Понятия "информационные технологии" и "информационные системы"

Термин "информационная технология" является, в известном смысле, сложным, комплексным понятием. Поэтому прежде чем дать определение этому понятию, необходимо уяснить значение некоторых других, связанных с ним терминов.

Прежде всего, необходимо остановиться на объекте применения информационных технологий, а именно на информационных ресурсах. Дадим следующее определение информационному ресурсу.

Информационный ресурс – это отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах, т.е. это ресурс, который, наряду с другими (материальными, финансовыми, энергетическими), используется организациями для достижения их целей.

Следующим значимым термином является информационная система. Информационная система – это место, где применяется информационная технология, которая в свою очередь преобразует информационный ресурс. Приведем определение информационной системы.

Информационная система (ИС) – это совокупность материально-технических и социальных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распределение и отражение информации.

С выше приведенным понятием тесно связан термин автоматизированной информационной системы (АИС).

Автоматизированная информационная система – это информационная система, оснащенная комплексом средств автоматизации.

Необходимо различать АИС и автоматизированную систему управления (АСУ), которая является близким к АИС понятием, но имеет более конкретное назначение и более определенные задачи. Подробнее остановимся на АСУ ниже.

Автоматизированная система управления – это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, а также реализующая информационную технологию выполнения тех или иных задач.

Таким образом, можно сказать, что информационная технология применяется в информационной системе для преобразования информационного ресурса. Теперь, когда взаимосвязь терминов была установлена, приведем определение информационной технологии.

Информационная технология – это совокупность методов производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распределение и отражение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Целями ИТ являются качественное формирование и использование информационного продукта в соответствии с потребностями пользователя.

Информационные технологии характеризуются следующими свойствами:

• предметом обработки являются данные;

• целью процесса обработки информации является получение информации;

• средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные средства (если речь идет о компьютерных информационных технологиях).

К критериям оптимизации информационного процесса относятся своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические и организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Сложность заключается в оценке трудовых и социально-экономических факторов.

Технология информационной деятельности предполагает создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм документов как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных информационных систем, является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация даст им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности ИС обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, ее поражению.

Вместе с тем в настоящее время по любому вопросу технологически можно собрать такое количество информации, которое никто не в состоянии за реально отведенное ситуацией время осмыслить (иногда даже просто просмотреть) и уж тем более эффективно использовать. Отсюда следует необходимость системного подхода к рассмотрению столь масштабных явлений, как информационные процессы.

В частности, при анализе организации информационной системы естественно рассматривать ее как иерархическую, при этом на нижней ступени окажется уровень рабочего места, выше – уровень подразделения, предприятия и т.д. Если же рассматривать содержащуюся в ИС информацию, то уровни будут другими: детальная информация – нижний уровень, аналитическая – более высокий, стратегическая – еще более высокий и т.д. В связи с этим было бы не совсем правильно видеть в информационных системах только совокупность компьютерных средств, пусть даже очень мощных и сложных, и переносить на эти средства соответствующие подходы и оценки.

Пониманию предмета и содержания данной дисциплины может способствовать представление о том, что информационная система, по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость. Сопоставление технологического процесса в некоторой условной информационной системе по этапам с некой производственной системой представлено в табл. 1.3.

Как было уже сказано выше, основой информационной системы является технология. Если рассматривать информационную технологию по этапам, можно заметить следующее. От объема и характера входной информации в информационной системе зависят требования к устройствам ввода, их производительности, а также время ввода.

Таблица 1.3

Сопоставление технологического процесса в информационной и производственной системах

Информационная система	Производственная система
Входная информация	Сырье
Занесение в память	Хранение на складе
Обработка данных программами	Обработка на станках, в печах и т.п.
Выдача информации в требуемых формах	Сдача готовой продукции на склад
Передача информации пользователю	Сбыт продукции

Занесение в память информации аналогично хранению сырья на складе. Объем памяти ИС, по существу, хорошо согласуется с вместимостью складских помещений. И так же как сырье, информация не должна "лежать на складе", она должна полностью и постоянно использоваться; избыточная память (аналогия – излишние складские площади) снижает эффективность системы, поскольку информация обрабатывается дольше, устройства большой емкости стоят дороже, их стоимость переносится на продукцию, т.е. на результат обработки информации.

