятное описание.

Раздел 4 "Организационная структура компании, ее руководство" содержит описание основных направлений деятельности компании с указанием, кто их возглавляет. Если структура компании большая, то не следует давать ее детализацию, так как увеличится объем книги, что особого смысла для новичка не имеет.

Раздел 5 "Основные правила и регламенты, особенности взаимодействия в компании". В этот раздел следует включить то, о чем обычно спрашивают новички у руководителя и коллег в первые дни работы: как оформить пропуск, как завести почту, к кому подойти, чтобы завели логин, когда выплачивается заработная плата и т.д.

Раздел 6 "Возможности карьерного развития в компании" можно представить в виде схемы, отражающей систему обучения и одновременно карьерного развития работника или в виде историй успеха некоторых сотрудников компании.

Раздел 7 "Участие компании в общественной деятельности, благотворительности". В краткой и доступной форме нужно описать основные мероприятия, в которых участвовала компания, поместить фото, по которым можно судить об общественной деятельности. Например, в комнании "Enter Связной" такую книгу называют "A-книга". Это путеводитель по компании на 96 страницах. Информация о компании занимает всего 12 страниц: история развития компании, информация о рабочем графике и требования к внешнему виду, логин и пароль для почты и портала, сведения как получить зарплату, информация о всех проектах. Дальше новичок сам пишет свою книгу. Она сделана в виде полезного рабочего блокнота, страницы которой крепятся на пружине.