Основным этапом информационных технологий является, конечно, обработка данных программами. Возможности потерь и резервы здесь обычно скрыты в большем объеме, чем на других этапах.

Выдерживая приведенную выше аналогию с производственной системой, можно заметить, что информация – это заготовки или полуфабрикаты, прикладные обрабатывающие программы – это инструменты, сервисные программные средства – приспособления, а компьютерное оборудование и базовые программные средства – это основное технологическое оборудование (станки, сварочные автоматы, прессы и т.д.). Мощное оборудование, базовые программные средства, прикладные программы, конечно, повышают производительность и качество работ, однако могут быть избыточными, что влечет за собой удорожание продукции – информационной услуги или результата расчета.

Выдача информации в требуемых формах (продукции) может осуществляться по-разному: на экран индивидуального пользовательского дисплея, в сетевые структуры для коллективного использования, в виде "твердой копии" документа, на экран (табло) и т.д. Формирование выходной информации требует затрат и оборудования и в этом аналогично предыдущему этапу.

Передача информации пользователю – рациональное потребление продукции информационной системы – весьма сложный вопрос: не всегда ясно, как и какая информация, выдаваемая ИС, действительно применяется пользователями, т.е. потребляется и дает эффект.

Приведенные особенности ИС выявляют необходимость обеспечения эффективности как на каждом из этапов, используемых ИТ, так и в системе в целом как специальной проблемы менеджмента. Причем эта проблема очевидно предметно-ориентирована: информация как основная производственная материя, имеющая явные особенности, ИТ как совокупность специфических этапов, информационная система как среда приложения менеджмента, – все это имеет существенную специфику, отличающую применение информационных технологий в менеджменте от применения в других сферах.

В практике же создания ИС принято начинать использовать модули решения задач и комплексов задач или подсистем по мере их готовности и отработки. Поэтому процессы внедрения и создания обычно идут одновременно, тесно переплетаясь. Когда проект системы в намеченных контурах завершается, основную роль начинают играть процессы внедрения, однако тут же неизбежно возникают и расширяются внутри системы процессы ее модернизации, совершенствования и т.п. Поэтому, не завершив создание всей системы, ее начинают дорабатывать, соответственно при этом затягивается процесс внедрения. По мере внедрения, т.е. ввода в эксплуатацию элементов ИС, создается и вводится комплекс средств ее поддержки, сопровождения, обслуживания, испытания, освоения и т.д.

Таким образом, информационная система практически никогда не завершена окончательно или сдана "под ключ"; она всегда пребывает в процессе изменения, "дышит", "живет". При этом должны непрерывно решаться ее основные задачи, причем с максимальной эффективностью на каждой стадии или в каждой фазе ее состояния. В связи с этим в ИС необходим постоянный контроль ее состояния и использование всех ее элементов: на всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей, поставленных перед системой, и планомерное и целенаправленное ее развитие в структуре основной деятельности предприятия или учреждения. Все это в совокупности представляет собой суть проблемы менеджмента применительно к информационным системам.

Принципиальным моментом определения информационной системы управления является обеспечение принятия решения с ее помощью. Информационные системы управления создаются на основе изучения технологии принятия решений с использованием методологии системного подхода. В качестве концептуальной базы может быть успешно использована модель принятия решений Г. Саймона.

По Г. Саймону процесс принятия решений имеет три стадии: информационную, проектную, а также стадию выбора. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя мониторинг ее реализации. Отдельные стадии процесса могут многократно повторяться, если менеджер не будет удовлетворен собранной информацией или результатами ее обработки.

На информационной стадии обрабатываются и анализируются первичные данные, которые необходимо отыскать в базах данных и после соответствующей обработки проанализировать. Поэтому менеджерам необходимо владеть знаниями по составлению незапланированных, ситуационных запросов, отыскивая нужную информацию. В программном обеспечении (ПО) имеются соответствующие мощные средства систем управления базами данных (СУБД), а также необходимые пакеты прикладных программ для моделирования, математической обработки и анализа результатов.

На проектной стадии определяется возможность структурирования ситуации, требующей принятия решений.

Для структурируемых (программируемых) решений возможна предварительная детализация, позволяющая алгоритмизировать процесс решения. При вероятностном характере процесса решение определяется через вероятности возможных исходов.

Неструктурированные (непрограммируемые) решения возникают при невозможности предварительного описания бо́льшей части процедур принятия решения. Большинство реальных ситуаций зависит от случайных событий и неизвестных факторов. Некоторые процедуры могут быть предопределены, но этого недостаточно для автоматизированного получения конкретной рекомендации. В этом случае информационные технологии управления должны обеспечивать диалоговый режим работы, т.е. интерактивные системы поддержки принятия решений и экспертные системы, которые менеджер может использовать в зависимости от ситуации.

На стадии выбора ИС облегчают принятие решения о правильном направлении деятельности и обеспечивают обратную связь для контроля за выполнением решения. При этом предполагается, что на первых этапах собрана необходимая информация, разработан на ее основе ряд альтернативных вариантов. Обратная связь используется для корректировки получаемых результатов, поскольку оптимальное решение практически не может быть выбрано на первом шаге из-за реальных ограничений по времени и ресурсам. Для принятия решения в групповом режиме используется компьютерная поддержка, т.е. специальные информационные технологии типа ИС поддержки групповых решений, электронные совещания и т.д. Таким средствами являются системы поддержки принятия решений.

Системы поддержки принятия решений (СППР) – особые интерактивные информационные системы управления (менеджмента), использующие оборудование, программное обеспечение, данные, базу моделей и труд менеджеров с целью поддержки всех стадий принятия полуструктурируемых и неструктурируемых решений непосредственно пользователями – менеджерами – в процессе аналитического моделирования на основе предоставленного набора технологий.

При этом под моделями понимают упрощенные абстракции реальных основных элементов системы и их отношений, существенных для принятия решения.

Информационные требования пользователей непосредственно зависят от конкретного уровня управления – стратегического, тактического, оперативного в соответствии с функциями высшего, среднего и оперативного персонала. Структурированные решения обычно принимаются на оперативном уровне, полуструктурированные – на тактическом, неструктурированные – на стратегическом. Чем выше уровень управления, тем больше неструктурированных решений, поэтому средства и методы формирования информации не одинаковы для всех уровней.

На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии, на оперативном уровне – регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением базисных и текущих показателей, которые помогают отслеживать текущие операции. Таким образом, информационные системы должны отвечать требованиям соответствующих уровней и предоставлять им любую нужную информацию.

Информационные требования также различаются по функциям управления. Менеджмент (управление) традиционно описывается как процесс руководства, включающий управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. ИС обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

Для планирования ИС предоставляют данные и модели планирования, информацию о внутреннем состоянии и внешнем окружении. Для поддержки функции планирования необходимо наличие телекоммуникаций, специальных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ или универсальных модулей офисных систем с электронными таблицами и СУБД. Программные средства должны обеспечивать методы анализа "что, если", корреляционный и регрессионный анализ, обработку статистических данных, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, а также средства оптимизации.

Для мотивации наиболее эффективными являются информационные системы (модули ИС) на основе СУБД, которые должны иметь соответствующую информационно-логическую структуру и осуществлять мониторинг карьеры и профессионального роста отдельных сотрудников, позволяя обрабатывать результаты тестирования при периодической аттестации кадрового состава организации.

Для руководства организацией, кроме электронной почты, имеются различные пакеты для поддержки документооборота и самоменеджмента, а также мультимедийные средства коллективного общения.

При осуществлении контроля без ИС практически невозможно разработать адекватную реакцию на отклонение от прогнозируемых результатов и вносить коррективы в деятельность организации, поэтому при внедрении ИС организации обеспечение функций контроля производится в первую очередь.

Для использования информационных технологий специалисты должны иметь определенный уровень знаний, который должен постоянно актуализироваться. Конечным пользователям нет смысла постоянно отслеживать в деталях обновление и реорганизацию информационно-технологических особенностей ИС. В настоящее время это трудно даже для специалистов по обработке данных. Однако следует выделить два главных аспекта: теоретически менеджер должен понимать столько, чтобы не ощущать недостатка квалификации при оценке возможностей ИС, обсуждения планов их развития и обоснования своего мнения по этому поводу. Кроме того, менеджер должен хорошо владеть основными методами анализа и прогноза для разработки альтернативных решений, хотя бы в электронных таблицах. Роль электронных таблиц в повседневной работе специалистов очень велика. Методы анализа чувствительности, "что, если", корреляционного и регрессионного анализа, моделирования и анализа трендов, поиска оптимального решения реализуются в электронных таблицах практически без применения дополнительного программирования, т.е. на пользовательском уровне.

Поскольку реальный круг конечных пользователей весьма разнообразен по деловым обязанностям и сферам деятельности и в каждом конкретном случае могут существовать особые требования, выделяется универсальное ядро среди всех методов, которое практически всегда может помочь менеджерам решить их проблемы.

Имея дело с одним объектом, работающие в компьютере программы используют и формируют систему данных об этом объекте, называемую обычно информационной моделью.

На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов их развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации ИС, можно сформулировать цели ИС, изменение которых необходимо учесть, так же как задач и ресурсов, на несколько лет вперед.

Можно предложить следующие возможные варианты основной цели эксплуатации информационных систем.

1. Сбор, анализ и доведение до пользователей в удобной для них форме наиболее качественной и подробной информации в интересующей их области (для случая маркетинговой ИС – о рынках и товарах, с которыми работает организация) при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию ИС.

2. Сбор, анализ и доведение до пользователей информации в заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.

Цели предприятия и ИС требуется тщательно согласовать, а также уточнить их возможные изменения на перспективу.

Цель разработки ИС заключается в следующем: разработать ИС, позволяющую собирать, анализировать и доводить для пользователей наиболее качественную и подробную информацию по заданной предметной области (для случая маркетинговой ИС – о рынках и товарах, с которыми работает организация).

После определения целей ИС составляется перечень основных задач на период эксплуатации ИС:

• сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;

• контроль эффективности функционирования ИС;

• текущую доработку ИС.

Для конкретной ИС целесообразно перечислить (без детализации) задачи, которые должна решать эта система в течение следующих нескольких лет – какую информацию собирать, в каком виде и как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной ИС.

В качестве основных задач ИС по сбору, анализу и распространению информации рассматривают:

1) примерный перечень собираемой информации;

2) основные формы представления информации (базы данных, сайт в Интернете, печатные справочники, CD-ROM).

Для каждого вида информации следует указывать:

• ожидаемые объемы информации и требования к ее качеству;

• примерную периодичность обновления;

• основные виды анализа этой информации;

• основные формы, в которых эта информация будет доводиться до пользователей, а также периодичность их выпуска.

После установления целей ИС и примерных задач на следующие несколько лет очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности ее функционирования. Эти критерии для организаций, собирающих информацию для своих нужд или же для продажи, будут различны.

1. Собираемая в рамках ИС информация предназначена для самой организации. При этом объективными критериями оценки функционирования информационной системы являются количество и качество собранной информации, а также ее соответствие потребностям пользователей.

2. Собираемая в рамках ИС информация предназначена для продажи. При этом критерием будет доход от продаж собранной информации и связанных с этим услуг.

3. Сама ИС разрабатывается под конкретный заказ. При этом разработчик заинтересован в достаточно эффективном, с точки зрения заказчика, функционировании ИС и в своем доходе от этого.

Далее рассмотрен первый вариант, т.е. когда информация собирается в первую очередь для нужд самой организации.

На этане предварительной оценки ресурсов проводится примерная оценка и сравнение имеющихся и требуемых ресурсов. В качестве ресурсов имеются в виду финансы, кадры, технические и программные средства отдельно на разработку и эксплуатацию ИС.

Также следует оценить время, отведенное на разработку ИС, и ожидаемое время ее эксплуатации, а также периоды, на которые его целесообразно делить. Каждый такой этап подробно планируется, а после его завершения осуществляется контроль эффективности выполнения. На взгляд автора, длительность таких периодов целесообразно взять равной шести месяцам.

Не рекомендуется браться за разработку информационных систем, которые с точки зрения руководства организации должны были работать еще "вчера" и при явно недостаточных ресурсах на разработку и эксплуатацию. Это говорит о полном отсутствии планирования, особенно стратегического, а также о наплевательском отношении к разработке ИС. Если времени, выделенного на разработку информационной системы, слишком мало, вряд ли удастся правильно ее спланировать и разработать, что неизбежно приведет к проблемам во время эксплуатации.

Необходимо выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В качестве таких ресурсов в первую очередь стоит отметить:

• время, имеющееся на разработку ИС (обычно составляет несколько месяцев);

• персонал, который может быть задействован на разработку и эксплуатацию ИС;

• имеющиеся и (или) предполагаемые для разработки ИС технические и программные средства, а также линии связи;

• финансы, которые предполагается потратить на привлечение внешних организаций и экспертов к разработке ИС, на закупки информации и другие задачи, связанные с разработкой и эксплуатацией ИС;

• другие ресурсы (помещения для службы эксплуатации ИС и др.).

После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку и эксплуатацию ИС.

Требуется также определить, на какие технические и программные средства стоит ориентироваться при проектировании системы сбора и распространения информации.

Персональные компьютеры сейчас стали достаточно мощными, поэтому, как правило, для хранения баз данных будет достаточно одного или нескольких современных компьютеров. Для ввода информации и работы с ней их может потребоваться гораздо больше.

В качестве средства распространения информации можно использовать web-сайт в сети Интернет или во внутренней сети организации (интранет). Это особенно удобно для распространения информации по другим организациям и (или) по находящимся в других регионах подразделениям данной организации. Затраты на распространение больших объемов информации по многим пользователям в этом случае могут быть существенно меньше, чем при других способах распространения, а оперативность распространения данных – наиболее высокая.

После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов проводится их сравнение по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из них оценка требуемых ресурсов будет в два или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию ИС следует обсудить эти расхождения с руководством организации или другими заказчиками ИС.

На этапе определения допущений и рисков желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке BC допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС.

В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме.

Возможным риском является случай, когда руководство предполагает разработать ИС, работающую в сети Интернет, силами своих сотрудников, а среди них нет специалистов, имеющих опыт разработки систем в Интернет.

Целесообразно проанализировать возможные проблемы, а также наиболее типичные ошибки, часто допускаемые в настоящее время российскими фирмами:

• недостаточное планирование разработки и эксплуатации ИС. Часто отсутствуют даже согласованные между разработчиками и руководством организации цель и критерии оценки эффективности ИС;

• небрежное отношение к обновлению информации, что приводит к быстрому ухудшению ее качества и недоверию пользователей ко всей ИС в целом;

• слишком маленькие или слишком большие ресурсы на разработку ИС.

В качестве рисков можно отметить также высокую нестабильность ситуации в Российской Федерации.

На этапе согласования результатов анализа проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами – в первую очередь с группами потенциальных пользователей ИС.

Результаты анализа целесообразно оформить в письменном виде. В первую очередь важно составить резюме проекта по разработке и эксплуатации ИС. На взгляд автора, достаточно удобно для оформления резюме использовать форму, предложенную для предварительного анализа проектов в одной из лучших книг по управлению проектами. Далее приводится разработанное автором резюме проекта по разработке ИС.

Пожалуй, целесообразно сразу предложить несколько вариантов ИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатацию системы:

• базовый вариант ИС;

• более дешевый вариант с меньшим набором функций;

• более дорогой вариант ИС с расширенными возможностями.

После согласования результатов анализа и выбора варианта реализации информационной системы проводится детальное планирование проекта по разработке и эксплуатации такой ИС.